Cómo acabar con las reuniones interminables y mantenerse productivo

Estamos en medio de una epidemia de reuniones. Los ejecutivos ahora pasan un promedio de 23 horas a la semana en reuniones, y el 71 por ciento informa que esas reuniones generalmente son improductivas e ineficientes.

A pesar de sus inconvenientes, las reuniones siguen siendo una parte integral de cualquier lugar de trabajo moderno. El auge de los silos de oficina y los trabajadores remotos hacen que los controles regulares sean una necesidad absoluta para mantener a todos en la misma página. Las reuniones no van a desaparecer pronto, entonces, ¿cómo podemos trabajar para reducir su pérdida de tiempo y productividad?

Desafortunadamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta. Si bien es imposible dar un paso simple para eliminar el desperdicio de reuniones, puede comenzar a considerar sus reuniones no como rutinas, sino como inversiones. En lugar de planificar y asistir regularmente a las reuniones sin pensar, piense de antemano cómo puede obtener el mayor retorno de la inversión en el tiempo que dedica a reunirse con los demás de manera efectiva.

Si está buscando poner fin a las reuniones interminables y comenzar a tener reuniones productivas en su lugar de trabajo, aquí hay algunos lugares para comenzar:

1. Optimice sus reuniones por adelantado

La principal causa individual de la sobrecarga de reuniones no son los hábitos arraigados o las malas políticas de la oficina; son malas reuniones. La mayoría de las reuniones comienzan sin una agenda de la que hablar, y las reuniones sin rumbo difícilmente son reuniones.

Una reunión que no logra nada simplemente conducirá a más reuniones en el futuro. Puede poner fin a este ciclo programando reuniones valiosas y productivas para su equipo.

Comience centrándose en el propósito de una reunión. Cada reunión que tenga debe ser necesaria para su éxito, así como para el éxito de su empresa y de sus empleados. Además, es probable que las reuniones que cubren demasiados temas o áreas excedan el tiempo planificado y alienen a los participantes.

Recuerde, las reuniones productivas solo duran lo que es absolutamente necesario. Para entrenarse para acortar las reuniones, puede usar herramientas como «reuniones rápidas» si aprende más sobre el calendario de Google. Esto le permite acortar automáticamente sus reuniones programadas en cinco minutos para que tenga tiempo de hacer las cosas entre reuniones.

2. Haga que sus reuniones sean democráticas

¿Quién programa reuniones en una oficina? Generalmente, los ejecutivos y la alta gerencia son quienes convocan las reuniones y establecen sus agendas. Si bien es importante que los encargados transmitan sus directivas a otros empleados, las reuniones que provienen directamente de arriba no serán muy atractivas para todos los demás.

En su lugar, intente planificar algunas reuniones desde cero. Decidir una dirección o un tema general para una reunión antes de plantear inquietudes o preguntas a sus empleados contribuye en gran medida a mantener a las personas involucradas en las reuniones, y el compromiso de la reunión es una de las mejores maneras de mantener las reuniones breves pero significativas. Incluso algo simple como una encuesta anónima de Google puede dar a los asistentes la libertad de hacer oír su voz.

3. Invita a las personas adecuadas

Todos hemos estado allí, sentados en una reunión y preguntándonos en silencio por qué estamos allí en primer lugar. Cada minuto que alguien pasa en una reunión a la que no pertenece es un minuto desperdiciado, e incluso tiene el potencial de reducir la eficiencia de la reunión en sí.

Una forma de averiguar quién pertenece a una reunión, y quién no, es volver al enfoque de la reunión. Con el tema de la reunión en mente, piense en quién se beneficiaría directamente al escuchar ese tema o tendría algo significativo que agregar a la discusión.

Sin embargo, la asistencia a las reuniones va en ambos sentidos. Si, al decidir la composición de su próxima reunión, deja de lado a alguien que debería haber estado allí, podría perder una cantidad significativa de tiempo tratando de ponerse al día con esa persona.

Asegúrese de pensar un poco fuera de la caja cuando se trata de quién realmente pertenece a una reunión. Si su equipo de diseño se está reuniendo, por ejemplo, probablemente sería mejor tener un gerente de producto y un ingeniero de software sentados para asegurarse de que todo lo discutido esté en línea con las metas de otros equipos también. Las tendencias parecen apoyar esta teoría. La lista de invitados correcta para una reunión ahora podría ahorrar varias reuniones futuras más adelante.

4. Utilice herramientas digitales en su lugar

La tecnología como la videoconferencia ha hecho que las reuniones sean más fáciles que nunca, independientemente de dónde se encuentren los participantes o qué estén haciendo. La proliferación de la tecnología también ha producido una nueva ola de aplicaciones que permiten reducir drásticamente el número de reuniones en la oficina.

Las plataformas de comunicación como Slack te permiten crear canales separados para que la gente chatee. Para algunas de sus reuniones, considere crear un canal de Slack dedicado a ese tema en lugar de organizar una reunión en persona. Haga las preguntas relevantes que desea que se respondan o inicie una discusión. Observe cómo se lleva a cabo una reunión digital sin que nadie deba dejar de trabajar por completo.

Otras aplicaciones de colaboración como Trello permiten que todos vean exactamente en qué están trabajando los demás, lo que elimina la necesidad de reuniones de control constantes. Si hay un cierto tipo de reunión que desea reducir, busque un software que pueda transferir la función de esa reunión a un espacio digital.

Las malas reuniones están acabando con los ingresos de las empresas en todo el mundo, por lo que es importante hacer todo lo posible para controlar el calendario de reuniones de su oficina. Al pensar en las reuniones como activos para su negocio, puede aprovechar al máximo uno de los pasatiempos favoritos de las empresas estadounidenses.