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16 trucos de Gmail menos conocidos que aumentarán su productividad

Probablemente sea un ferviente usuario de Gmail y lo use casi todos los días. ¿Crees que has utilizado todas las funciones de Gmail para garantizar la máxima productividad cuando trabajas? Probablemente no.

De hecho, no todas las funciones útiles de Gmail se explican explícitamente. Entonces, en este artículo, te mostraré 16 trucos de Gmail menos conocidos que aumentarán tu productividad.

1. Cancelar el envío de un correo electrónico enviado

Los errores de correo electrónico son extremadamente comunes. Una encuesta de AOL, cubierta por CBS, establece que alrededor del 32% de las personas reenvían accidentalmente el correo electrónico incorrecto.

Un correo enviado erróneamente con un archivo adjunto no deseado o con información confidencial puede causar una mala impresión como profesional o incluso puede arruinar su carrera.

Teniendo en cuenta este error común, Gmail ha creado una función que puede ayudar a «anular el envío» de un correo electrónico enviado en un lapso de tiempo de hasta 30 segundos.

Para hacer esto, simplemente vaya a la página «Configuración» de su cuenta de Gmail. Habilite el botón Deshacer envío y configure el período de invalidación de acuerdo con su deseo. La siguiente captura de pantalla le ayudará a comprender mejor.

16 trucos de Gmail menos conocidos que aumentarán su productividad

2. Obtenga todos los correos electrónicos en una pestaña

¿Eres el tipo de persona que odia saltar de pestaña? ¿Preferiría ver todos sus correos electrónicos en un solo lugar en lugar de diferentes pestañas como Social y Promocional?

Este truco garantiza que todos sus correos electrónicos, independientemente de su categoría, estén perfectamente apilados en su bandeja de entrada principal.

Para lograr esto, simplemente vaya a la configuración de su Gmail y haga clic en la pestaña Bandeja de entrada. Puede anular la selección de la casilla de verificación promocional y social y ahora todo su correo electrónico estará en un solo lugar.

La siguiente captura de pantalla debería ayudar:

16 trucos de Gmail menos conocidos que aumentarán su productividad

3. Obtenga más pestañas

Sin embargo, si no eres alguien a quien le gusta una larga lista de cosas, también puedes agregar pestañas como Actualizado y Foros y segregar aún más los correos electrónicos.

Los correos electrónicos ahora se incluirán automáticamente en las nuevas pestañas, lo que lo ayudará a concentrarse en los correos electrónicos importantes.

4. Correo electrónico de autodestrucción

Gmail ha desarrollado un script de software personalizado que alberga una función de autodestrucción. El uso de esto puede agregar un temporizador a su correo y se autodestruirá después de un cierto intervalo de tiempo.

Esto ayuda cuando no desea que un correo electrónico se reenvíe a otra persona. Para hacer esto, haga clic en el ícono del candado cerca del botón de enviar antes de enviar el correo electrónico.

Una nueva pestaña llamada Confidencial modo se abre con la opción de Establecer caducidad. Realice los cambios necesarios aquí. ¡Consulte la captura de pantalla y autodestruya fácilmente los correos electrónicos!

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5. Enviar correos con un código de verificación

El modo confidencial discutido anteriormente también le permite enviar un correo electrónico con un cifrado de verificación enviado por SMS al destinatario.

Esto le permitirá crear una capa adicional de seguridad para su correo. Al usar esta función, puede estar seguro de que el destinatario solo lee el correo.

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6. Alternativas de teclado

Si usa su computadora de escritorio o portátil para revisar sus correos electrónicos, puede usar atajos desde su teclado para mejorar su productividad. Algunos trucos populares de Gmail para mejorar su productividad son:

  • usa el alfabeto tecla “N” para leer el siguiente mensaje y “P” para leer el mensaje anterior si está leyendo una conversión de varios mensajes.
  • Al sostener Ctrl + Enter puede enviar su mensaje redactado.

Para utilizar las alternativas de teclado, debe habilitarlo desde la configuración de su Gmail como se muestra en la captura de pantalla a continuación:

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7. Densidad de visualización

Si no recibe muchos correos electrónicos, le recomiendo que disminuya la densidad de visualización de su bandeja de entrada de Gmail.

Sirve como una función de múltiples ventanas. También es útil que eche un vistazo a la parte importante del correo electrónico.

