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Los horarios ocupados no son atípicos para quienes trabajan a tiempo completo en las oficinas. Tanto es así que la frase “Odio trabajar” puede ser algo común que se te pase por la cabeza si descubres que el trabajo te está consumiendo la vida y que no tienes tiempo para nada más.
Pero, ¿y si te dijera que hay una forma de ganar más tiempo?
Los trabajadores de hoy en día viven en un mundo donde estar ocupado se pone en un pedestal. Existe una idea errónea común de que cuanto más trabajo acepte asumir y cuanto más ocupado esté con las tareas, más le demostrará a su jefe y colegas cuánto es un trabajador dedicado.
Sin embargo, la mayoría de las veces, es simplemente un concepto erróneo. El hecho de que su horario esté ocupado no significa necesariamente que esté siendo productivo.. ¿Y cuánto valor estás aportando si no eres productivo?
Saber la diferencia entre «ocupación» y «productividad» es la base para poder abordar su apretada agenda de trabajo para crear más tiempo.
Mientras que estar ocupado se refiere a tener mucho en su plato, ser productivo significa lograr resultados efectivos en el menor tiempo posible. Esto último puede llevarte a una mayor probabilidad de tener más tiempo para disfrutar libremente.
Tener una agenda apretada no solo puede hacer que se sienta abrumado y estresado, sino que también puede dejarlo sintiéndose derrotado y sin la motivación para continuar y completar sus tareas lo mejor que pueda.
Si bien es posible que la mayoría de ustedes no pueda controlar la cantidad de tareas que se le asignan, existen formas que pueden ayudarlo a administrar esas tareas para que no pase todo su tiempo preocupado por ellas.
Crear más tiempo no requiere un genio mágico o una máquina del tiempo. Es más fácil que eso. Todo lo que necesita son técnicas que pueda aplicar para que, en lugar de sentirse abrumado e inundado de tareas, pueda abordar su agenda de manera productiva.
Además de las técnicas a continuación, Lifehack te ofrece la Guía de 4 pasos para crear más tiempo fuera de un horario ocupado. ¡Es una guía gratuita para ayudarlo a priorizar su demanda diaria y dejar de estar demasiado ocupado! Coge la guía gratuita.
Ahora, profundicemos en las 5 técnicas para hacer frente a una agenda apretada.
1. Priorizar
Si aún no está priorizando sus tareas, ¡entonces lo está haciendo todo mal!
Priorizar las tareas en su agenda es una buena manera de abordarlo, ya que resalta lo que debe hacerse primero. Y conocer esta información puede ayudarlo a administrar su tiempo y garantizar que cumpla con todos sus plazos.
Un enfoque de priorización que podría probar es «comerse la rana». Un método popularmente acuñado por Brian Tracy en su libro, ¡Cómete esa rana! 21 excelentes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempono requiere que consuma anfibios, sino que lo alienta a abordar primero su tarea más importante.
La idea detrás de esto es que una vez que elimines la tarea más grande, la sensación de logro será tan grande que estarás motivado para completar el resto de tus tareas del día sin problemas, creando una especie de efecto dominó. .
2. No se comprometa demasiado
Si usted es el tipo de persona que dice que sí a cada solicitud que le hacen, entonces no es de extrañar que tenga una agenda ocupada. Encontrarte asumiendo más tareas y obligaciones de las que puedes cumplir puede llevarte a esa mentalidad de «Odio trabajar».
Si bien decir que no puede no ser algo natural para algunas personas, es una habilidad que debe desarrollarse si quiere asegurarse de que está trabajando dentro de sus límites. Comprometerse demasiado con las cosas puede estirarlo y causar presión y estrés adicionales.
Puede que le resulte difícil decirle que no a su jefe, pero, créame, decir que no inicialmente lo decepcionará menos que si acepta algo y no lo entrega en todo su potencial.
Aunque rechazar tareas y obligaciones creará más tiempo para usted, siempre es bueno tener en cuenta que antes de decir que no automáticamente a cada solicitud, primero debe evaluar lo que se le pide. Nunca se sabe, puede haber algunas cosas que no tomarán demasiado de su tiempo y que valdrían la pena.
