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8 estrategias de gestión del tiempo para personas ocupadas

Durante los 25 años que trabajé en entornos corporativos y entrené a emprendedores, la gente siempre buscó mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.

Como entrenador, la gente a menudo acude a mí porque siente que no tiene suficiente tiempo para lograr todo lo que quiere cada día. Están ocupados, pero no trabajan en las cosas que les dan mucha alegría o que tienen un impacto real en su negocio y en su vida.

Estar en constante acción durante todo el día es la norma. Están atrapados en un ciclo interminable de ocupaciones y llenando el tiempo con tareas.

Una de las cosas que he notado sobre el trabajo ocupado es que no hace que las personas sean más productivas o creativas. De hecho, crea más complicación y complejidad.

Lidiar con correos electrónicos, asistir a numerosas reuniones, realizar múltiples tareas y trabajar en actividades de bajo valor a menudo no es el mejor uso de su tiempo.

¿Qué pasaría si hubiera una manera diferente de pensar sobre cómo administra su tiempo? ¿Te gustaría poder administrar tu tiempo de manera más efectiva y terminar cada día satisfecho con lo que has logrado?

Hay algunas estrategias simples de administración del tiempo que las personas ocupadas pueden usar para ser más efectivas, productivas y hacer más de las cosas más importantes.

A continuación se presentan 8 estrategias de administración del tiempo que las personas ocupadas pueden implementar ahora mismo para simplificar sus vidas y cambiar la forma en que piensan administrar su tiempo.

1. Realice una auditoría de tiempo

Si desea tomar el control de su tiempo, el primer paso es comprender cómo está gastando su tiempo en este momento.

No puede hacer un cambio hasta que tenga claro dónde se encuentra y qué funciona y qué no funciona.

Esta auditoría le brinda una visión general del valor que está creando y los resultados que está entregando en comparación con el tiempo que está invirtiendo en cada proyecto o tarea. Le ayudará a simplificar todo para que pueda comprender muy rápidamente si está utilizando su tiempo de manera productiva o no.

Cuando mis clientes de coaching realizan una auditoría de tiempo, generalmente lo hacen durante siete días seguidos y recomendaría lo mismo para usted.

Cómo realizar una auditoría de tiempo

  1. Obtener una hoja de papel en blanco
  2. Poner una fecha en la parte superior
  3. Dibuja tres líneas en la página
  4. Título de la primera columna ‘Trabajo de alto valor’
  5. Título de la segunda columna ‘Buen trabajo’
  6. Título de la tercera columna «Trabajo de bajo valor»

Trabajo de alto valor es un trabajo que te encanta hacer, en el que eres genial. Es el trabajo que ofrece los mayores resultados.

Buen trabajo es un trabajo que disfrutas. Ofrece buenos resultados, pero es un trabajo que a menudo es repetitivo y otra persona podría hacerlo igual de bien o mejor.

Trabajo de bajo valor no te emociona y probablemente te frustra. No ofrece grandes resultados, reduce sus niveles de energía y podría dejar de tomarlo o dárselo a otra persona.

Para cada proyecto o tarea que emprenda, asígnelo a una de las tres columnas con el nombre del trabajo y la cantidad de tiempo dedicado.

Al final de los 7 días, sume la cantidad de tiempo invertido en cada columna y en cada proyecto.

Prefiero el papel, pero también puedes usar una herramienta como alternar o cosechar.

Esto puede ser un ejercicio revelador. Al final de la auditoría, busque formas de mejorar la forma en que emplea su tiempo. Pregúntese cómo puede pasar más tiempo haciendo un trabajo de alto valor que genere el mayor impacto, traiga más alegría y entregue los resultados que desea.

2. Establecer objetivos de gestión del tiempo

Sin una visión u objetivos claros, es fácil desviarse, perder el enfoque y distraerse.

Al crear claridad sobre dónde se encuentra ahora y hacia dónde quiere llegar, se vuelve mucho más fácil concentrar su tiempo en las actividades de alto valor que lo ayudarán a lograr sus objetivos.

Al establecer objetivos específicos y medibles, puede identificar claramente cómo es su futuro ideal y crear un plan y un camino para llegar allí.

