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Cómo comenzar a delegar tareas de manera efectiva (guía paso a paso)

Todos los gerentes y líderes deben dominar el arte del proceso de delegación. Comprender cómo y cuándo asignar la responsabilidad a los demás es esencial para mantener un alto nivel de productividad, tanto a nivel personal como organizacional. Delegar tareas también es esencial para un liderazgo efectivo.

Aprender a delegar es construir un equipo cohesivo y efectivo que pueda cumplir con los plazos. Además, saber cuándo y cómo delegar trabajo reducirá su carga de trabajo, mejorando así su bienestar en el trabajo y aumentando su satisfacción laboral. Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar correctamente o dudan en hacerlo.

En esta guía, descubrirá qué implica realmente la delegación, cómo delegar tareas beneficia a su equipo y cómo asignar tareas de manera efectiva.

La importancia de la delegación

Un buen líder sabe delegar. Cuando delega parte de su trabajo, libera su tiempo y logra más a diario.

La delegación efectiva también promueve la productividad y la buena gestión del tiempo dentro de un equipo al aprovechar el conjunto de habilidades existentes de sus miembros y permitirles desarrollar nuevos conocimientos y competencias en el camino. El resultado es un equipo más flexible que puede compartir roles cuando surge la necesidad.

Cuando está dispuesto a delegar, está fomentando un ambiente de seguridad y confianza. Sus acciones envían una señal clara: como líder, confía en sus subordinados para lograr los resultados deseados. Como resultado, llegarán a pensar en usted como un líder simpático y eficaz que respeta sus habilidades y necesidades.

Delegar no se trata de ladrar órdenes y esperar que su personal cumpla. El trabajo de un gerente es obtener lo mejor de quienes están bajo su supervisión y, al hacerlo, maximizar la productividad y las ganancias.

He aquí un ejemplo de mala delegación:

Dilbert - delegar trabajo

La delegación cuidadosa ayuda a identificar y capitalizar las fortalezas y debilidades únicas de los miembros del equipo. La delegación también aumenta el compromiso de los empleados, ya que demuestra que los gerentes están interesados ​​en aprovechar sus talentos.

¿Por qué la gente teme delegar tareas?

La delegación aumenta la productividad, pero no todos los gerentes están dispuestos o son capaces de delegar. ¿Por qué? Aquí hay algunas razones comunes:

  • Les molesta la idea de que alguien más pueda obtener el crédito por un proyecto.
  • En principio, están dispuestos a delegar, pero temen que su equipo no pueda asumir más responsabilidades.
  • Sospechan que su personal ya está sobrecargado de trabajo y se sienten reacios a aumentar su carga.
  • Sospechan que es más simple y rápido hacer una tarea ellos mismos.
  • No les gusta la idea de dejar de lado las tareas que les gusta hacer.
  • Temen que si delegan la responsabilidad, su propio gerente concluirá que no pueden manejar su carga de trabajo.

La diferencia entre delegación y asignación

La mayoría de la gente piensa que la delegación y la asignación son sinónimos, pero hay que hacer una distinción importante entre los dos.

Cuando asigna una tarea, simplemente le está dando instrucciones a un subordinado para que lleve a cabo una acción específica. Les dices qué hacer y lo hacen, es así de simple.

Por otro lado, la delegación implica transferir parte de su propio trabajo a otra persona. No solo reciben un conjunto de instrucciones. La parte importante es que se les asigna un rol que requiere que tomen decisiones y sean responsables de completar la tarea.

Cómo delegar tareas de manera efectiva

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de delegar el trabajo para poder combatir el miedo a delegar, crear un equipo eficiente y trabajar más rápido? Aquí hay una guía paso a paso:

1. Sepa cuándo delegar

Al comprender cuánto control necesita mantener sobre una situación, puede determinar la mejor estrategia para empoderar a los trabajadores. Existen 7 niveles de delegación que ofrecen a los trabajadores diferentes grados de responsabilidad.

