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10 técnicas inteligentes de gestión del tiempo para acabar con el ajetreo

¿Crees que tus días están constantemente llenos de montones de tareas que aparentemente no tienen fin? Estar ocupado no significa necesariamente que seas productivo en el trabajo. En algunos casos, incluso puede sugerir una falta de habilidades de gestión del tiempo.

Aquí hay 10 técnicas inteligentes de administración del tiempo para ayudarlo a superar el ajetreo.

1. Seguimiento de su tiempo

Supervisar el tiempo que dedicas a las tareas puede darte una visión general de las áreas que necesitan mejorar. Le permite aprender de la experiencia y es una técnica de gestión del tiempo simple y directa.

Simplemente configurando un temporizador cuando comienza una nueva tarea y luego apagándolo una vez que haya terminado, puede obtener información sobre cuánto tiempo dedica a una determinada tarea. Esto le permite comparar sus expectativas con la realidad y realizar mejoras en función de sus hallazgos.

2. Cómete la rana

Comer la rana es un término propuesto por Brian Tracy, que se refiere a completar primero tu tarea más importante. Se deriva de una cita de Mark Twain donde dijo:

“Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, es mejor comer primero la más grande”.

No hay mayor sentimiento que lograr una gran tarea y quitarla de en medio.

El concepto sugiere que si completa su tarea más grande primero, la sensación de logro será tan grande que completar el resto de sus tareas en comparación parecerá pan comido.

3. Aplicar la regla 80 20

También conocida como el Principio de Pareto, la regla 80 20 sugiere que el 80 por ciento de los resultados efectivos proviene del 20 por ciento de sus tareas. Básicamente, esto significa que de cada 10 tareas que tiene, solo dos producirán resultados de calidad, por lo que, por supuesto, son en las que desea concentrarse.

Escribe una lista de 10 tareas que tienes que hacer en orden de prioridad. Mire las dos primeras cosas de la lista y concéntrese en ellas a lo largo del día. Incluso si no completa su lista al final del día, al menos completará las más importantes.

4. Bloquea tu tiempo

Programar bloques de tiempo es una técnica de gestión del tiempo que puede ayudarte a deshacerte de las distracciones. La idea es que bloquee períodos de tiempo a lo largo del día para una tarea específica y, durante ese tiempo, se concentre solo en esa tarea.

Una forma obvia de hacerlo se basa en sus plazos. Si tiene una tarea urgente que entregar por la tarde, tiene sentido reservar un par de horas por la mañana para trabajar en ella.

Sin embargo, otra forma de bloquear tu tiempo de manera efectiva es programar tareas de acuerdo a cuándo eres más productivo. Por ejemplo, si descubre que es menos productivo justo después de la hora del almuerzo, programe tareas rutinarias que no requieran demasiado pensamiento creativo, como revisar sus correos electrónicos.

5. Usa la regla de los 2 minutos

Una gran barrera para la gestión eficaz del tiempo es la procrastinación, y aplicar la regla de los 2 minutos puede ayudar a superarla. La mayoría de las tareas domésticas suelen ser cosas que ya eres capaz de hacer, pero empezar es la parte difícil.

La primera parte de la regla, que se deriva del libro de David Allen, Cómo hacer las cosas®, establece que si una tarea tarda menos de dos minutos en completarse, simplemente hazla. Termínalo y complétalo allí mismo.

La segunda parte de la regla aconseja que si ha comenzado un nuevo hábito, asegúrese de que le lleve menos de dos minutos completarlo, porque sigue la idea de que cada objetivo puede comenzar en dos minutos o menos.

6. Evite la multitarea

Si bien puede parecer que está haciendo más en menos tiempo, la multitarea en realidad puede tener el efecto contrario. Conocido por reducir su productividad, puede disminuir su enfoque y llevarle más tiempo para completar sus tareas.

Para ayudar a combatir el impulso de realizar varias tareas a la vez, deshágase de cualquier cosa que tenga el potencial de desviar su atención de la tarea que tiene entre manos. Por ejemplo, solo mantenga una pestaña abierta cuando trabaje en una computadora o amplíe su navegador para que no vea nada más.

7. Di «No» con más frecuencia

Aprender a decir no puede no parecer una de las técnicas de gestión del tiempo más obvias, pero una vez que comience a hacerlo, se dará cuenta de cuánto tiempo ha ahorrado para abordar sus tareas.

Decir no a las cosas no significa decir no a todo. En cambio, lo alienta a repensar y volver a priorizar las cosas que importan. Una vez que sepa qué tareas son importantes, descubrirá que ya no perderá el tiempo sentado en reuniones en las que no necesita estar o haciendo una tarea que no es realmente relevante para su trabajo.

Aprende a decir no de Leo Babauta El dulce arte de decir no.

8. Establece una rutina matutina

Las rutinas diarias tienen el poder de ayudarte a recuperar el tiempo perdido y revitalizarte. Como proporciona estructura a su día, también pueden hacerlo más productivo y establecer el impulso para el resto del día.

Una rutina matutina efectiva no significa que tengas que correr 20 millas antes de que salga el sol y beber un vaso de huevos crudos. Todo lo que tiene que hacer es planificar algunas tareas que puedan ayudarlo a sentirse renovado por la mañana y repetirlas hasta que se convierta en un hábito.

Algunos ejemplos de tareas que puede incluir son tender la cama, estirarse durante cinco minutos o beber un vaso de agua con limón: ¿Necesita motivación matutina? 30 rutinas para ayudarte a empezar de nuevo

9. Crea también una rutina nocturna

Al igual que una rutina matutina, una rutina nocturna puede brindarle estructura a su día.

Relajarse durante las últimas horas antes de acostarse también puede brindarle una mejor noche de sueño, lo que siempre es útil para administrar el tiempo.

Una vez más, no tienes que hacer nada drástico, pero piensa en las tareas que podrían ayudarte al día siguiente. Su rutina nocturna podría incluir empacar su bolsa de gimnasia o preparar su desayuno y almuerzo.

Eche un vistazo a esto para inspirarse: La guía definitiva de rutinas nocturnas: Duerma mejor y despierte productivo

10. Toma descansos

Si bien puede parecer una técnica de administración del tiempo contraproducente, tomar descansos regulares en el trabajo es importante para su salud mental y para mantener la eficiencia.

Es importante tomar sus descansos porque trabajar directamente en ellos puede hacerlo más susceptible a la fatiga de la decisión y una disminución de la creatividad. Tu cuerpo y tu mente requieren descanso y sustento, así que aprovecha tus descansos en el trabajo y sal a comer algo saludable o a estirar las piernas. Volverá a su escritorio sintiéndose renovado y más motivado para seguir trabajando.

En este caso, la Técnica Pomodoro puede ser buena para usted: Por qué el Método Pomodoro es el Mejor Temporizador de Productividad

La línea de fondo

El ajetreo no es el equivalente a ser productivo en el trabajo. En todo caso, podría ser un signo de malas habilidades de gestión del tiempo. Pero probar estas técnicas de gestión del tiempo es solo el primer paso.

Si descubre que aún no ha visto resultados efectivos, hable con su gerente. Su actividad podría deberse simplemente a tener demasiado en su plato y la necesidad de una reestructuración.

Recuerde, ser honesto acerca de su carga de trabajo es mejor que estresarse constantemente y arriesgarse a agotarse.

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Crédito de la foto destacada: Artur Łuczka a través de unsplash.com

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