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4 pasos críticos en el proceso de delegación

La delegación es parte del estilo de gestión de todo líder exitoso. Una de las razones por las que la delegación es tan acertada es que existe un proceso de delegación bien diseñado que garantiza un flujo de trabajo fluido.

Al mismo tiempo, la delegación es algo que se puede personalizar según las necesidades del entorno de trabajo de cada líder.

¿Está confundido acerca de cómo estos dos factores van de la mano?

Es simple. Hay 4 pasos vitales que deben seguirse tal cual. Puedes improvisar los detalles en profundidad y otras partes del proceso como quieras.

Si quieres saber en qué consisten estos 4 pasos y cómo puedes sacarles el máximo partido, ¡estás en el sitio adecuado! Sigue leyendo para enterarte de todo.

Pre planeado

Si alguna vez ha cocinado, sabrá que cuanto mejor se prepare, más sabrosa será su comida final.

La delegación no es diferente. Para mejorar los resultados de cada paso de la delegación, debe hacer algunos deberes antes de que comience el trato real. Solo entonces podrá realmente ahorrar tiempo a través de la delegación.

1. Evalúe a sus empleados

El primero de ellos es la evaluación de sus empleados. Con el tiempo, cada empleado aprende más habilidades y las pule.

Sin embargo, siempre hay algo que un individuo puede hacer mejor que el resto. Es posible que tenga un miembro del equipo que sea un excelente diseñador gráfico. Otro podría tener mucha experiencia en contabilidad.

El trabajo de un líder administrativo es observar a cada subordinado. Averigua qué es lo que cada uno hace mejor. Tienes que identificar todas las habilidades, así como la falta de habilidades de cada individuo que trabaja contigo.

Mantenga un registro seguro de estos datos. Resultará muy beneficioso a la hora de delegar tareas. Si ya evaluó a todos los miembros de su equipo, sabrá qué tareas asignar y a quién mantener alejado de ellos.

2. Ordenar tareas

El siguiente paso en la planificación previa es clasificar las tareas. Dado que cada día surgen más trabajos y proyectos, no es algo que pueda hacer con mucha anticipación. Pero tan pronto como obtenga los detalles de un trabajo, debe idear un plan de inmediato.

Lo primero que hay que hacer es decidir qué tareas delegar y cuáles no. Luego, reúna un equipo para los que necesitan ser delegados. Determina los plazos, el nivel de delegación que deseas adoptar para cada miembro y otros detalles.

Con una planificación previa sólida que incluye estos dos pasos, ¡está más que listo para asumir los proyectos más difíciles con la ayuda de la delegación!

4 Pasos del Proceso de Delegación

En el futuro, echemos un vistazo a los 4 pasos que hacen que la delegación sea tan fuerte como lo es. Entiende bien cada paso. Una vez que conozca el proceso, puede aplicar la delegación de la manera correcta en su espacio de trabajo para lograr numerosos beneficios.

1. Asignación

Con la planificación previa eliminada, ahora debe continuar con el primer paso de la delegación. Es la asignación de las tareas.

Una vez que haya descubierto lo que quiere delegar y quién es la persona más capacitada para hacerlo, este paso se vuelve bastante simple.

Ahora, hay dos opciones. Puede delegar en un subordinado experto que pueda abordar la tarea por su cuenta o, si el proyecto es más amplio, puede diseñar un equipo de personas con múltiples habilidades que sean perfectas para el trabajo.

En el momento de la asignación, debe reunir a todos los subordinados que deben trabajar juntos. Comunicar instrucciones detalladas sin dejar ninguna ambigüedad. Esté abierto a preguntas y consultas para aclarar toda confusión.

En segundo lugar, tener muy claros los plazos. Decida su estilo de liderazgo y nivel de delegación en este punto.

Por lo tanto, si desea que ciertos subordinados se informen sobre el progreso cada semana, infórmeles en esta etapa. Decida un día y una hora con los que todos se sientan cómodos.

Una cosa que un buen líder nunca hace es establecer plazos estrictos cuando no es necesario. Por lo tanto, sea lo más complaciente posible.

No dude en negociar. Deje que sus subordinados den sugerencias sobre cómo creen que se puede mejorar el trabajo. Si alguien quiere más tiempo, más supervisión o no está dispuesto a hacer el trabajo asignado, sea comprensivo.

La comunicación abierta es una parte vital del éxito de este paso.

2. Cambio de autoridad

Cuando asigna tareas, todavía no ha comenzado realmente a delegar. En el paso 1 del proceso de delegación, solo ha decidido quién hace qué. Esto es más o menos lo mismo que la distribución regular de tareas que cualquier gerente hace en su oficina.