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8. Responder a todos

De vez en cuando, nos olvidamos de seleccionar la opción «Responder a todos» al enviar una respuesta a varios destinatarios.

Sin embargo, Gmail ha encontrado una solución a este problema. Simplemente haga clic en la pestaña de configuración y vaya a la pestaña general. Desplácese hacia abajo hasta «Comportamiento de respuesta predeterminado» y seleccione la opción Responder a todos.

Ahora, la opción «Responder a todos» siempre será la opción predeterminada seleccionada al conversar con varios destinatarios.

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9. Mostrando el número máximo de correos electrónicos por página

Si recibe demasiados correos electrónicos en un día, definitivamente debería explorar esta opción.

Te da la posibilidad de acceder a más conversaciones por página. Para lograr esto, vaya a la configuración, haga clic en la barra de menú General y desplácese hacia abajo hasta «Tamaño máximo de página».

A partir de entonces, establezca el número de conversiones que desea por página. Como referencia, verifique la captura de pantalla que se muestra a continuación:

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10. Vista de conversión

Si eres fanático del clásico Gmail, este es un truco útil.

Para evitar una vista de «hilo» a favor de la vista de conversación anterior, simplemente siga estos pasos. Vaya al menú General en la pestaña de configuración y simplemente desplácese hacia abajo hasta «Vista de conversión» y seleccione la opción «vista de conversión desactivada». Consulte la captura de pantalla debajo.

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11. Notificación de escritorio

Si vives de tus correos electrónicos, entonces esta es una gran opción. Simplemente puede agregar una extensión de Chrome de Gmail o ir a Configuración> General> Notificación de escritorio y activarlo. También es extremadamente útil si ha configurado alertas de correo electrónico para funciones críticas. La captura de pantalla compartida a continuación lo ayudará a configurarlo.

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12. Búsqueda avanzada

Este es uno de mis favoritos de todas las características. Probablemente estaría utilizando la función de búsqueda regular para su Gmail.

Sin embargo, con la gran cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada, es difícil encontrar información específica. Aquí es donde entra la búsqueda avanzada.

Con esta función, puede buscar un correo específico entre cientos de correos electrónicos de su bandeja de entrada aplicando filtros útiles como se ilustra a continuación:

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13. Insertar archivos de Google Drive

¿Necesitas enviar un archivo grande? No hay problema con la nueva función de integración de Gmail. Puede insertar archivos de Google Drive como archivos adjuntos a su correo.

Simplemente haga clic en el icono de la unidad de Google en la parte inferior de la ventana. Convertirá su archivo como un enlace o un archivo adjunto como se muestra a continuación:

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14. Menú de clic derecho

Previamente ausente de la función clásica. El buen viejo clic derecho está aquí. Ahora, si hace clic derecho en sus correos electrónicos, puede obtener la opción de marcarlo como No leído, Archivar o eliminar un mensaje. Todo con un clic de un botón, directamente desde su página de Bandeja de entrada.

15. Respondedor de vacaciones

¿De vacaciones? ¿No tienes tiempo para responder a todos los correos electrónicos que recibes? Dirígete a la opción de respuesta automática en Gmail.

Puede personalizar el mensaje que desea enviar a las personas. Para activarlo, simplemente vaya a la configuración, haga clic en la pestaña general y desplácese hacia abajo hasta el respondedor de vacaciones.

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16. Recuperación de cuenta

Recibo al menos un correo electrónico al día que es spam que intenta piratear mi cuenta. Entonces, por motivos de seguridad, actualice las opciones de recuperación de su cuenta. Esto será útil cuando no pueda recordar su contraseña o haya sido pirateado.

Es solo una serie de preguntas que debe configurar al abrir la cuenta (o actualizar más adelante).

Consejo adicional: necesita recordar las respuestas. Así que elige algo que tengas una probabilidad insignificante de olvidar o equivocarte.

La línea de fondo

Si pasa una cantidad considerable de tiempo en Gmail, estos trucos seguramente aumentarán su productividad y mejorarán su experiencia de uso del correo electrónico.

¡Comienza a ajustar la configuración de Gmail y utiliza todos estos trucos para obtener la máxima productividad!

Crédito de la foto destacada: rawpixel a través de unsplash.com

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