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15 maneras en las que estás perdiendo el tiempo durante el día (y cómo parar)

¿Alguna vez sientes que simplemente no tienes suficiente tiempo? ¿Siempre estás corriendo de una responsabilidad a la siguiente sin tiempo para ti? ¿Tienes la sensación de que estás perdiendo el tiempo?

No estás solo.

Según una encuesta de Gallup, el 61 por ciento de los estadounidenses que trabajan afirman que no tienen suficiente tiempo para hacer lo que quieren.

Además de eso, el 68 por ciento de las personas sienten que no están descansando lo suficiente (con un cruce significativo entre estas poblaciones).

Pero, ¿es esto realmente el resultado de estar sobrecargado de responsabilidades? ¿O es simplemente producto de una mala gestión del tiempo?

En este artículo, examinaremos todas las formas en las que está perdiendo el tiempo y cómo dejar de hacerlo… comenzando ahora mismo.

Compensar el tiempo perdido

Lo más probable es que te hayas inclinado por la primera posibilidad; después de todo, estar ocupado se ha convertido en una especie de símbolo de estatus en los Estados Unidos.

Pero si existe la posibilidad de que estés perdiendo el tiempo sin darte cuenta, podrías estar agobiándote con muchas más horas de responsabilidades de las necesarias a diario.

En consecuencia, se lo debe a usted mismo, y a las personas que lo rodean, tomar nota de los hábitos de pérdida de tiempo que ni siquiera sabía que tenía y comenzar a aplicar soluciones para corregirlos.

Puede que sea un buen administrador del tiempo, pero eso no significa que sea perfecto. Es muy probable que al menos algunos de estos trucos te ayuden a dejar de perder el tiempo:

1. Realice un seguimiento de sus malos hábitos de correo electrónico

Probablemente esté perdiendo el tiempo con el correo electrónico sin darse cuenta, ya sea porque le toma demasiado tiempo redactar sus mensajes, permitiendo que sus hilos de correo electrónico crezcan hasta proporciones inmanejables o permitiendo que contactos improductivos interfieran con su día.

Pasamos 6,3 horas al día revisando el correo electrónico, por lo que es casi seguro que una gran parte del tiempo perdido está ocurriendo en su bandeja de entrada. La única manera de estar seguro es usar una aplicación de análisis como EmailAnalytics para analizar sus hábitos de correo electrónico y determinar dónde está perdiendo la mayor parte del tiempo.

Una vez que reconozca sus áreas problemáticas, elabore un plan sobre cómo abordarlas. Por ejemplo, puede decidir iniciar menos hilos de conversación o establecer un límite de 10 minutos para usted al redactar un nuevo correo electrónico.

2. Solo di no

Es difícil decir «no» a cualquier cosa, ya sea una nueva tarea de un jefe o una reunión social de uno de tus mejores amigos. Desafortunadamente, cada “sí” que das es un nuevo segmento de tiempo que tendrás que dedicar a hacer algo que puede o no ser beneficioso para ti a largo plazo.

Decir «no» podría liberar horas de su tiempo con cada caso y, siempre que sea cortés y respetuoso, es probable que no haya consecuencias. Como beneficio adicional, decir que no puede capacitarlo para hacer menos adaptaciones y posiblemente generar más respeto por parte de su jefe y compañeros de equipo.

3. Toma decisiones más rápidas

Pasas más tiempo en un estado de indecisión de lo que crees. Es posible que tenga un debate interno sobre si comenzar ese proyecto ahora, a las 4 p. m., o simplemente esperar para comenzarlo mañana por la mañana.

Es posible que no tome medidas en una tarea porque sabe que existe la posibilidad de que la delegue en el futuro.

En cualquier caso, cada minuto que pasa pensando en su decisión es un minuto potencial desperdiciado, suponiendo que no haya información nueva que considerar. Trate de tomar decisiones más rápidas y eliminará esta pérdida de tiempo de su vida de inmediato.

4. Establece límites y apégate a ellos

¿Con qué frecuencia revisa sus redes sociales a lo largo del día o se encuentra deambulando por ese juego móvil que descargó?

Lo más probable es que pierdas más tiempo de lo que crees en estas aplicaciones que absorben el tiempo intencionalmente. Afortunadamente, existen formas de establecer límites de tiempo para que pueda reducir este tiempo a una cifra fija y razonable.