Con esta claridad, puedes simplificar todo. Tiene claro su destino y sabe la mejor manera de administrar su tiempo, recursos y personas para llegar allí,

Al comprender lo que hace mejor y lo que puede crear el mayor impacto, obtiene una mayor claridad sobre la mejor manera de usar su tiempo y quién más puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos.

Dominar su tiempo se trata en parte de los cambios que puede hacer. También se trata de quién puede ayudarlo a ser aún más eficaz.

Establecer metas puede darle la fuerza de voluntad y la motivación para avanzar en la dirección correcta, ahorrándole tiempo y reduciendo el ajetreo y la procrastinación.

Establezca metas para cada período de 90 días y luego revise su desempeño al final de ese ciclo. Revise lo que funcionó y los avances que logró. Luego configure sus próximos objetivos de 90 días.

Obtenga más información sobre cómo establecer metas para hacer las cosas en este artículo: 17 consejos inteligentes sobre cómo establecer metas para hacer más cosas

3. Delegar y subcontratar

Cuando completa una auditoría de tiempo, comprende exactamente dónde está invirtiendo su tiempo actualmente y en qué actividades.

La clave para una delegación efectiva es comprender sus fortalezas únicas y el mayor valor que crea, y descubrir cómo puede dedicar más y más tiempo a ese trabajo.

A veces sentimos que somos las únicas personas que pueden hacer el trabajo, así que nos aferramos a las tareas que no disfrutamos y nos alejamos de las cosas que hacemos mejor.

Todos podemos recuperar horas haciendo un trabajo mejor y más productivo. Trabajo que realmente amamos hacer.

En lugar de pensar en cómo puedes acomodar todo en tu agenda, considera quiénes son las personas que pueden asumir proyectos y tareas.

Piense dónde podría utilizar mejor su energía creativa y sus habilidades únicas.

Un director ejecutivo de una agencia de viajes con la que trabajé recuperó 15 horas a la semana simplemente contratando a un asistente para que trabajara con ella. Pudo pasar más tiempo haciendo las cosas que mejor hacía y que amaba hacer. Esto incluía ganar nuevos negocios, pasar tiempo con sus clientes y obtener más referencias.

Prueba este consejo:

Cada 90 días, piense en cómo puede eliminar 3 cosas de su lista de trabajos de bajo valor que actualmente lo frustran, lo molestan o que considera que no ofrecen ningún valor real.

Piense en 3 cosas de su lista de Buen trabajo que puede delegar o subcontratar.

Piense en 3 cosas de su lista de alto valor a las que le gustaría dedicar más tiempo.

Continúe siguiendo este proceso cada 90 días para liberarse aún más y concentrarse más tiempo en las cosas que hace mejor y obtener resultados del más alto nivel.

Esta guía sobre cómo delegar te será útil: ¿Has caído en la trampa del ‘ocupado’? Aquí está tu salida

4. Comienza a priorizar

Cuando es claro e intencional acerca de cómo quiere usar su tiempo y sus metas futuras, la clave es comenzar a priorizar su tiempo para hacer realidad esas metas.

Si no establece prioridades, puede perder el enfoque, distraerse y comenzar a procrastinar. Su tiempo se llenará con actividades de bajo valor y el perfeccionismo puede colarse.

Si tiene 20 cosas en su lista de tareas pendientes cada día, no está priorizando. Cuando tiene una lista interminable de tareas pendientes y una bandeja de entrada repleta, su carga de trabajo se extenderá continuamente, lo que lo abrumará y perderá la claridad y el enfoque.

Si está muy ocupado, la clave para la gestión del tiempo es el enfoque y la priorización de las actividades que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos.

Una estrategia simple de gestión del tiempo es establecer un máximo de cinco cosas que desea lograr cada día. Esas son tus prioridades.

Si logras completarlos, puedes trabajar en otras cosas, pero esos cinco que has identificado tienen prioridad.

Esta intencionalidad garantizará que no se distraiga y pase a elementos y tareas que no están en su lista de prioridades.

Consulte este artículo sobre cómo priorizar mejor: Cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido y vea el video a continuación para aprender a crear más tiempo:

5. Haz lo más importante primero

Esta estrategia es una de las claves para una gestión eficaz del tiempo.

