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7 métodos integrales sobre cómo cumplir con los plazos

Los plazos son importantes cuando se trata de lograr sus objetivos, tanto grandes como pequeños. Sin embargo, no logrará el éxito estableciendo plazos poco realistas para cada tarea en su lista de tareas pendientes. Tienes que ser estratégico al establecer plazos que te permitan tener éxito.

¿Qué quiero decir con ser estratégico? Significa que cada fecha límite que establezca debe empujarlo hacia adelante en la dirección de su objetivo en cada intervalo de tiempo. De esa manera, puede mantenerse motivado y registrar pequeñas victorias. Un gran objetivo que está a un mes de distancia puede convertirse en una carga o hacer que experimente agotamiento. Si bien el arte de cumplir con los plazos sigue siendo un hueso duro de roer para la mayoría de las personas, puede intensificar su juego aprendiendo algunas formas prácticas de cumplir con los plazos y los beneficios.

¿Por qué es esencial cumplir con los plazos?

Establecemos plazos por las siguientes razones:

La terminación de la tarea

Los plazos le permiten evitar olvidar algunas tareas que no tienen un punto final específico. También le ayuda a saber cuándo está perdiendo demasiado tiempo en una tarea.

Flujo de trabajo fluido

Los plazos facilitan la colaboración efectiva cuando se trata de actualizar un objetivo compartido. También ayuda a sacar proyectos complejos dividiéndolos en hitos.

Establezca expectativas claras

Los plazos estipulan lo que debe hacer y cuándo. Le ayuda a estar a cargo de su tiempo y trabajo.

A pesar de todos estos beneficios, el incumplimiento de los plazos puede traer algunas consecuencias graves. Muchas personas competentes han sido expulsadas de un equipo porque no cumplieron con la fecha límite. Los plazos incumplidos pueden destruir su reputación y limitar el progreso de su carrera, especialmente cuando sucede con frecuencia.

A nivel corporativo, puede afectar la reputación de la organización. Cualquier retraso puede desencadenar una cláusula de penalización en un acuerdo contractual, lo que puede afectar el resultado final de la empresa.

7 métodos integrales para cumplir con los plazos

No todos son naturales cuando se trata de hacer el trabajo cuando lo necesitan. Algunos se distraen, otros posponen las cosas y otros simplemente tienen malas habilidades de gestión del tiempo. Utilice los siguientes métodos para cumplir con los plazos y hacer más.

1. Evaluar el requisito del trabajo

Lo primero que debe hacer es entender las demandas de la tarea. Pregúntate qué implica el trabajo. En la mayoría de los casos, la persona que le asignó el trabajo habría tenido en cuenta la complejidad de la tarea.

2. Asegure los recursos correctos

El siguiente paso es asegurarse de tener todo lo que necesita para completar el trabajo dentro del plazo especificado. ¿El trabajo requiere capacitación, investigación, soporte técnico, personas o materiales? Si no cuentas con todos los recursos necesarios, puedes solicitar que se amplíe el plazo.

3. Haz espacios para eventualidades

A veces, las cosas no funcionan según lo planeado. Es razonable adelantarse a problemas potenciales. Por ejemplo, podría haber un bloqueo, una falla en el equipo, una enfermedad o la necesidad de realizar rápidamente una tarea urgente e importante, todo lo cual puede afectar su agenda.

Estas eventualidades tendrán poco impacto en su cronograma cuando se haya tomado el tiempo para considerarlas al comienzo del proyecto. Puede informar a un colega para que lo cubra en una emergencia, pero asegúrese de delegar la tarea a la mejor mano.

4. Establezca un plan detallado

Debe crear un programa completo. Una forma de hacerlo es dividir las tareas en hitos y establecer una fecha límite para cada uno de ellos.

En consecuencia, se dará cuenta de que necesita más tiempo del que permite todo el proyecto. Esfuércese por comunicar esto como un problema a su gerente en lugar de esperar que las cosas funcionen.

5. Posiciónate para cumplir con los plazos

Eres un factor esencial a la hora de cumplir los plazos. Necesitas aprender a administrarte para cumplir con los plazos. Cumplir con los plazos requiere autodisciplina, buenos hábitos, ser organizado y la mentalidad correcta.

