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¿Con qué frecuencia se siente abrumado y desorganizado en la vida, ya sea en el trabajo o en el hogar? Todos parecemos tener problemas con la gestión del tiempo en algún área de nuestra vida; una de las frases más comunes además de “te amo” es “no tengo tiempo”. Todo el mundo sugiere trabajar a partir de una lista de tareas pendientes para comenzar a organizar su vida, pero ¿por qué estas listas también tienen una connotación negativa?

Supongamos que tiene un fuerte deseo de cambiar esta situación con todas sus buenas intenciones; luego puede sacar un papel y un bolígrafo para comenzar a abordar este lío intangible con una lista de tareas pendientes. Lo que suele suceder es que te sientes tan abrumado al ver todo lo que hay en tu lista, lo que te deja sintiéndote peor que antes, o haces la lista pero estás completamente atascado en cómo ejecutarla de manera efectiva.

Las listas de tareas pueden funcionar para usted, pero si no las usa de manera efectiva, en realidad pueden dejarlo más desilusionado y estresado que antes. Piense en un sistema de archivo: el concepto es bueno, pero si simplemente archiva documentos sin estructura ni sistema, el sistema de archivo tendrá un efecto adverso. Es lo mismo con las listas de cosas por hacer: puedes armar una, pero si no lo haces bien, es un ejercicio infructuoso.

¿Por qué algunas personas encuentran que las listas generales de tareas pendientes no funcionan?

La mayoría de las personas encuentran que las listas generales de tareas pendientes no funcionan porque:

  • Se sienten tan abrumados con solo mirar todas las cosas que necesitan hacer.
  • No saben cómo priorizar los elementos de la lista.
  • Sienten que continuamente están agregando a su lista pero no reduciéndola.
  • Hay una sensación de confusión al ver las tareas del hogar mezcladas con las tareas del trabajo.

Beneficios de usar una lista de tareas pendientes

Sin embargo, hay muchas ventajas trabajando a partir de una lista de tareas pendientes:

  • Tienes claridad sobre lo que necesitas hacer.
  • Se sentirá menos estresado porque todas sus tareas pendientes están en papel y fuera de su mente.
  • Te ayuda a priorizar tus acciones.
  • No pasa por alto tantas tareas y olvida nada.
  • Te sientes más organizado.
  • Te ayuda con la planificación.

4 reglas de oro para hacer que una lista de tareas pendientes funcione

Estas son mis reglas de oro para hacer que una lista de «cosas por hacer» funcione:

1. Categorizar

Los estudios han demostrado que su cerebro se abruma cuando ve una lista de 7 u 8 opciones; quiere cerrar. Por esta razón, necesita trabajar desde diferentes listas. Sepáralos en diferentes categorías y no tengas más de 7 u 8 tareas en cada uno.

Podría funcionar bien para usted tener una lista de «proyectos», una lista de «seguimiento» y una lista de «no olvidar»; sabrá qué funcionará mejor para usted, ya que estos títulos serán diferentes para todos.

2. Agregar estimaciones

No solo necesita saber lo que se debe hacer, sino también cuánto tiempo tomará para planificar de manera efectiva.

Imagina en tu lista que tienes una tarea que tomará 30 minutos, otra que podría tomar 1 hora y otra que podría tomar 4 horas. Necesita saber el momento en que mira la tarea, de lo contrario, socavará su planificación, así que agregue una columna adicional a su lista e incluya su estimación de cuánto tiempo cree que llevará la tarea, ¡y sea realista!

Propina: Si le resulta un desafío estimar con precisión, comience por desarrollar esta habilidad a diario. Calcule cuánto tiempo le tomará prepararse, preparar la cena, salir a caminar, etc., y luego compárelo con el tiempo real que le tomó a usted. Comenzarás a ser más preciso en tus estimaciones.

3. Prioriza

Para seleccionar efectivamente en qué debe trabajar, debe tener en cuenta: prioridad, secuencia y tiempo estimado. Agregue otra columna a su lista de prioridad. Divide tus tareas en cuatro categorías:

  • Importante y urgente
  • No urgente pero importante
  • No importante pero urgente
  • Ni importante ni urgente

Desea trabajar en tareas que son urgentes e importantes, por supuesto, pero también, seleccione algunas tareas que son importantes y no urgentes. ¿Por qué? Porque estas tareas normalmente están relacionadas con objetivos a largo plazo, y cuando solo trabajas en tareas que son urgentes e importantes, sentirás que pasas el día apagando incendios. Terminarás descuidando otras áreas importantes que, en la mayoría de los casos, terminarán teniendo consecuencias negativas.

La mayor parte de su tiempo debe dedicarse a las dos primeras categorías.

4. Revisión

Para que esta lista funcione de manera efectiva para usted, debe convertirse en una herramienta diaria que use para administrar su tiempo y la revise regularmente. No tiene sentido tener solo la lista para registrar todo lo que necesita hacer, pero no la utiliza como parte de su plan más amplio de administración del tiempo.

Por ejemplo: al final de cada semana, revise la lista y utilícela para planificar la semana siguiente. Seleccione en qué quiere trabajar teniendo en cuenta la prioridad, el tiempo y la secuencia y luego programe estos elementos en su calendario. Regla de oro en la planificación: no programes más del 75% de tu tiempo.

Obtenga más información sobre cómo crear una lista de tareas pendientes que funcione aquí: Cómo crear una lista de tareas pendientes que mejore su productividad

Línea de fondo

Así que tome un lápiz y papel y dése el regalo de una mente tranquila y clara descargando todo lo que hay allí y en una lista, ya que ahora tiene todas las herramientas que necesita para que funcione. El conocimiento es inútil a menos que se aplique. ¿Cuánto deseas más tiempo?

¡Por tu éxito!

Crédito de la foto destacada: Emma Matthews a través de unsplash.com

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