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8 Habilidades Esenciales de Gestión de Proyectos para un Trabajo Productivo

Cada gerente de proyecto tiene sus fortalezas y debilidades. Aún así, para ser genuinamente productivo, debe tener una combinación de habilidades de gestión de proyectos que sea adaptable y esté listo para cualquier situación.

Ningún proyecto es igual, especialmente cuando se trabaja con diferentes partes interesadas, miembros del equipo, terceros y nuevos desafíos en cada momento.

Los gerentes de proyecto y los trabajadores de todo tipo tienen que aprender rápido y ser adaptables, por lo que es crucial que no solo tenga estas habilidades de gestión de proyectos, sino que también esté siempre trabajando en cómo puede mejorarlas.

Tener estas habilidades esenciales de gestión de proyectos le permite trabajar de manera productiva y profesional. No solo te ayudarán personalmente, sino también en la mejora de un equipo y, en definitiva, del proyecto en sí.

1. Planificación

Si no eres un buen planificador, no serás muy productivo.

La planificación lo es todo en la gestión de proyectos, ya que abarca todas las responsabilidades del director del proyecto, desde el plan del proyecto, la gestión de riesgos, el presupuesto, tu tiempo y el de los que te rodean.

Debe poder realizar el nivel adecuado de planificación en el momento adecuado y con las personas adecuadas. Un gerente de proyecto que siempre está reuniendo al equipo para crear un nuevo plan perderá rápidamente la fe en el equipo que quiere hacer el trabajo.

Un gerente de proyecto debe poder juzgar cuándo planificar en detalle y con qué anticipación, en comparación con la planificación a corto plazo que le permite ajustar el plan de forma incremental.

Ser capaz de lograr el equilibrio entre los detalles de la planificación a largo plazo y la planificación incremental a corto plazo es una habilidad en sí misma. Una vez que pueda hacer que el equipo entre en un flujo natural de planificación incremental, que cubra el trabajo requerido para la gestión de riesgos y la gestión de dependencias, estará en el lugar correcto como gerente de proyecto.

Cuando el equipo entre en este flujo, será más productivo.

Ser un gran planificador también requiere habilidades en la gestión de tareas porque si no eres productivo, el trabajo se acumulará.

Un gerente de proyecto que puede administrar bien sus tareas tiene la capacidad de saber en qué trabajar y cuándo. Centrarse en lo que es importante en lugar de lo que parece urgente aporta el mayor valor al proyecto.

2. Adaptabilidad

Como gerente de proyecto, una de las habilidades críticas es la capacidad de adaptarse a la situación o entorno actual. Durante un proyecto ajetreado, ningún día es igual, por lo que debe estar preparado para lo que se le presente.

Eso podría ser un cambio en la dirección del proyecto, compañeros de equipo que se reportan enfermos, preguntas sin sentido sobre el proyecto por parte de una parte interesada, o que se les pida que vengan y presenten una actualización en el último minuto.

Debe esperar que suceda algo que no planeó para que, cuando suceda, pueda comprenderlo con una mente tranquila y luego tomar las medidas adecuadas.

En la gestión de proyectos, normalmente no se le juzga por lo que acaba de suceder, sino por lo que hizo a continuación para resolver esa situación.

También esté preparado para adaptar la forma en que presenta y se comunica a diario. Por ejemplo, es probable que la forma en que habla con un compañero de equipo sea muy diferente a la forma en que habla con un director ejecutivo, un controlador financiero o la parte interesada del proyecto.

3. Resolución de problemas

Cuando eres gerente de proyectos, todos esperan que tengas todas las respuestas. Puede ser bastante desalentador, ya que nunca puedes saber todo o tanto como un compañero de equipo sobre su tarea o experiencia en particular.

Lo que se espera que puedas hacer es resolver problemas para cualquier aspecto del proyecto. Esto podría ser un problema como que el presupuesto se quema demasiado rápido, conflictos de equipo, clientes exigentes o retrasos en los proyectos.

Para ser un gran solucionador de problemas, necesita suficiente experiencia en la materia en todo el proyecto para poder investigar y sondear para descubrir dónde está realmente el problema. A continuación, puede utilizar diferentes técnicas de resolución de problemas para resolver estos problemas también.

