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15 consejos de organización de la oficina en casa para ahorrar tiempo y hacer más

La oportunidad de trabajar desde casa se ha vuelto más común a medida que la forma en que trabajamos se aleja de la oficina tradicional hacia arreglos más flexibles donde las empresas pueden contratar a los mejores no solo a nivel local, sino también a nivel mundial.

Pero con este cambio vienen nuevos desafíos. Cuando trabajamos en una oficina, el ecosistema y el entorno se desarrollan para crear un ambiente de trabajo; considerando que, cuando trabajamos desde casa; el entorno está desarrollado para vivir. Hacer de nuestro hogar un gran lugar para trabajar; necesitamos hacer algunos cambios de mentalidad y aplicar algunos límites para que podamos trabajar de la manera más efectiva.

Entonces, aquí hay 15 consejos y trucos que puede usar para hacer que el entorno de trabajo de su hogar sea un lugar de trabajo efectivo y excelente.

1. Crea un espacio dedicado para hacer tu trabajo

Si bien puede parecer fantástico que ya no necesite viajar a una oficina todos los días, una de las mayores ventajas de ir a un lugar de trabajo es que tiene un área designada para hacer su trabajo. Te pone en el estado de ánimo adecuado para hacer tu trabajo.

Una de las partes más difíciles de cambiar a trabajar desde casa es que ya no tienes ese lugar específico para trabajar. Puede ser muy tentador quedarse en la cama hasta las 11 am con su computadora portátil en su regazo respondiendo sus correos electrónicos y mensajes, luego pasar al sofá para hacer su informe mensual de gastos y finalmente sentarse en la terraza por la tarde viendo la puesta de sol mientras juntando las últimas piezas de código antes de enviar su software. Si bien todo esto puede parecer idílico, rápidamente descubrirá que no está haciendo mucho trabajo.

En su lugar, cree un lugar dedicado para sentarse y hacer su trabajo. Podría ser una habitación separada que convierta en una oficina en el hogar, o cree un rincón en algún lugar de su casa para trabajar. Dondequiera que crees ese espacio de ahora en adelante ese espacio es donde haces tu trabajo.

2. Haga que su espacio dedicado sea ligero

Lo más probable es que haga su trabajo durante el «horario de oficina» y necesite luz del día. Puede ser muy tentador crear su espacio de trabajo dedicado en un rincón lejos de las ventanas con la creencia de que esto ayudará con su enfoque. Eso podría ser correcto, pero también hará que te sientas decaído y deprimido.

Necesitamos luz solar, así que busque un lugar fresco, aireado y bien iluminado para su área de trabajo. Quieres disfrutar trabajando en ese lugar. Un rincón oscuro y lúgubre no hará eso. Pronto llega a odiar su espacio de trabajo que no va a ser una forma alentadora de hacer sus trabajos más importantes.

3. Cómprate una silla cómoda

Cuando comencé a trabajar desde casa, lo primero en lo que pensé fue en la computadora y el monitor que usaría. Nunca se me ocurrió asegurarme de comprar una silla cómoda. Resulta que si cree que puede usar cualquier silla vieja, se sentirá muy incómodo cuando esté en el trabajo, lo que posiblemente provoque dolor de espalda y cuello y mucho peor a largo plazo.

Simplemente no vale la pena. En su lugar, invierta en una silla de buena calidad. Vaya a su tienda local de suministros de oficina o tienda especializada en muebles y pruebe las sillas, y asegúrese de comprar una cómoda. Te lo agradecerás más tarde.

4. Crear un patrón de trabajo establecido

Si bien puede ser muy tentador comenzar su trabajo cuando lo desee, todos necesitamos algún tipo de estructura en nuestras vidas. Sin estructura, las cosas se deslizan. Es por eso que muchas de las personas más exitosas que nos rodean se levantan temprano y hacen ejercicio. Es la estructura de tener una rutina matutina lo que les permite llegar a un estado establecido para hacer su trabajo y también les da la estructura necesaria.

Esto significa que te despiertas a la misma hora y comienzas tu trabajo a la misma hora, preferiblemente en el mismo lugar. Ayuda a crear una rutina de inicio del día. Despiértese, haga ejercicio, pasee al perro, lleve a los niños a la escuela, etc. También puede tomar un descanso para almorzar a la misma hora y terminar el día a la misma hora. Trate de resistir la tentación de tomar un descanso más largo para almorzar, creyendo que puede trabajar una hora extra al final del día. Esto rara vez sucede y pronto te encuentras perdido.

