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12 habilidades efectivas de gestión del tiempo para gerentes

Encontrar un gerente efectivo y exitoso que no sepa cómo administrar adecuadamente su tiempo y el de sus empleados es un poco como encontrar un unicornio. No lo harás, porque no existen. A todos se les da la misma cantidad de horas en el día para realizar las tareas que necesitan su atención, la forma en que utiliza su tiempo determinará en última instancia si tiene éxito o no en completar esas tareas.

Ya sea que sea un gerente por primera vez o simplemente necesite un curso de actualización, aprender y aplicar las habilidades adecuadas de administración del tiempo contribuirá en gran medida al éxito de su carrera.

Antes de saltar a las habilidades efectivas de gestión del tiempo para los gerentes, analicemos el «por qué» y el «qué» con respecto a la gestión del tiempo. La gestión del tiempo es simplemente un método para organizar cómo utilizar mejor las 24 horas del día para realizar tareas personales y profesionales.

La matriz de Eisenhower, desarrollada por el presidente estadounidense Dwight Eisenhower, dividió la gestión del tiempo en cuatro grupos:

Hacer primero, programar, delegar y no hacer.

Todas las habilidades de gestión del tiempo caen en algún lugar dentro de esta matriz. Aprender a dividir su tiempo y tareas de manera efectiva le permitirá lograr objetivos y liderar con éxito a su equipo, sin perder la cordura.

1. Saber cómo planificar correctamente los objetivos

Benjamín Franklin dijo una vez,

“Si fallas en planificar, estás planeando fallar”.

El padre fundador realmente dio en el clavo, y aprender a planificar correctamente los objetivos de su equipo es clave. En cuanto a las metas, debe establecer metas diarias, semanales, mensuales e incluso anuales que se puedan dividir en tareas manejables.

Por ejemplo, si tiene el objetivo de aumentar el tráfico al sitio web de la empresa en un 10 por ciento en el transcurso de un año, deberá establecer hitos mensurables semanales, mensuales y cada seis meses para mantener el objetivo encaminado. .

Eche un vistazo a estas guías sobre cómo establecer metas a corto y largo plazo:

2. La buena comunicación hará un mundo de diferencia

La buena comunicación puede hacer o deshacer cualquier relación, personal o comercial, y cuando un gerente tiene problemas con la gestión del tiempo, la comunicación a menudo se ve afectada. Sin embargo, si un gerente se toma el tiempo para escuchar y comunicarse claramente con su equipo y clientes, puede marcar la diferencia en el éxito de una empresa.

Asegúrese de comunicarse regularmente con los miembros de su equipo para asegurarse de que estén trabajando hacia los hitos que se han establecido claramente. Un gerente que se comunica clara y regularmente con los clientes también tiene más probabilidades de hacer crecer su negocio. Asegúrese de aprovechar al máximo su tiempo con una comunicación reflexiva.

Conozca las 7 formas de garantizar una comunicación eficaz en el trabajo.

3. La buena organización es clave

Una organización sólida que involucre tanto las funciones delegadas como su espacio de trabajo real son cruciales para la gestión eficaz del tiempo para los gerentes. Si su equipo está desorganizado y las personas no tienen claro qué asignaciones tienen o a quién deben acudir en busca de ayuda, cualquier objetivo establecido se verá afectado.

La buena comunicación y la buena organización van de la mano a la hora de aprovechar al máximo el tiempo.

En cuanto a la organización de su espacio de trabajo, bueno, si le gusta mantener su dormitorio desordenado en casa, es asunto suyo, pero el desorden no tiene cabida en los negocios. Cada minuto que busca un archivo extraviado es un minuto desperdiciado que podría haberse invertido mejor.

¿Por qué no echar un vistazo a estos 15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más cosas?

4. La delegación efectiva lo es todo

La delegación efectiva ayudará a preparar a los miembros de su equipo para que trabajen con confianza y eficacia. Como gerente, es su responsabilidad evaluar quién de su personal es el más adecuado para cada tarea y asignar las responsabilidades correspondientes. No tomar la iniciativa y delegar deberes solo hará que usted y los miembros de su equipo pierdan su tiempo.

Al delegar cuidadosamente diferentes tareas y asegurarse de que su personal tenga todo lo que necesitan para completar esas tareas, los miembros del equipo estarán menos necesitados de usted cuando se trata de hacer el trabajo.

Aprende el arte de delegar en esta guía: Cómo Delegar Trabajo Efectivamente (La Guía Definitiva para Líderes)

5. Programe las tareas adecuadas en el momento adecuado

Si estuviera construyendo un automóvil, no comenzaría intentando instalar el sistema de sonido antes de que el marco estuviera en su lugar, ¿verdad?

El primer bloque de Eisenhower Matrix es Do First, lo que significa decidir cuáles son los deberes clave que debe eliminar antes de pasar a lo siguiente. Estas pueden ser cosas pequeñas como responder a una consulta de su jefe o pueden ser más grandes, como finalizar los planes para una nueva estrategia de redes sociales.