Como gerente de proyecto, siempre debe estar un paso por delante del problema, ya que debe pensar en cómo afectará al proyecto en general. Este enfoque de pensamiento sistémico para la resolución de problemas es una habilidad fundamental para desarrollar porque no desea solucionar un problema si solo causa otro en otro lugar.

4. Comunicación

Tiene que ser un comunicador claro y directo como gerente de proyecto, ya sea verbal o escrito, ya que está trabajando con diversos roles de equipo y partes interesadas, todos con diferente antigüedad.

La clave para ser un excelente comunicador es simplificar lo que está compartiendo para que el miembro del equipo, el cliente o el gerente puedan tener en cuenta esa información y actuar en consecuencia.

El gerente de proyecto está ahí para mantener la información correcta fluyendo hacia las personas correctas y en el momento correcto.

La información correcta también puede significar la cantidad de información para el destinatario, ya que es posible que un informe para un director ejecutivo deba ser breve y de alto nivel, ya sea escrito o verbal, ya que normalmente tienen poco tiempo.

Sin embargo, una actualización para su gerente puede necesitar detalles, ya que necesitarán más contexto para poder ayudar y aconsejar.

La consistencia también es esencial cuando se trata de la comunicación de su proyecto, ya que otros miembros del equipo, gerentes o clientes crearán sus planes de comunicación y actualizaciones en torno a la información que proporcione.

El tener días designados para comunicar ciertos aspectos de su proyecto debe ser consistente para permitir que esto suceda.

También necesita la capacidad de proporcionar una comunicación bien escrita, que podría ser en forma de correo electrónico, informes o presentaciones.

Si le faltan habilidades de escritura, entonces es el mismo problema que no poder comunicarse bien verbalmente: los destinatarios no entenderán completamente lo que está compartiendo o no confiarán en ello.

5. Apertura al aprendizaje

La mejor manera de aprender como gerente de proyectos es haciendo o aprendiendo en el trabajo, como a veces se describe. Desafortunadamente para muchos de nosotros, aprender en el trabajo es difícil, ya que generalmente aprendemos más a través de nuestros errores.

Los errores como gerente de proyecto van a ocurrir, y es la forma en que los enfrenta y aprende de ellos lo que lo convierte en un gran gerente de proyecto.

La retrospección es una gran parte del autodesarrollo y la evaluación para usted y su equipo de proyecto.

Debe ser capaz de dar un paso atrás con regularidad y observar lo que funcionó bien, lo que no funcionó y lo que aprendió de ello.

Puede hacerlo a través de diarios individuales y retrospectivas del equipo. Llevar un diario es una forma natural de capturar sus pensamientos, lecciones aprendidas y acciones en cualquier momento.

Tener un diario contigo en todo momento es clave, y puede tomar la forma de un bloc de notas o una herramienta digital. Capture su aprendizaje lo más cerca posible del momento en que ocurren las situaciones, ya que está fresco en la mente. Esto le permitirá volver a usarlo en el futuro.

Facilitar las retrospectivas es el primer paso para aprender en equipo, pero luego el gerente del proyecto debe apoyar y actuar sobre estas mejoras posteriores a la retrospectiva. Esto ayuda a desarrollar la moral del equipo, así como la confianza en usted como gerente de proyecto a medida que ayuda al desarrollo del equipo.

6. Conciencia del riesgo

Ser consciente de los riesgos significa que debe pensar en lo que podría salir mal en un proyecto, no en un estado de preocupación y estrés, sino en un estado concentrado y controlado.

Debe pensar regularmente en cómo se verá una tarea o flujo de trabajo en particular en unas pocas semanas y cómo puede asegurarse de que el equipo sea lo más productivo posible. También debe saber qué podría impedirles trabajar con una tarea, cliente, herramienta u otro miembro del equipo.

La gestión de riesgos, al igual que la planificación general de proyectos, requiere que pueda obtener el equilibrio adecuado entre los riesgos a corto y largo plazo.