Comienza tu día preguntándote:

«¿Cuál es la cosa número uno que absolutamente tengo que lograr hoy?»

Una vez que tenga eso claro y se comprometa a lograrlo, lo más probable es que realmente haga el trabajo.

Esta técnica evitará que el desorden, las distracciones y el caos impacten en tu día.

¿La razón? Has tomado una decisión consciente al comienzo del día, cuando tu fuerza de voluntad es fuerte.

¿Has notado que a medida que avanza el día tienes cada vez menos fuerza de voluntad y energía para concentrarte?

Por lo tanto, haga lo más importante o lo más importante primero.

Si ha establecido llamadas con clientes potenciales, hágalo por la mañana.

Si tiene que escribir una presentación importante, vuelva a hacerlo por la mañana.

No realice múltiples tareas. Concéntrese en un proyecto a la vez y trabaje en él hasta completarlo.

Cualquiera que sea tu cosa más importante, si haces eso primero, nunca tendrás un día en el que no hayas hecho algo importante.

Al seguir esta sencilla estrategia de gestión del tiempo, por lo general terminará teniendo un día muy productivo.

A veces puede que tengas que empezar a decir no más a menudo si las cosas no son una prioridad o no encajan con tus objetivos. ¿Cómo? Aprende a decir no con este artículo: El gentil arte de decir no

6. Crea la rutina perfecta para la mañana y la noche

Si está funcionando al máximo física y mentalmente, estará mucho más concentrado y será más productivo.

Crear su rutina matutina perfecta puede brindarle la claridad, el enfoque y la energía para completar sus prioridades clave para el día.

Si puede, dedique entre 60 y 90 minutos a establecer un día de «alto rendimiento» todos los días centrándose en lo que USTED desea lograr.

Tome un desayuno saludable, lea, medite, salga a caminar, lo que sea mejor para usted. Luego, establezca y sea claro en sus prioridades para el día.

¿Cuál es la única cosa en la que desea concentrarse? Haga esa cosa primero hasta que se complete. Esto requiere compromiso y consistencia.

Puede ser difícil al principio, pero, al igual que ir al gimnasio, puede volverse más fácil con el tiempo, si comienza a lograr los resultados que desea.

Si desea duplicar su productividad y maximizar su tiempo, cree una rutina vespertina para complementar su rutina matutina.

Al final de cada día, date 15 minutos para reflexionar sobre el día. Escribe 3 cosas que fueron geniales de ese día. Esto podría ser conseguir un nuevo cliente, una gran reunión que tuviste, comentarios positivos sobre tu trabajo. Cualquier cosa que te haga sentir positivo y confiado. Esta estrategia también te hace sentir agradecido por lo que has logrado.

Luego escribe las 3-5 cosas que quieres lograr al día siguiente, en orden de prioridad. Esto asegurará que todo esté fresco en tu mente a la mañana siguiente y creará una mentalidad segura.

Para agregar una capa adicional a esta estrategia, dedique 30 minutos un domingo a establecer sus prioridades clave para la próxima semana.

7. Trabajar en bloques de tiempo

Si te tomas en serio ganar más control sobre tu tiempo, experimentar más libertad y conquistar cualquier sensación de estrés y agobio, entonces no debes realizar varias tareas a la vez.

En su lugar, trabaje en períodos de tiempo enfocados en sus proyectos prioritarios. No cambies entre tareas o proyectos.

Trabajo con el principio 60/60/30, trabajando en bloques de 50 minutos, luego tomo un descanso de 10 minutos durante los primeros dos bloques de tiempo antes de tomar 30 minutos para leer, caminar o meditar.

Esta estrategia puede ayudarlo a mantener su energía durante todo el día y darle una sensación real de logro a medida que se completan los proyectos.

Mucha gente usa la técnica Pomodoro para controlar su tiempo, pero simplemente puede usar la función de temporizador en su teléfono.

8. Tómate tiempo para ti

¿Con qué frecuencia te tomas tiempo para ti o celebras los logros pequeños o grandes cada día?

Para algunos, es una insignia de logro trabajar más duro y trabajar más horas para hacer tantas cosas como…

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