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo a administrarse para cumplir con los plazos:

  • Aprende a decir no» – Si es posible, tómese el tiempo para evaluar una fecha límite antes de aceptar. No se sienta presionado a decir que sí si no puede manejarlo.
  • Cambia tu mentalidad – Evitar resentir los plazos. En primer lugar, puedes hacer lo que te propongas. Los plazos pueden permitirle alcanzar un objetivo que normalmente descartaría.
  • Separar la “planificación” de la “acción real” – Un plan no es efectivo hasta que lo llevas a cabo. Una vez que hayas ideado un plan, ¡hazlo todo para ejecutarlo!
  • Maximice su tiempo – La multitarea no es eficiente. Administre su tiempo adecuadamente para que pueda trabajar de manera efectiva.
  • Elimina los malos hábitos – Si eres un maestro en posponer las cosas, descubre cómo abordarlo. Prueba estos trucos para encaminarte y superar tu tendencia a procrastinar.
  • Encuentre sus disparadores – Un estudio reciente reveló que los plazos simplemente no son suficientes para algunas personas. Si eres uno de ellos, encuentra lo que te impulsa a la acción. ¿Es una recompensa, hacer un trabajo de calidad, un reconocimiento o ahorrar tiempo para disfrutar de lo que te interesa?
  • Haz que tus conjeturas sean más precisas – Podría estar equivocado al intentar adivinar cuánto tiempo llevará completar un proyecto. Adivinar podría ser más oneroso cuando estás asumiendo una nueva tarea. Practicar con los plazos finalmente lo ayudará a identificar cuánto tiempo llevará una tarea en particular, así que tenga paciencia.

Acostúmbrate a cumplir con los plazos. Puede comenzar con plazos más pequeños: cepillarse los dientes a las 6 a. m., hacer ejercicio a las 6:30 a. m., leer a las 12 p. m.; aplicar la misma estrategia para llevar a cabo tareas más importantes.

6. Ayudar a otros a cumplir con los plazos

Esto se aplica principalmente a los gerentes. Sabes quién es capaz de cumplir con los plazos y quién necesita tu apoyo.

Recuerde, una vez que establece fechas límite para otros, les transfiere responsabilidades. Sin embargo, aún necesita apoyarlos para tener éxito. Por ejemplo, motívelos a manejar la presión que conlleva cumplir con los plazos.

Averigüe regularmente si tienen problemas o cree un sistema de informes para hacer un seguimiento del progreso.

Si es posible, permita que su equipo establezca sus fechas límite. La investigación ha encontrado que permitir que sus trabajadores muestren iniciativa puede mejorar su productividad.

¡Aquí está la última carta que también puedes probar! Establecer plazos falsos. Un estudio publicado en el Journal of Consumer Research mostró que los plazos establecidos antes de la fecha de vencimiento real motivan a las personas a comenzar rápidamente en lugar de más tarde, lo que puede informar la procrastinación. Puede decirle a su equipo que necesita su opinión antes de hacerlo.

7. Limite las consecuencias de una fecha límite incumplida

A pesar de todos sus esfuerzos, es posible que aún no cumpla con los plazos. En caso de que esto suceda, relájate e intenta en lo posible minimizar el daño. La comunicación es muy importante cuando se trabaja en un proyecto. No puede simplemente permanecer en silencio durante todo el proceso y esperar que otras partes interesadas lo entiendan. A medida que avanza en la tarea, descubra los posibles desafíos que interrumpen su plan y demuestre que se está preparando para las eventualidades.

Entonces, si no cumple con los plazos, otros lo entenderán y estarán listos para ayudarlo. En este caso, gestione los problemas actuales tan pronto como pueda y consienta en adherirse a un nuevo horario. Luego, revisa tu proyecto para saber qué ocurrió y cómo evitar que vuelva a suceder.

Sin embargo, perder una fecha límite puede tener graves consecuencias, así que tenga cuidado. Por ejemplo, si trabajas como autónomo o en una agencia, la otra parte puede rescindir el contrato y hacerte una mala crítica. El incumplimiento de una fecha límite puede empañar la imagen de su marca. Esta es la razón por la que generalmente no puede permitirse perder la fecha límite. Asume la responsabilidad y deja de poner excusas si quieres tener un impacto. Concéntrese en sus tareas y haga las cosas.

Conclusión

Los plazos se establecen para facilitar la buena marcha de cualquier proyecto. Permite a todos trabajar en un objetivo común.

Debe desarrollar la mentalidad y la actitud correctas para tener éxito en el cumplimiento de los plazos. Aprovecha al máximo tu tiempo y cree que puedes hacer cualquier cosa que te propongas. Una vez que creas en ti mismo y te coloques en el espacio mental correcto, descubrirás que puedes cumplir con los plazos de manera más consistente.

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Crédito de la foto destacada: Miguelangel Miquelena a través de unsplash.com

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