Un riesgo que podría afectar al proyecto en 6 meses no necesita que todo el equipo desactive las herramientas y trabaje en cómo mitigarlo hoy. Sin embargo, es importante planificar un riesgo que probablemente afecte al equipo en una o dos semanas.

La gestión de riesgos no es solo para el director del proyecto; es una cosa de equipo. Un gerente de proyecto no podrá pensar en todos los riesgos ni en cómo mitigarlos. El equipo necesita apoyar esto para aumentar la productividad en todos los ámbitos.

El director del proyecto puede sondear y facilitar conversaciones de planificación o en reuniones de estado con preguntas como:

  • ¿Es eso una suposición?
  • ¿Hay algo que pueda impedirle completar esa tarea?
  • ¿Hay algo que pueda hacer para asegurarme de que tiene todo lo que necesita para completar la tarea?

Este tipo de preguntas, cuando se hacen con regularidad, no solo ayudan a gestionar los riesgos, sino que, con el tiempo, el equipo comienza a dar las respuestas sin que se las pregunten.

7. Conciencia Comercial

Debe comprender los aspectos comerciales de su proyecto, así como también cómo funciona el presupuesto dentro del contexto más amplio de su negocio.

Tener una comprensión detallada de la comercialidad le permite acelerar o evitar crear conversaciones complicadas cuando se trata de un posible cambio en el presupuesto.

Saber qué se puede y qué no se puede hacer con el presupuesto le ahorra tiempo a usted, a su equipo y al controlador financiero a largo plazo.

Considere el siguiente ejemplo.

El equipo solicita un nuevo kit de prueba, ya que es más avanzado que el que tiene actualmente. Entiende los beneficios de la misma, pero sabe exactamente cuánto dinero puede gastar el proyecto en equipos externos, además de las razones por las que se ha establecido este presupuesto.

En lugar de extender la conversación o hablar con su controlador financiero, puede explicarle a su equipo las razones por las que no pueden comprarlo y darles otras opciones.

Es fácil quedarse estancado en el día a día de un proyecto y no prestar suficiente atención a la gestión del presupuesto. El presupuesto es un componente crítico de un proyecto debido al hecho de que si no obtiene ganancias o no mantiene la rentabilidad, es posible que no se considere un éxito.

Un gerente de proyecto debe poder equilibrar la conducción del plan pero al mismo tiempo administrar el presupuesto. Tener una comprensión del presupuesto le permite tomar decisiones más rápido y con confianza al hablar con su gerente y las partes interesadas.

8. Facilitación

Ser bueno facilitando puede ser la diferencia entre tener una reunión productiva y agradable y terminar la reunión con todos frustrados por la falta de progreso.

Las habilidades de facilitación le permiten obtener las mejores ideas de un equipo, ya que es muy probable que un miembro del equipo comprometido hable.

Una excelente facilitación también ayuda a descubrir por qué ocurren los problemas a través de discusiones colaborativas.

Tener excelentes habilidades de facilitación es algo que necesita cuando ejecuta un proyecto, pero comprender a su equipo es otra. Debe poder administrar las relaciones dentro del equipo del proyecto y, en algunos casos, lidiar con los conflictos.

Un gerente de proyecto debe ser bueno con las personas para poder comprender y detectar sus preocupaciones, fortalezas y debilidades.

Con todo esto, debe poder facilitar no solo la dinámica del equipo, sino también los diversos tipos de reuniones del equipo, como los talleres de planificación y las revisiones de proyectos.

La facilitación no se trata solo de cómo maneja un taller y trata los conflictos; Como gerente de proyecto, también debe mostrar empatía y serenidad, especialmente en situaciones estresantes.

Cada miembro del equipo tiene una historia diferente, por lo que mostrar una comprensión de su situación te permite administrar el proyecto, no solo por números y tareas, sino también por tipo de personalidad.

La línea de fondo

Refinar, adaptar y mejorar continuamente estas habilidades de gestión de proyectos es la clave para convertirse no solo en un gran gerente de proyectos sino también en uno productivo.

Si carece de alguna de estas habilidades, el impacto puede ser que múltiples problemas comiencen a…

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