5. Usa tu calendario para bloquear el tiempo de concentración

Si bien este consejo generalmente se reserva para aquellos que trabajan en un entorno de oficina ocupado, descubrí que cuando bloqueo tiempo en mi calendario para hacer un trabajo enfocado, no solo se hace ese trabajo, sino que también se hace dentro del tiempo que he permitido. . También evita que tenga la tentación de limpiar el baño, lavar los platos del desayuno o salir y hacer un poco de jardinería, es decir, posponer las cosas.

Para mí, normalmente tendría llamadas con mis clientes de coaching por la noche, las cuales están programadas en mi calendario, pero el día es relativamente libre. Al final de cada día, paso diez minutos limpiando y programando mi trabajo para mañana. Esto mantiene un flujo constante de trabajo que se entrega todos los días.

6. Aprenda cuándo es más efectivo

Algo relacionado con el número cinco, haz ejercicio cuando estés mentalmente en tu «zona de trabajo». Hay momentos durante el día en los que podemos concentrarnos mejor y otros en los que normalmente nos resulta difícil concentrarnos. Para la mayoría de las personas, su momento de mayor concentración es por la mañana y su concentración disminuirá a primera hora de la tarde antes de recuperarse hacia el final del día.

Todos somos un poco diferentes aquí, pero una vez que conoce sus mejores tiempos de trabajo, puede programar sus bloques de tiempo de concentración. Para mí, de 7:00 a. m. a 9:00 a. m. es mi mejor momento para concentrarme en el trabajo y también lo es entre las 5:00 p. m. y las 7:00 p. m. Con ese conocimiento, bloqueo dos sesiones de trabajo enfocado cada día y sabiendo que mi concentración cae por un precipicio alrededor de las 2:00 p. m., es cuando iría al gimnasio.

7. No almuerce en su escritorio

Esto es un problema. Puede ser muy tentador ir a la cocina, preparar su almuerzo y luego regresar a su escritorio para continuar con su trabajo. No hagas esto. Tienes que levantarte y moverte. Necesitas cambiar tu entorno de vez en cuando.

Esto tampoco va solo para el almuerzo. Debe tomar descansos regulares y estos descansos deben estar lejos de una pantalla. Sal a la calle, da un paseo. Hagas lo que hagas, asegúrate de cambiar tu entorno, para que tu cerebro obtenga el descanso que necesita.

8. Use almacenamiento basado en la nube para sus archivos

Esto me ha ayudado a la hora de hacer mi trabajo. Hay momentos en los que sentarme en mi escritorio en casa me resulta poco inspirador. Cada vez que eso suceda, quiero poder tomar mi iPad e ir a una cafetería cercana. El cambio en el entorno es a menudo todo lo que necesito para inspirarme nuevamente y sentarme y hacer mi trabajo.

Al tener todo mi trabajo en la nube, todo lo que tengo que hacer es tirar mi iPad en mi bolso y salir. No tengo que perder el tiempo tratando de recordar qué archivos podría necesitar. Todo en lo que estoy trabajando está en la nube y accesible donde quiera que esté.

9. Planifica tu día antes de terminar el día

Este consejo te asegurará que nunca pierdas el tiempo y te ayudará a ser mucho más efectivo. Antes de cerrar al final del día, dedique de diez a quince minutos a planificar en qué trabajará mañana. El truco aquí es planificar exactamente con qué comenzarás el día. En qué proyecto trabajará y qué hará en ese proyecto: escribir un informe, preparar un archivo de presentación, etc.

Cuando planificas el día, el día anterior no pierdes el tiempo de la mañana tratando de decidir en qué trabajar. Cuando trabajas desde casa, eres esencialmente tu jefe. Eres tú quien tiene que decidir en qué trabajar y cuándo. Tomar esas decisiones antes de cerrar el día ayuda a su flujo de trabajo y garantiza que esté trabajando en las cosas correctas en el momento correcto.

10. Mantenga la tarde razonablemente flexible

El exceso de planificación es un problema. Hay demasiadas incógnitas que nos arrojan todos los días para poder planificar cada minuto del día. Necesita incorporar flexibilidad.