Este breve video explica estos niveles y ofrece ejemplos de cuándo es apropiado usar cada uno:

La delegación se produce a lo largo de un espectro. El nivel más bajo de delegación ocurre cuando les dices a otras personas qué hacer. Ofrece pocas oportunidades para que los empleados prueben nuevos enfoques. La forma de delegación más poderosa ocurre cuando puede ceder la mayor parte de su control sobre el proyecto al empleado.

Saber cómo delegar el trabajo lo ayuda a comprender cómo conectar a las personas con tareas que aprovechen al máximo sus talentos. Cuando se hace correctamente, asegura que obtendrá el mejor resultado final.

Cuando esté decidiendo cómo delegar el trabajo, hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Tienes que estar a cargo de esta tarea, o alguien más puede llevarla a cabo?
  • ¿Esto requiere su atención para tener éxito?
  • ¿Este trabajo ayudará a un empleado a desarrollar sus habilidades?
  • ¿Tiene tiempo para enseñar a alguien cómo hacer este trabajo?
  • ¿Espera que tareas de esta naturaleza se repitan en el futuro?

2. Identifique a la mejor persona para el trabajo

Tienes que pasar la antorcha al miembro correcto del equipo para que la delegación funcione. Su objetivo es crear una situación en la que usted, su empresa y el empleado tengan una experiencia positiva.

Piense en las habilidades de los miembros del equipo, su voluntad de aprender y sus estilos de trabajo e intereses. La persona que delegues podrá realizar el trabajo de forma más eficaz si son capaces, fáciles de entrenar e interesados. Cuando sea posible, brinde a un empleado la oportunidad de aprovechar sus fortalezas.

Los trabajadores sin experiencia pueden necesitar más orientación que los veteranos experimentados. Si no tiene tiempo para preparar al nuevo empleado para el éxito, no es justo delegar en él.

También debe considerar qué tan ocupados están sus empleados. Lo último que quieres hacer es abrumar a alguien dándole demasiadas responsabilidades.

3. Diga y venda para obtener la participación de los miembros

Una vez que haya encontrado a la persona perfecta para el trabajo, todavía tiene que conseguir que asuman la nueva responsabilidad. Hágales saber por qué los eligió para el trabajo. Cuando les muestras a los demás que apoyas su crecimiento, se construye una cultura de confianza. Los empleados que ven las tareas delegadas como oportunidades tienen más probabilidades de invertir en el resultado.

Cuando esté trabajando con empleados más nuevos, exprese su disposición a brindar apoyo y comentarios continuos. Para los empleados experimentados, tenga en cuenta sus pensamientos y experiencias.

4. Sea claro y específico sobre el trabajo

Es fundamental explicar a los empleados por qué el proyecto es necesario, qué se espera de ellos y cuándo se debe. Si saben lo que esperas, es más probable que te lo entreguen.

Al establecer expectativas claras, los ayuda a planificar cómo llevar a cabo la tarea. Establezca hitos del proyecto para que pueda verificar el progreso sin microgestión. Si su empleado tiene problemas para cumplir con un hito, todavía tiene tiempo para corregir el rumbo antes de que venza el producto final.

Este tipo de rendición de cuentas se usa comúnmente en las universidades. Si los estudiantes solo conocen la fecha límite y los requisitos básicos para completar trabajos de investigación importantes, es posible que pospongan el trabajo hasta la undécima hora. Muchos programas requieren que los estudiantes se reúnan semanalmente con asesores para obtener orientación, estructura de direcciones y resolver problemas en sus métodos antes de las fechas límite. Estas medidas preparan a los estudiantes para tener éxito mientras les dan el espacio para producir un gran trabajo.

5. Pero déjales los detalles a ellos

Nada mata la motivación y la confianza como la microgestión. En una encuesta realizada por la firma de personal Accountemps, más de dos tercios de los encuestados dijeron que perjudicó su moral.

Si espera que algo se haga de cierta manera, descríbalo en el resumen del proyecto. Si no puede explicar exactamente lo que tiene en mente, es mejor que lo haga usted mismo.

Si puede explicar lo que está buscando por escrito y su compañero de equipo dice que lo entiende, confíe en que lo hará. No sea un conductor de asiento trasero una vez que comience el trabajo.

