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10 mejores consejos de gestión del tiempo para profesionales

Todos tenemos las mismas 24 horas al día para trabajar, pero ¿cómo aprovechar al máximo ese tiempo para obtener resultados que ahorren tiempo real?

No se trata de trabajar más duro, ya que eso solo llegará hasta cierto punto, se trata de cómo planifica y estructura su tiempo y luego cómo maximiza el tiempo que ha planificado.

La clave de estos consejos de gestión del tiempo no es hacerlos una vez, sino repetirlos una y otra vez hasta que se conviertan en hábitos. Aquí es cuando los que te rodean pensarán que tienes más de 24 horas en un día.

1. Planifica tu semana cuando estés más organizado

Uno de los consejos más importantes para administrar el tiempo es planificar la semana.

Hacer esta tarea a la misma hora cada semana no solo crea un hábito de ahorro de tiempo, sino que también puede tener un impacto positivo en su mentalidad y bienestar.

Dejame explicar.

Al planificar su semana, se está haciendo una serie de pequeñas promesas positivas. Cada vez que cumple y cumple estas promesas, su confianza crece y se sentirá mejor consigo mismo a medida que haga más cosas.

Este enfoque le ahorra tiempo mientras hace la planificación cuando está en un estado mental concentrado mientras planifica lo que es importante para usted. Durante la semana, estarás menos tentado a hacer otra cosa durante uno de esos espacios planificados previamente, ya que puedes recordarte a ti mismo que planeé esto por una razón.

Así que planifique su semana y cumpla las promesas que se hizo a sí mismo para ver resultados reales de ahorro de tiempo.

2. Planifique el siguiente día de trabajo para una velada relajada

Si tiene problemas con el cierre después de la jornada laboral, este enfoque lo ayuda a relajar su mente y le permite disfrutar de su noche sin la preocupación del trabajo.

Todo lo que necesita es de 5 a 10 minutos cada día y un bloc de notas. Es rápido y tiene beneficios considerables en la forma en que administra su tiempo.

Al final de cada día, anota unas diez tareas que quieras completar al día siguiente.

A continuación, seleccione una de esas tareas que tiene que completar sin importar nada y márquela con un H para alto.

Luego añade M para medio a cinco o más tareas. Estas son las tareas que debe completar, pero si no puede terminarlas todas, será manejable.

Las tareas restantes se marcan con un ‘L’ para bajo. Es bueno tenerlos, además deberían ser tareas fáciles.

Con las tareas del día siguiente planificadas, puede salir del trabajo con todas esas tareas persistentes en su cabeza escritas y listas para abordarlas al día siguiente.

3. Controla tu día para que no te controle a ti

Planificar su día es el consejo de administración del tiempo más impactante que puede hacer. Te permite controlar tu día en lugar de dejar que el día te controle a ti.

Este enfoque es sencillo, además tiene la flexibilidad para cuando su día de trabajo no sale según lo planeado.

¡Toma un lápiz y una libreta!

En su bloc de notas, divida el día en segmentos de 30 minutos, 09:30, 10:00, etc. Agréguelos línea por línea con una o dos líneas entre cada uno.

Ahora mire su diario de trabajo y agregue cualquier cosa que esté fijada, como reuniones.

Luego, tome sus tareas finales de alta prioridad y agréguelas a sus segmentos de 30 minutos.

Si todavía tienes franjas horarias libres, no las dejes vacías.

Si estás luchando por motivarte una mañana, prueba esto:

Elija algunas tareas fáciles y rápidas y hágalas primero, no se preocupe si pospone tareas más difíciles. Hacer las tareas fáciles primero te dará el impulso y la mentalidad correcta para luego abordar las cosas difíciles.

4. Gestione sabiamente a los compañeros de trabajo que le distraen

No importa qué tan bien planee su semana, día o incluso la próxima hora si está continuamente distraído. Las distracciones dan como resultado la pérdida de concentración y son la puerta de entrada a la procrastinación.

Este consejo de administración del tiempo tiene que ver con la creación del entorno de trabajo adecuado, para que pueda maximizar el tiempo que tiene para ser lo más productivo posible.