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3. Mantente Organizado
La planificación, la coordinación y la implementación de un sistema son fundamentales para abordar productivamente una agenda apretada.
La forma en que te mantengas organizado depende, por supuesto, completamente de ti. Ya sea que esto signifique tener implementado un sistema completo de administración de tareas o una simple lista de tareas diarias escrita en una hoja de papel, visualizar su agenda puede ayudarlo a mantenerse organizado y estar al tanto de todo.
También puede garantizar que no olvide una tarea importante. Estar preocupado por una agenda apretada puede significar que accidentalmente puede pasar por alto las cosas. También puede ayudarlo a estar preparado para sorpresas inesperadas o cambios de última hora para que no ralentice su flujo de trabajo.
Recuerde que lo que puede funcionar para su colega puede no funcionar para usted. Entonces, el hecho de que no tenga el último sistema de programación de última generación no hace que su forma de organización sea menos válida.
4. Delegado
Si tiene la capacidad de hacerlo, delegar tareas es otra forma de administrar una agenda apretada. Saber delegar de manera efectiva es una habilidad esencial que todos en cualquier posición de liderazgo deben poseer. No solo aligerará su carga de trabajo, sino que también liberará su tiempo para que pueda dedicarlo a algo que disfrute.
Hay más en la delegación efectiva que gritar órdenes. Por ejemplo, debe identificar el tipo de habilidades que se necesitan para completar la tarea y luego determinar quién será el mejor para hacerlo. Esto requiere que conozca a sus empleados y/o colegas. También debe asegurarse de dar instrucciones claras para evitar tener que rehacer la tarea porque no se hizo correctamente la primera vez.
La delegación de tareas no solo te beneficia a ti. Puede ayudar a otra persona a adquirir nuevas habilidades que pueden serle útiles en el futuro. Pero antes de empezar a delegar, mira siempre si hay tareas que puedas eliminar por completo. No tiene sentido darle a otra persona la responsabilidad si realmente no tiene que hacerse en primer lugar. ¡Quiere crear más tiempo para todos en la empresa, no solo para usted!
5. Toma descansos
Los peligros de una agenda apretada es que puede provocar estrés, agotamiento y una disminución de la productividad; por eso es importante incluir descansos en su horario. Esto se refiere especialmente a las personas que trabajan frente a las computadoras ya que corren el riesgo de llevar estilos de vida sedentarios.
Tomar descansos regulares es crucial para mantener su salud y bienestar. Demasiado estrés y agotamiento pueden provocar graves problemas de salud, como sufrir un agotamiento laboral, que ahora se reconoce como un síndrome legítimo causado únicamente en el lugar de trabajo.
Los beneficios de tomar descansos regulares mientras trabaja es que, si bien puede parecer que está siendo contraproducente al tratar de crear más tiempo, al mantener su salud y bienestar, en realidad está aumentando sus niveles de energía y productividad.
¡Solo se necesita un micropausa de 30 segundos para mejorar la agudeza mental en un 13 %! Además, también está reduciendo las posibilidades de contraer una enfermedad que puede resultar en una cantidad considerable de tiempo fuera de la oficina.
La línea de fondo
Tener una agenda apretada puede hacer que sea fácil quedar atrapado en el trabajo y olvidarse de las otras cosas en su vida. Donde el ajetreo se refiere a la cantidad de cosas que tiene en marcha, la productividad se trata de qué tan bien aborda sus tareas para que pueda lograr todo lo que pueda en el menor tiempo posible.
Al aplicar las 5 técnicas anteriores, puede administrar su horario de manera más productiva; también está un paso más cerca de erradicar completamente de su mente la noción de “Odio trabajar”, ya que notará que su agenda se libera.
Podrás dedicar el tiempo creado a las cosas que más te importan.
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Crédito de la foto destacada: JESHOOTS.COM a través de unsplash.com