Si usa un dispositivo iOS, puede usar Acceso guiado de Apple para restringir la accesibilidad de otras aplicaciones en su teléfono, o si está en Android, puede usar una aplicación como AppDetox para establecer límites cuidadosos para aplicaciones específicas que sabe que le hacen perder el tiempo.

5. Tómate muchos descansos

En medio de su jornada laboral, es natural pensar que pasar solo una hora más en el trabajo, en lugar de tomar un descanso para almorzar, dará como resultado una mayor productividad, pero ese no es necesariamente el caso.

Trabajar demasiado tiempo sin descanso hará que le resulte más difícil concentrarse en el trabajo, lo que significa que una tarea que normalmente lleva 30 minutos puede tardar 45 minutos o incluso más.

Las investigaciones sugieren que la relación ideal entre el trabajo y el descanso es trabajar durante 52 minutos y luego descansar durante 17, pero esto variará según el tipo de trabajo que esté haciendo y, por supuesto, sus preferencias individuales.

La conclusión es que debe tomar más descansos durante el día si desea aprovechar al máximo sus horas de trabajo; de lo contrario, desperdiciarás energía.

6. Transforma las quejas en acción

Todo el mundo se queja de vez en cuando, ya sea en una sesión de desahogo catártico o en un intento de obtener apoyo social para un problema común.

Desafortunadamente, quejarse es una mala manera de pasar el tiempo; las quejas generalmente no lo harán sentir mejor y no harán nada para cambiar la situación que lo frustró en primer lugar. En lugar de quejarse, cree un elemento de acción.

Por ejemplo, si está enojado porque está atrapado en el tráfico, haga una nota mental para salir al trabajo más temprano mañana. Si la tienda de delicatessen se equivoca con su pedido, opte por probar una tienda de delicatessen diferente la próxima vez. Si su aplicación no funciona, cambie temporalmente a una tarea diferente.

7. Deshabilitar notificaciones de distracción

Puede parecer que las distracciones solo desperdician unos segundos de su tiempo, pero las investigaciones muestran que se necesitan más de 23 minutos para recuperar completamente su enfoque después de distraerse.

Las notificaciones de cosas como el correo electrónico y las plataformas de mensajes instantáneos, independientemente de su propósito previsto, seguramente lo alejarán de cualquier tarea en la que se esté concentrando.

Considere apagarlos; es posible que esté desconectado durante unas horas, pero hará mucho más. Dependiendo de la cultura de su lugar de trabajo, es posible que deba enviar un aviso proactivo para que las personas sepan cuándo y por cuánto tiempo se desconectará.

8. Maximiza tu viaje

A menos que esté trabajando desde casa, dedica tiempo a viajar todas las mañanas.

Dado que el viaje promedio en los Estados Unidos es de aproximadamente 25 minutos en cada sentido, eso probablemente significa que está desperdiciando alrededor de 5 horas a la semana solo en viajes necesarios. Dado que no hay forma de deshacerse de ese tiempo, su mejor opción aquí es maximizar ese tiempo.

Tomar el transporte público podría liberar sus manos y su atención para que pueda concentrarse en el trabajo al llegar (y ahorrarle dinero al mismo tiempo).

Andar en bicicleta al trabajo podría ahorrarle un viaje al gimnasio más tarde. Y si está atascado conduciendo, puede tomar llamadas de conferencia con manos libres o ponerse al día con audiolibros para aprovechar al máximo cada minuto.

9. Omitir reuniones

Las reuniones son oportunidades excelentes para perder el tiempo porque incluyen a muchas personas, a menudo están mal organizadas y ocupan una parte importante de su día.

El trabajador promedio pasa un tercio de su tiempo en reuniones, y ese tiempo a menudo se gasta de manera improductiva. Si pasas 9 horas al día trabajando, eso equivale a 3 horas al día en reuniones, o 15 horas a la semana.

Imagínese si redujera a la mitad el número de reuniones a las que asistía, o si redujera sus reuniones de una hora a reuniones de 30 minutos: ahorraría instantáneamente 7,5 horas cada semana.

Convierta sus reuniones en actualizaciones por correo electrónico para mantener el flujo de información.

10. Reduce tus pérdidas

Los seres humanos están sujetos a la falacia del costo irrecuperable; es un sesgo cognitivo que nos hace reacios a reducir nuestras pérdidas en proyectos y batallas en las que ya estamos muy comprometidos.

