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Cómo completar cualquier tarea de la manera más eficiente en tiempo

Tanto las pequeñas empresas como las corporaciones multinacionales en diferentes partes del mundo están implementando políticas de trabajo desde el hogar a raíz del brote de COVID-19. METROCada vez más trabajos requieren trabajadores remotos y se están convirtiendo en trabajadores desde casa. Si bien eso puede ser un sueño para algunos, cambiar de un entorno de oficina estructurado a la comodidad de su propio hogar puede ser un desafío sorprendente. Aprender a trabajar desde casa es importante si desea ser eficiente y efectivo en su trabajo, por lo que comenzaremos con algunos excelentes consejos para trabajar desde casa.

En casa hay muchas distracciones, menos responsabilidad y menos comunicación que cuando trabajas en la oficina. Algunas de las principales distracciones que competirán con su tiempo productivo incluyen las tareas domésticas, la familia en casa, el correo electrónico y la mensajería instantánea, y las redes sociales. Sin embargo, eso no significa que no puedas seguir siendo productivo. Hay muchas maneras de seguir trabajando productivamente desde cualquier lugar.

Ya sea que trabaje desde su hogar todos los días, un par de veces por semana o incluso si solo trabaja desde su hogar mientras se recupera de una enfermedad, estos consejos pueden ayudarlo a aprovechar al máximo sus horas de trabajo remoto.

1. Dedica un espacio para el trabajo

Es muy esencial dedicar un espacio de trabajo en su hogar.

Peter Vandendriesse, el fundador y CEO de Guestboard.co dice:

“Aunque es más fácil sentarse en un sofá mientras trabaja en su computadora portátil, no puede hacerlo bien con su postura y ergonomía al sentarse. Y como estás más cerca de la televisión, puedes distraerte fácilmente”.

Puede ser tentador trabajar desde su sofá, sillón o incluso desde su cama, pero esto podría afectar enormemente su productividad. Trate de trabajar siempre desde una habitación, escritorio o silla constante para decirle a su cerebro que es hora de trabajar, no de relajarse.

Cuando hagas esto, tu cerebro asociará tu cama con el sueño, tu sofá con la relajación y tu escritorio con el trabajo, ayudando a cambiar tus niveles de energía en consecuencia. Es probable que se sienta más alerta, más seguro y más organizado si trabaja desde una oficina en casa. Prepárese con una silla cómoda y de apoyo, un escritorio espacioso, una buena conexión Wi-Fi y herramientas de trabajo consistentes.

Necesita encontrar un lugar en su casa donde su enfoque esté en su punto máximo. Puede ser en interiores o exteriores. Cuando encuentre ese lugar, establezca su espacio de trabajo y reduzca las distracciones tanto como sea posible.

La distracción sigue siendo un desafío abrumador que deberá superar cuando trabaje desde casa. No puedes descubrir tu zona de enfoque si no resaltas tus mayores distractores.

Incluso si tiene una oficina en casa, todo tipo de distracciones pueden hacer que sea difícil mantenerse productivo cuando trabaja desde casa. Los comunes incluyen:

Dispositivos digitales

Tu teléfono vibra: seguramente, piensas, solo necesitas un minuto para revisar esa notificación de Facebook. Sin siquiera darte cuenta, te sumergen en las redes sociales durante la próxima media hora.

Cuando trabajas desde casa, es muy fácil caer en una madriguera de conejo digital. Su computadora puede acceder a cualquier sitio de juegos, redes sociales o entretenimiento que elija. En su televisor hay programas diurnos que normalmente no puede ver mientras está en el trabajo. Todas estas pueden ser distracciones tentadoras cuando trabajas desde casa.

Niños y Mascotas

¿Tienes mascotas? ¿Tu esposo o esposa trabaja en horarios diferentes a los tuyos? ¿Sus hijos aún son demasiado pequeños para ir a la escuela o están de vacaciones?

A menos que viva solo, debe aprender a ser productivo mientras trabaja cuando los demás están en casa. Incluso si les pides que eviten molestarte, seguirán moviéndose por la casa de formas que pueden distraerte.

Tareas del hogar

Si usted es una persona «Tipo A», sabe lo molesto que puede ser un fregadero lleno de platos. Incluso una alfombra sucia puede ser difícil de caminar sin sacar la aspiradora.