Para la mayoría de las personas, las tardes son el mejor momento para lidiar con los correos electrónicos, mensajes y solicitudes urgentes. Aquí es cuando sus niveles de concentración comienzan a disminuir y el cambio de un trabajo enfocado a lidiar con las comunicaciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes) puede ser un merecido descanso del pesado trabajo mental.

Por lo general, me ocupo de mis comunicaciones inmediatamente después del almuerzo, antes de salir a hacer ejercicio y temprano en la noche antes de terminar mi jornada laboral.

11. Crea una lista de reproducción de trabajo

Con los increíbles servicios de transmisión de música disponibles en la actualidad, es muy fácil crear sus listas de reproducción para diferentes estados de ánimo. Tengo varias listas de reproducción que uso para mi trabajo.

Dos de los mejores lugares para inspirar música de trabajo son las páginas de Anjunabeats y Anjunadeep en los servicios de transmisión de su elección. Tener tus listas de reproducción de trabajo te ayudará a ponerte de buen humor para trabajar y te ayudará a concentrarte en lo que es importante sin el riesgo de distraerte con los ruidos externos.

12. Desactiva las notificaciones

Es posible que este no sea específico para trabajar desde casa, también funciona cuando trabajas en una oficina, pero sigue siendo un excelente consejo. Las notificaciones distraen y no las necesita. Si revisa su correo electrónico periódicamente a lo largo del día, no se perderá nada importante.

Es cuando recibe un ping constante de correos electrónicos y mensajes entrantes que no puede concentrarse en hacer su trabajo importante. Desactiva las notificaciones y consulta el correo electrónico cuando hayas terminado cada sesión de trabajo y déjate de preocupaciones, no te estás perdiendo nada importante.

13. Mantenga su escritorio limpio y ordenado

Tener moscas, papel y otras cosas en tu escritorio solo te distraerá. Desea crear una estación de trabajo que fomente el trabajo y un escritorio desordenado y desorganizado no fomente el trabajo de calidad y el enfoque.

Antes de terminar su jornada laboral, deténgase y limpie todo lo que ha trabajado y vuelva a colocarlo en el lugar que le corresponde.

14. Limpia tu escritorio al final de cada día

No hay nada peor que comenzar el día, encender la computadora y ver un escritorio lleno de archivos antiguos, capturas de pantalla y otras cosas. No hace nada por tu motivación y no te ayuda a comenzar el día con energía, propósito y enfoque.

En su lugar, tómese cinco minutos al final de su jornada laboral para limpiar su escritorio, guardar los archivos en el lugar que les corresponde y eliminar todos sus archivos antiguos. Te ayuda a empezar el día con la mente despejada y te prepara para una buena sesión de trabajo concentrado.

15. Usa las herramientas que disfrutas usar

Uno de los beneficios de trabajar desde casa es que generalmente puedes usar tus propias herramientas. Puede ser que su empleador le proporcione una computadora, pero no hay nada que le impida agregar más. Podría invertir en un monitor separado si prefiere trabajar desde una pantalla grande, también generalmente tiene una mayor libertad con el software que usa.

Por ejemplo, si odia usar Outlook, puede usar un servicio de correo electrónico alternativo. Del mismo modo, si prefiere escribir en una aplicación de escritura diferente a Microsoft Word, hágalo. En mi experiencia, las herramientas que usas te ayudan a desempeñarte mejor. Disfruto escribiendo todo mi trabajo escrito en Ulysses, usando la aplicación Mail de Apple como mi programa de correo electrónico y Evernote y Todoist como mis herramientas de productividad y planificación.

Elija las herramientas que le gusta usar. Disfrutarás más de tu trabajo si lo haces.

La línea de fondo

Ahí lo tienes, quince consejos para aprovechar al máximo tu oficina en casa. Recuerde, el trabajo nunca debe ser una obligación, debe disfrutar lo que hace y amar el entorno en el que trabaja.

Mientras escribo esto, tengo los rayos del sol entrando a raudales a través de la ventana a mi lado, Arriba y más allá jugando en el fondo y estoy sentado muy cómodamente en mi silla. No podría ser mejor.

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Crédito de la foto destacada: Paige Cody vía…

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