Por ejemplo, supongamos que pasó 10 horas trabajando en una nueva estrategia publicitaria, pero no está obteniendo retornos por encima del promedio.

Lógicamente, sería mejor que cambiara a una nueva estrategia, pero debido a que ya ha invertido tanto tiempo en ella, podría verse tentado a gastar aún más en un esfuerzo por recuperar sus pérdidas.

Aprender a reducir esas pérdidas y salir temprano puede ahorrarle incontables horas y miles de dólares.

11. Delegar tareas a otros

Muchos profesionales modernos son reacios a delegar, con el pretexto de que capacitar a alguien para que haga la tarea llevaría más tiempo que hacerla usted mismo.

Esto puede ser cierto, pero es una estrategia a corto plazo; capacitar a alguien para que haga una tarea que se repite con frecuencia es una inversión que le evitará tener que hacer esa tarea nuevamente.

Puede perder tiempo en el entrenamiento de hoy, pero evitará pérdidas de tiempo indefinidamente en el futuro. No tenga miedo de delegar sus tareas de baja prioridad si eso significa obtener más tiempo para dedicarlo a lo que mejor sabe hacer.

12. Haz una cosa a la vez

Se ha demostrado que la multitarea perjudica su rendimiento en cada tarea que intenta coordinar; en otras palabras, hacer una tarea a la vez termina siendo una opción más efectiva.

Puede parecer que administrar dos ventanas separadas al mismo tiempo es lo más productivo que puede hacer, pero está ejerciendo una presión excesiva sobre su cerebro y probablemente está disminuyendo la calidad de su trabajo en ambas áreas.

En su lugar, concéntrese en una sola tarea a la vez; cometerá menos errores y probablemente terminará ambas tareas más rápido de todos modos.

13. Ordena tu espacio

Ya sea que administre un espacio de trabajo físico o que todos sus archivos importantes estén almacenados digitalmente, la organización es importante.

Si le toma 5 minutos adicionales cada vez que necesita rastrear una información, no podrá hacer mucho durante el día.

Tomarse una hora para reorganizar sistemáticamente su espacio de trabajo le ahorrará mucho más de una hora de tiempo a largo plazo. Y, si todavía trabaja con sistemas de archivo en papel, considere cambiar a un programa basado en la nube; es difícil superar la eficiencia de una búsqueda asistida digitalmente.

14. Baja la barra

El consejo común es «apuntar a la luna», apuntando a objetivos altos para motivarse a desempeñarse mejor.

Pero luchar constantemente para lograr estos altos objetivos podría ser contraproducente.

No solo pasará tiempo en tareas que no están optimizadas para sus propias habilidades, sino que podría terminar dañando su propia moral cuando no las logre; después de todo, el verdadero secreto de la felicidad es establecer expectativas modestas, tanto para usted como para las personas que lo rodean.

Establecer objetivos más bajos y más alcanzables lo ayudará a usar su tiempo de manera más efectiva y le permitirá establecer cronogramas más realistas.

15. Cuida tu fraseo

Cuando afirma que está «ocupado», probablemente no esté pensando en todas las pequeñas responsabilidades que conforman su día, o en todas las tareas opcionales que elige asumir (ya sea sin darse cuenta o por costumbre).

Cambiar su fraseo puede ayudar a llamar su atención sobre estas micro pérdidas de tiempo. En lugar de decir «Estoy demasiado ocupado» para una determinada tarea u oportunidad, di «Esa no es una prioridad para mí en este momento».

Es un sutil truco psicológico que te ayudará a darte cuenta de dónde están tus propias prioridades y llamar la atención sobre los hábitos y rutinas diarias que están ocupando más tiempo del que te das cuenta.

¿Estás realmente demasiado ocupado?

Usted es el que establece su horario.

Recupere su tiempo

Muchas de estas estrategias requieren que cambie un hábito, o haga uno nuevo, lo cual no es fácil sin importar qué tan comprometido esté para resolver su problema de pérdida de tiempo.

Afortunadamente, mejorar su conciencia de estos problemas es la mitad de la batalla, y cualquier paso que tome para mejorar esos problemas tendrá un efecto medible tanto en su productividad como en su equilibrio entre el trabajo y la vida.

Si tiene problemas para comenzar, comience con…

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