El punto es, asegúrese de aprender a priorizar las tareas más importantes de cada día, cuánto tiempo necesitará para completarlas y cuándo deben abordarse.

Aquí hay una técnica para ayudarlo a priorizar tareas: Cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido

6. Aprenda a reconocer trampas multitarea

Todo el mundo tiene varias cosas que necesita hacer, pero cuando tratamos de hacer malabarismos con todas esas cosas a la vez, es probable que algunas caigan al suelo. Es demasiado fácil comenzar a trabajar en una tarea y luego saltar a su correo electrónico porque recibió un ping en su teléfono. Esto es terrible porque rompe tu concentración y solo obliga a tu cerebro a ponerse al día.

En su lugar, reserve bloques de tiempo específicos en el día para revisar y responder a los correos electrónicos. Al concentrarse en una tarea a la vez, terminará el trabajo antes y le prestará toda la atención de su cerebro.

Pruebe estos 9 consejos sobre la gestión multitarea que mejorarán su productividad.

7. Aprenda a priorizar no solo su tiempo, sino que ayude a los empleados a priorizar el suyo

Podríamos pensar que dedicamos ocho horas sólidas al día a las tareas principales de nuestro trabajo, pero las investigaciones muestran que ese no suele ser nuestro caso. Puede ayudar a su equipo a aprovechar al máximo su tiempo (y el suyo) realizando ocasionalmente una auditoría del tiempo. Reserve un día en el que haga que su personal realice un seguimiento de lo que hacen y cuánto tiempo pasan haciéndolo.

Asegúrese de tener claro que este ejercicio está destinado a ayudar a los empleados a largo plazo y no es una forma de eliminar a los trabajadores pobres. Con suerte, con suficientes datos, usted y su equipo podrán determinar mejor qué está funcionando y cómo evitar retrasos o interrupciones en el trabajo.

9. Mantener las apariencias puede ser muy útil

Así como los marineros buscan orientación en su capitán durante una tormenta, sus empleados deben sentir que está administrando bien su tiempo. Si cada vez que sus empleados se acercan a usted, usted está agotado y apurado, es más probable que se abstengan de acudir a usted por cuestiones importantes.

Puede haber un día ocasional en el que tenga dificultades para mantener todo junto, pero mantener la apariencia de un gerente que está en la cima de su juego de administración del tiempo realmente puede ayudar a impactar a otros para que también administren su tiempo de manera efectiva.

10. Sepa qué hacer cuando su plato se está llenando demasiado

Un poco de presión y una fecha límite pueden ser un poderoso motivador cuando se trata de agacharse y hacer las cosas. Si encuentra que su lista de trabajos «imprescindibles» se está haciendo demasiado larga, podría ser un indicador de dos cosas:

Una posibilidad es que no estés administrando tu tiempo tan efectivamente como podrías hacerlo. Si ese es el caso, vuelva a la parte superior y revise.

Sin embargo, incluso el mejor gerente tiene sus límites y solo hay tantos minutos en un día. Un buen gerente no trata de hacer todas las tareas que se le presenten. Saben cómo utilizar mejor a su personal para ayudar a garantizar que se cumplan los objetivos y saben cuándo su carga de trabajo está al límite de su capacidad.

11. Comprender la regla 80/20

De acuerdo con el Principio de Pareto o mejor conocido como la regla del 80/20, el 80 por ciento de los resultados provienen de solo el 20 por ciento de las acciones. El otro 20 por ciento de los resultados provienen de… lo adivinaste, el 80 por ciento de las acciones.

En cuanto a cómo todo esto influye en la gestión del tiempo de un gerente eficaz, bueno, las prioridades imprescindibles y sin excusas pueden ser solo el 20 por ciento de su trabajo, pero producirán los mejores resultados. El 80 por ciento restante de las funciones probablemente se pueda delegar entre el personal de su equipo.

12. No tenga miedo de tomar un descanso cuando sea necesario

Si trabaja como un tren de carga cada segundo del día sin tomarse unos minutos para dar un paso atrás y respirar, experimentará agotamiento. El agotamiento es ese asesino astuto de la gestión del tiempo que aparece cuando intenta asegurarse de que no se dedique un solo minuto al trabajo. El resultado es que pronto tendrá menos energía y concentración y eventualmente su trabajo puede afectar su salud mental.

Programar el tiempo de inactividad para usted es importante. Así que anima a tus empleados a tomar descansos y no olvides tomarlos tú mismo. Unos cuantos descansos a lo largo de la jornada laboral pueden contribuir en gran medida a ponerlo en la mentalidad adecuada para aprovechar al máximo su tiempo.

Pensamientos finales

Es fácil quedar atrapado en el “día a día” del negocio y desarrollar hábitos poco saludables como gerente. Concéntrese en desarrollar las recomendaciones de este artículo y dedique tiempo a empoderar a su equipo. No solo mejorará la productividad general, sino que se convertirá rápidamente en un líder estelar y respetable.

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Crédito de la foto destacada: Proxyclick Visitor Management System a través de unsplash.com

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