Si tiene dificultades para ser productivo cuando trabaja desde una casa sucia, reserve tiempo antes o después de sus horas de trabajo para las tareas del hogar. Hacer algunas tareas antes de que comience la jornada laboral puede hacer que el desorden se sienta menos abrumador. Hacerlos inmediatamente después de apagar la computadora por el día puede ser una gran oportunidad para desestresarse.

Si bien puede ser difícil eliminar todas las distracciones, puede reducirlas siguiendo estos consejos:

  • Ordene su escritorio y su oficina. Deje solo los elementos que sean relevantes.
  • Cuelga un ‘¡No molestar!’ firme cuando esté trabajando en tareas que requieran un enfoque óptimo.
  • Cierre todos los navegadores y aplicaciones que no sean relevantes para las tareas en cuestión. Ponga su teléfono en modo avión y responda a ese correo electrónico más tarde.

Puede configurar un monitor doble y usar un escritorio de trabajo o un escritorio de pie, según su trabajo.

Su espacio de trabajo debe estar dedicado a trabajar al igual que su cama se dedica a dormir. Asegúrate de personalizar tu espacio. Después de todo, ¡pasarás mucho tiempo allí!

Puede aprender cómo configurar el espacio de su oficina en casa con este artículo: 20 ideas fáciles de organización de oficina en casa para aumentar su productividad

2. Mantenga un horario de trabajo regular

Al aprender a trabajar desde casa a tiempo completo o parcial, una de las cosas más importantes y básicas que puede hacer es crear un horario regular para usted. Es tentador darse total flexibilidad en cuanto a cuándo empezar, tomar descansos y terminar el día.

Sin embargo, te estás perjudicando a ti mismo si no mantienes tu horario constante. Fijarte horas regulares te mantiene responsable contigo mismo y con tu jefe. Hace que sea más probable que termine todo su trabajo y facilita que las personas se comuniquen con usted.

Estos son los factores importantes a tener en cuenta al establecer un horario de trabajo en casa:

  • Cuando tu jefe necesita que estés disponible
  • Comunicación con sus compañeros de trabajo y clientes.
  • Hora del día en la que eres más productivo

Esto no significa que deba trabajar de 9 a 5 todos los días. Deberías trabajar cuando seas más productivo. Sin embargo, es una buena idea averiguar cuándo tu jefe realmente necesita que estés en el trabajo. Por ejemplo, será importante saber cuándo se planean llamadas de conferencia para que pueda incluirlas en su día.

Por ejemplo, muchos empleados revisan el correo electrónico todas las mañanas o necesitan estar disponibles por teléfono por las tardes. Aparte de eso, elija momentos en los que es probable que realice la mayor parte del trabajo. Comunique esas horas de disponibilidad a cualquier persona que pueda necesitar ponerse en contacto con usted, y estará en camino a días de trabajo productivos y consistentes.

3. Crea tu horario

Tenga una lista de tareas que desea completar cada día. Luego, asigne tiempo para lograr cada tarea.

Si eres un ferviente seguidor de las tareas pendientes, crea una y tacha cada tarea que completes. No olvide asignar tiempos de descanso. De esa manera, puede estar seguro de un horario realista.

Según Kathi Burns de Wikihow,

“Un horario es un medio efectivo para mantenerse enfocado, productivo y organizado. Puedes experimentar con un planificador, un cuaderno o una aplicación para estructurar tu tiempo”.

Realice un seguimiento de cuánto tiempo dedica a actividades rutinarias en una hoja de cálculo o cuaderno. Este acto puede ayudarte a ser más productivo. Por ejemplo, puede pasar 5 horas en las redes sociales cada día cuando podría haber pasado esas horas leyendo.

No solo eso, sino que programe su día para reflejar su energía. Elimine las tareas esenciales cuando tenga mucha energía y ocúpese de las tareas menos importantes cuando esté menos motivado. Por ejemplo, si se siente mejor por la mañana, use ese tiempo para hacer una lluvia de ideas y atender tareas cruciales.

4. Separar el tiempo de trabajo y el tiempo personal

Así como es importante trabajar cuando dices que lo harás, es importante darte tiempo para la vida hogareña cuando lo necesites. No extiendas el día de trabajo más allá de lo que planeaste, a riesgo de agotarte.