El libro de Nir Eyal Indistraible explica que si quieres volverte genuinamente productivo, debes volverte indistraible. Una de las mayores distracciones en el lugar de trabajo son a menudo nuestros compañeros de trabajo.

Para los colegas que más te distraen, simplemente pregúntales al comienzo de cada día, ¿hay algo que necesiten de ti? Al hacer esto, les estás haciendo planificar sin que se den cuenta, pero es en tus términos. Esto reduce las posibilidades de una solicitud aleatoria más tarde en el día.

5. Trate los correos electrónicos en sus términos

A veces, administrar su bandeja de entrada puede parecer un trabajo de tiempo completo. ¡También puedes caer en la trampa de sentir que has hecho mucho porque enviaste muchos correos electrónicos o llegaste a la mística bandeja de entrada cero!

Si bien enviar algunos correos electrónicos puede ser satisfactorio, el problema es que los correos electrónicos también se usan como una forma de procrastinación, ya que son una tarea fácil cuando no te apetece trabajar en algo difícil.

Entonces, ¿qué haces para detener estas distracciones y reducir el estrés causado por el correo electrónico?

Usted planifica cuándo quiere leer y responder a sus correos electrónicos, por lo que tiene el control.

Un estudio de la Universidad de Columbia Británica reveló que solo debe revisar su correo electrónico tres veces al día y al hacerlo reduce el estrés.

Entonces, al comienzo de cada día, planifique cuándo revisará su correo electrónico. La frecuencia con la que revisa su correo electrónico depende de su trabajo, pero menos es más e idealmente no más de tres.

Este enfoque aún lo mantiene en control de su bandeja de entrada, pero lo está haciendo en el momento que más le convenga.

6. Elimina las distracciones electrónicas y hazte presente

¿Cuántas veces en el trabajo ves a alguien distraído por una notificación en su móvil o portátil?

Las notificaciones del móvil y del portátil nos distraen cada día, pero también se han convertido en una distracción aceptable.

En la mayoría de los trabajos, no es necesario que reaccione de inmediato a una notificación, incluso cuando sentimos que debemos hacerlo. Es un hábito que ha sido creado por la tecnología.

No tiene que ser de esta manera.

Revise todas las configuraciones de notificación en su dispositivo móvil y computadora portátil y solo deje activadas las críticas. En la mayoría de los casos, esto debería ser solo llamadas telefónicas.

Al desactivar estas notificaciones, luego revisa los correos electrónicos, Messenger, etc. en los horarios que le convienen, no cuando llegan.

También puede desactivar el recuento de números que aparece en las aplicaciones móviles y de escritorio. No necesita saber cuántos correos electrónicos tiene en su bandeja de entrada en un momento dado, especialmente si ha planeado cuándo revisará sus correos electrónicos.

Si deja activada esta función de insignia, se crea una distracción molesta que lo alejará de su trabajo y afectará su tiempo.

Pruébelo durante unos días y verá el impacto positivo que tendrá en la gestión de su tiempo. Los que te rodean también verán el cambio, ya que estarás mucho más presente en casa y en el trabajo.

7. Presione el temporizador y profundice con su enfoque

Detener una tarea generalmente ocurre cuando la terminaste, perdiste el interés o te distrajiste. Se tarda en promedio 23 minutos en volver a concentrarse cuando se ha distraído, por lo que debe hacer todo lo posible para permanecer en ese estado concentrado.

Desafortunadamente, la pérdida de interés y la distracción son los resultados más probables de los problemas de administración del tiempo, por lo que establecer un cronómetro puede marcar la diferencia.

Al programar un cronómetro, se promete a sí mismo que no se distraerá ni trabajará en nada más hasta que finalice el cronómetro. Esta pequeña promesa puede tener un impacto considerable en la gestión de su tiempo.

Puede probar diferentes períodos de tiempo para ver qué funciona para usted, por ejemplo, 25 minutos si usa la Técnica Pomodoro. Es posible que 25 minutos no parezca mucho tiempo, pero al permanecer completamente concentrado durante 25 minutos, se sorprenderá de todo lo que puede hacer.