Para poner realmente en práctica la delegación, llega al paso 2. Aquí es donde delega la autoridad.

Delegación de autoridad significa que le das un grado de poder a todos los subordinados dependiendo de la tarea que tienen que cumplir.

Por ejemplo, si elige a un empleado de nivel inferior para negociar con un colaborador, también deberá otorgarle a esta persona toda la autoridad necesaria para ponerse en contacto con dicho colaborador.

No todos los empleados tienen acceso a la lista de contactos de la organización. Del mismo modo, no todos los empleados pueden ponerse en contacto con un tercero, invitarlos a la oficina y organizar una reunión.

Entonces, para una delegación exitosa, le dará a este subordinado acceso a toda la información necesaria. También se compartirán los tratos anteriores realizados con el colaborador. También puede ser necesario asignar un pequeño presupuesto para una reunión decente.

A menos que se delegue la autoridad en este proceso, el gerente o líder no puede dar un paso atrás.

Míralo de esta manera:

El subordinado continúa con la tarea sin la autoridad. Esta persona sigue intentando ponerse en contacto con el colaborador, pero después de varios intentos fallidos, se pone en contacto contigo para ayudarte a crear el enlace.

Entonces, llega el momento de la reunión. Una vez más, el subordinado necesita que despeje su horario para permitir los arreglos necesarios.

Este proceso no solo es una completa pérdida de tiempo, sino que también mantiene al gerente y al líder ocupados con la tarea que debía delegarse.

Por lo tanto, no puede omitir este paso de delegación de autoridad.

3. Sumisión

Todo ha ido bien y se acerca la fecha límite. Espera que todos sus subordinados entren a su oficina con los mejores resultados posibles. Todo lo que espera es una salida exitosa.

La mayoría de las veces, recibes exactamente lo que querías o algo incluso mejor. Pero algunas veces, las cosas también pueden fallar. Puede haber un subordinado que esperabas que lo haría muy bien pero terminó con algo completamente opuesto a lo que se necesitaba.

Este es el mejor consejo que obtendrás hoy:

Cuando llegue el momento de la sumisión, vea a sus subordinados como meros humanos, no como sus empleados.

Es muy difícil aceptar presentaciones fallidas con calma, pero eso es lo que debes hacer.

En caso de que ocurra este desafortunado incidente, comience inmediatamente a solucionarlo. Puede sentarse con el mismo subordinado y rehacer el trabajo. Adopte el estilo de delegación de intervención.

Otra cosa que puede hacer si tiene una agenda ocupada es volver a delegar la tarea a otro empleado de confianza. Pero sea más cauteloso e involúcrese esta vez para minimizar el riesgo de fallar nuevamente.

4. Responsabilidad

El trabajo se ha hecho, el proyecto se ha completado y puede pensar que el proceso de delegación está completo.

no lo es

El último paso es extremadamente importante. Es hora de rendir cuentas.

Recuerdas a tus subordinados que se les dio la responsabilidad junto con la autoridad necesaria para cumplirla. Por lo tanto, son responsables de todo lo que hicieron en el camino.

Sin responsabilidad, ninguno de los subordinados sentirá la presión de estar a cargo. Eso significa que no podrán dar su mejor desempeño.

La rendición de cuentas no es algo que se hace necesariamente al final. Continúa simultáneamente desde el paso 1 del proceso. Sin embargo, al final, debes reforzar la idea.

Para los miembros del equipo que lo hicieron bien, ofrezca agradecimiento. Esto les dará tranquilidad, lo que les servirá como un empujón de motivación para que sigan trabajando bien.

Para las personas que se equivocaron, ofrezca orientación. Dígales cómo pueden evitar errores en el futuro. No los reprendas. Aproveche esta oportunidad para enseñarles lo que aún no saben.

Línea de fondo

Nunca se puede negar la belleza de la delegación. Es un concepto notable con una implementación excelente. El proceso es impecable y cuida todos los aspectos. Pero cómo aprovechar esta brillante idea depende de usted.

Eres libre de hacer cambios en el proceso como quieras. Haz lo que funcione mejor para tu equipo. Pero nunca sueltes estos 4 elementos.

Estos son los 4 pasos que pueden hacer que tu delegación sea más efectiva. Por lo tanto, ponga en práctica este proceso a partir de hoy y ayude a su organización a rendir al máximo.

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Crédito de la foto destacada: Marvin Meyer a través de unsplash.com

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