Uno de los consejos más importantes para trabajar desde casa es mantener tu vida laboral y tu vida personal compartimentada, ya que te ayuda a mantenerte productivo mientras estás en el trabajo y reduce el estrés cuando no lo estás. De la misma forma que estableces tu horario de trabajo, planificas, comunicas y planificas cuándo no estarás disponible para trabajar.

Por ejemplo, si te gusta aprovechar las tardes para pasar tiempo con la familia, asegúrate de comunicar que no revisarás los correos electrónicos después de cierto tiempo. ¡Y luego aférrate a ese compromiso!

Para equilibrar mejor su tiempo, considere usar un planificador para organizar su horario diario. los Planificador de vida completa es una buena herramienta para ayudarte a hacerlo. Coge tu agenda y empieza a planificar tu tiempo para no perder la noción de la vida.

5. Establecer límites

Es su responsabilidad capacitar a su familia y amigos sobre cómo relacionarse con usted y tratar su tiempo de trabajo.

¿Por qué es eso importante? Muchos de ellos no saben que trabajas desde casa. Debe decirles que no está disponible para el largo almuerzo o la pausa para el cine.

Trabajar desde casa suele ser bastante ventajoso. Usted está a cargo de su horario y termina creando límites que funcionan para su posición específica.

6. Planifique su flujo de trabajo

Cuando desee aprender a trabajar desde casa de manera eficiente, una forma segura de mantener alta la productividad es ser inteligente al planificar su día de trabajo. Antes incluso de comenzar a trabajar, asegúrese de saber cuáles son sus prioridades para el día, cuánto tiempo cree que le llevará terminar todo y en qué trabajará si tiene tiempo adicional.

Puede resultarle útil tomarse unos minutos antes de acostarse para planificar el día siguiente. Es posible que descubras que duermes mejor sin el estrés de la planificación en el fondo de tu mente.

En su planificación, considere lo siguiente:

  • Hacer las tareas de mayor prioridad primero
  • Planifique su día en torno a sus propios ciclos naturales: haga el trabajo más duro cuando tenga la mayor cantidad de energía durante todo el día.
  • Planifique recompensas y descansos a lo largo del día.

De esta manera, siempre puede mantenerse enfocado y no se distraerá fácilmente.

Puede obtener más información sobre cómo asegurarse de que realmente está trabajando cuando trabaja desde casa en este video:

7. Divida el día

Si seguiste el último paso, entonces ya habrás planeado descansos para ti a lo largo del día. Asegúrese de levantarse de su escritorio durante esos descansos: tome un poco de aire fresco, tome un refrigerio saludable y hable con otro ser humano si es posible. Todas estas actividades lo ayudarán a restablecerse, hacer que su sangre fluya y asegurarse de que esté listo para abordar la siguiente parte de las tareas.

Un estudio de 2011 encontró que los trabajadores que tomaron dos descansos breves se mantuvieron consistentemente productivos cuando se les dio una tarea en particular para completar, pero cuando se trataba del grupo que no tomó descansos, «el rendimiento disminuyó significativamente en el transcurso de la tarea».

Esto tiene mucho que ver con la forma en que nuestro cerebro registra a qué debe prestar atención y subraya la importancia de tomar descansos.

Un segundo estudio encontró que los trabajadores más productivos eran aquellos que trabajaban alrededor de 50 minutos y luego tomaban un descanso de 15 a 20 minutos. Si no está acostumbrado a tomar descansos, este puede ser un buen patrón para comenzar.

Si tiene problemas para cumplir con un límite de tiempo para sus descansos, configure una alarma para recordarle que debe volver al trabajo. El método Pomodoro es excelente para esto, ya que establece horarios de trabajo y descansos regulares. Puedes aprender sobre el método Pomodoro aquí.

8. Aíslese de las redes sociales

No hay nada tan tentador como las redes sociales. Es posible que desee mantenerse actualizado sobre las noticias y lo que están haciendo sus amigos. Sin embargo, intente auditar su tiempo y descubrirá que probablemente ha pasado más de 5 horas haciendo eso cada día.

Entonces, ¿cómo puedes escapar de esto?

Aislar…

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