8. Averigüe en qué no debería gastar su tiempo

Todos los días, dedicamos tiempo a cosas que nos impiden hacer lo que deberíamos hacer, ya sean distracciones como las redes sociales, el correo electrónico o tareas que preferiríamos no hacer, como la compra semanal o la plancha.

Todas estas actividades que consumen mucho tiempo pueden parecer triviales, pero todas se suman cuando se trata de la gestión del tiempo.

Puede estar pensando, tengo que hacer esto, pero existe una técnica llamada lista de cosas que no se deben hacer que puede ayudar.

No se trata solo de detener por completo las tareas sin impacto. También puede tratarse de automatizar o delegar la tarea.

Entonces, ¿cómo se crea una lista de cosas que no se deben hacer?

Primero, dedique 10 minutos a escribir todas las cosas que realmente no le sirven o que no lo ayudan a llegar a donde realmente quiere estar (por ejemplo, ver televisión, redes sociales, comprar alimentos, limpiar la casa)

A continuación, coloque cada uno bajo el encabezado de automatizar, delegar o eliminar.

Automatizar podría ser para su tienda semanal, ahora utiliza una empresa que entrega los ingredientes y las recetas en su puerta.

El delegado podría conseguir un limpiador para su casa todas las semanas.

Eliminar podría ser dejar de encender el televisor tan pronto como regrese del trabajo.

Una vez que haya creado su lista de tareas pendientes, asegúrese de repetir el proceso una vez al mes.

Cada mes recuperarás horas que no sabías que tenías.

9. Ordene su cerebro para maximizar su concentración

Nuestro cerebro procesa miles de pensamientos todos los días; frustrantemente, muchas de ellas son acciones que no podemos completar en ese momento.

Tener una mente desordenada afecta nuestra gestión del tiempo, ya que no podemos concentrarnos con estas acciones pendientes en nuestras cabezas.

Aquí hay una manera sencilla de despejar su mente:

Lleve consigo un pequeño bloc de notas y un bolígrafo dondequiera que vaya. Debe ser lo suficientemente pequeño para caber en su bolsillo o bolso y debe ser de fácil acceso. Cada vez que un pensamiento o acción aparezca en tu cabeza cuando estés fuera de casa, anótalo.

Esto podría ser una idea, algo inspirador, una acción para cuando llegues a casa, cualquier cosa.

Luego, todo lo que necesita hacer es programar a tiempo para asegurarse de que ejecuta todas esas notas. Cada pocos días es suficiente.

Al capturar tareas en papel en lugar de dejar que se acumulen en su cerebro, entonces puede trabajar en lo que es importante en ese momento en un estado concentrado.

10. Haz promesas a los demás

Si te hicieras una promesa a ti mismo o a un amigo, ¿cuál crees que es más probable que cumplas?

En la mayoría de los casos, será esa promesa hecha al amigo.

Puede usar esto a su favor compartiendo un compromiso que tiene para completar una tarea o proyecto con un amigo.

Dile a tu amigo lo que quieres lograr, por qué y para cuándo. Luego pídales que se comuniquen con usted en varios puntos hasta que haya dicho que completaría el proyecto.

Mientras trabaja en el proyecto, tendrá la promesa que le hizo a su amigo en el fondo de su mente. Esa promesa que hizo será el motor para concentrarse y aprovechar al máximo el tiempo que tiene para completar ese proyecto.

La línea de fondo

Todos estos consejos requieren nada más que un poco de su tiempo cada día, pero el tiempo que ahorre al usar estos enfoques será significativo.

Pon recordatorios en tu diario para tener presentes estos consejos, ya que una vez que comiences a practicarlos regularmente, se convertirán en hábitos.

Se pueden usar de forma independiente, pero son mucho más potentes cuando se usan juntos.

Con el tiempo, los que te rodean te preguntarán cómo encuentras el tiempo para lograr tanto en un día.

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Crédito de la foto destacada: Valentin Antonucci a través de unsplash.com

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