6. Aclara las consecuencias

¿Qué pasa si la persona a la que le has delegado una tarea se le cae la pelota? ¿Te encogerías de hombros y los compensarías de todos modos?

Si lo hace, está comunicando que no le importa su contribución. Eso no solo demuestra una falta de respeto hacia la persona con la que trabajas, sino que también genera bajas expectativas para proyectos futuros.

Al igual que con los incentivos, es importante alinear las consecuencias con la naturaleza del problema. Si pudieras haber sido más claro en tus instrucciones, entonces no castigues a la otra persona. Si confió los ahorros de su vida a su socio comercial y los gastó en un casino, es posible que deba ponerse en contacto con las autoridades o romper los lazos por completo.

La mayoría de las consecuencias caerán en algún lugar entre esos polos. Dale a los demás el beneficio de la duda y no seas mezquino. Una fecha límite incumplida en el trabajo merece una advertencia severa, no un despido. Sin embargo, los problemas de plazos repetidos pueden justificar un recorte en el salario o en las responsabilidades.

7. Tómese la retroalimentación en serio

Hablando de retroalimentación, recuerde que se corta de dos maneras. Además de dar sugerencias a sus delegados cuando el proyecto esté completo, anímelos a sugerir formas en las que podría haber hecho un mejor trabajo.

Tenga en cuenta que las dinámicas de poder pueden desalentar a su compañero de equipo de contarle toda la historia. Para mostrarles que está bien hablar, puedes decir:

  • “¿Qué podría haber hecho mejor en ese proyecto?”
  • “¿Te preparé para el éxito?”
  • “¿Cómo puedo hacer que tu trabajo sea más fácil la próxima vez?”
  • “¿Cuál es el mayor error que cometí aquí?”

Sin embargo, pedir comentarios es solo la mitad de la batalla. Si quieres que tus compañeros de equipo te cuenten lo bueno, lo malo y lo feo de cada proyecto, debes poner en práctica sus sugerencias. Si no lo hace, les está diciendo que no valora lo que tienen que decir.

8. Apoye a sus empleados

Para ver los mejores resultados posibles de delegar, sus subordinados necesitan recursos y apoyo de su parte. Conéctelos con capacitación y materiales para desarrollar conjuntos de habilidades que aún no tienen.

Puede tomar más tiempo desde el principio para que los recursos estén disponibles, pero ahorrará tiempo si hace el trabajo correctamente. Para tareas recurrentes, esta capacitación vale la pena repetidamente.

¿Qué herramientas necesita su delegado para realizar la tarea que ha establecido para ellos? Si no les proporciona las cosas que necesitan, entonces no puede culparlos por no cumplir con sus necesidades.

Los recursos pueden ser variados. Pensar en:

Recursos financieros

¿La tarea que está delegando requiere que se compre algo? Si es así, asegúrate de darle a tu compañero de equipo el dinero que necesita para comprarlo.

Recursos humanos

Diferentes personas son buenas en diferentes cosas. Si la persona a quien le estás delegando la tarea no posee todas las habilidades necesarias, ¿tiene otras en las que pueda apoyarse?

Date cuenta de que tú, la persona que le asigna la tarea, también caes en esta categoría. ¿Estará disponible para preguntas a medida que surjan?

Recursos informativos

¿Le ha proporcionado a su delegado todos los detalles que necesitará para realizar la tarea? Por escrito, haga una lista de instrucciones, expectativas y otras notas que puedan necesitar.

Recursos prácticos y físicos

A menos que espere que la persona con la que está trabajando compre todo lo que implicará el proyecto, deberá proporcionar algunos suministros.

Si le pide a alguien que clasifique una pila de documentos, ¿le ha dado todos los documentos? Si quieres que representen a tu empresa, ¿tienen uniforme? ¿Tienen un escritorio y un espacio de oficina para trabajar?

A veces, los empleados necesitan ayuda para ver qué están haciendo bien y cómo pueden mejorar. Dar y recibir retroalimentación es una parte esencial de la delegación de tareas. Esta es también una buena manera de monitorear las tareas delegadas como…

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