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Cómo dirigir reuniones de equipo de la manera más productiva

Durante una semana ocupada, lo último que quiere un líder o gerente es una o dos horas perdidas sentado en una reunión improductiva.

Si les preguntara cuál sería la forma más eficiente de ser ineficiente, estoy seguro de que muchos de ustedes dirían “reuniones malas”.

Las reuniones de hoy consumen más horas de trabajo que nunca. Hoy en día, los líderes pasan aproximadamente la mitad de la semana en reuniones. Según una investigación de TED un tercio de ese tiempo se desperdicia en reuniones sin sentido y mal dirigidas.

Una encuesta de Clarizen informó que los trabajadores consideran que las reuniones de estado son una pérdida de tiempo y que casi el 50 % de los encuestados preferiría ir al DMV o ver cómo se seca la pintura.

En un artículo para Harvard Business Review, tres consultores de Bain informan los resultados de un ejercicio en el que analizaron los horarios de Outlook de los empleados de una «gran empresa» no identificada y concluyeron que una reunión ejecutiva semanal ocupaba 300.000 horas al año.

Y ese total, escriben los autores, “no incluye el tiempo de trabajo dedicado a la preparación de las reuniones”.

¿A cuántas reuniones ha asistido donde no había una agenda u objetivo claro?

¿Cuántos de ustedes se han sentado en reuniones que saltaban de un tema a otro sin un plan de acción claro al final de la reunión?

Si ha salido de las reuniones más confundido que cuando llegó, levante la mano.

Las reuniones no tienen que ser algo que temamos y aguantemos. No tienen que ser algo de lo que entramos y salimos.

Tenemos que encontrar maneras de que las reuniones sean mucho más intencionales, energizantes y productivas, que brinden resultados reales y tangibles.

Entonces, ¿cómo dirigir las reuniones de equipo de manera más productiva?

Aquí hay 10 formas en que los líderes y gerentes pueden comenzar a liderar reuniones de equipo que sean productivas y efectivas, y beneficiosas para todos los involucrados:

1. Enmarque cada reunión de manera positiva

Para que todos en la sala tengan una mentalidad positiva y estén llenos de energía para la reunión, un gran punto de partida es hacer que todos en la sala compartan algo en lo que hayan progresado o que les entusiasme.

Esto establece inmediatamente el tono y la dirección de toda la reunión.

En lugar de que las personas tengan una mentalidad negativa acerca de tener que asistir a la reunión, provienen de un lugar de positividad, contribución y positividad.

2. Tenga un líder claro en la sala

Cualquiera que sea el propósito de la reunión, alguien en la sala tiene que hacerse cargo de dirigir y conducir la reunión.

Esta persona establecerá la agenda de la reunión, se asegurará de que no se salga del tema y se asegurará de que la reunión se mantenga dentro del plazo acordado.

A menudo informarán sobre el progreso, darán claridad sobre lo que debe suceder después de la reunión y obtendrán el compromiso de las personas en la reunión sobre los pasos de acción futuros.

Si nadie toma el control, las personas con las personalidades más grandes o las opiniones más importantes pueden dominar y evitar que las personalidades más tranquilas contribuyan.

3. Tenga a las personas adecuadas en la sala

Piense en la última gran reunión en la que estuvo… ¿Estaba la reunión llena de personas que «componían los números» o estaba llena de personas que estaban contribuyendo y brindando información?

Supongo que fue lo último.

Para dirigir una reunión realmente productiva, tómese el tiempo para considerar quién participará.

Usted quiere personas en la sala que agreguen valor, que sean contribuyentes activos, tengan conocimientos previos, tomen decisiones, tomen medidas y que se verán directamente afectados por el resultado de la reunión.

Tenga cuidado de llenar la sala, a menos que sea absolutamente necesario, con personas cuya motivación para estar allí sea el estatus o el miedo a perderse algo.

Concéntrese en conseguir personas en la sala de reuniones que aporten una contribución productiva, no espectadores pasivos.

Si tiene la autonomía para organizar sus reuniones como quiera, concéntrese en hacerlo para que brinden los resultados más productivos.

4. Use las fortalezas únicas de las personas en diferentes reuniones

No todos en su empresa o equipo son los adecuados para cada reunión.

Un gran consejo para crear reuniones productivas es tener claro en qué reuniones deben y no deben participar los miembros del equipo.

No piense solo en llenar la sala, sea selectivo al invitar a las personas que sabe que harán la mayor contribución.

Todos tenemos diferentes fortalezas. Algunos de los miembros de su equipo serán excelentes en las reuniones de lluvia de ideas, mientras que otros pueden estresarse ante la idea de participar.

Lo mismo ocurre con las reuniones de proceso y estado.

Cuando se trata de crear el mayor impacto de la reunión, es importante considerar qué energía desea en la sala y quién puede aportar el valor adecuado a una reunión.

Si tiene claridad al respecto, asegúrese de que haya las personas adecuadas en la sala.

Durante mi carrera corporativa, solía dirigir reuniones de intercambio de ideas, estrategia y estado. Sabía que diferentes miembros del equipo aportarían diferentes conjuntos de habilidades a reuniones específicas.

Una de mis directoras sénior era más estratégica que creativa, por lo que me aseguraría de que fuera la número uno en la hoja de mi equipo para las reuniones de estrategia. Pero la mantuve fuera de las reuniones de lluvia de ideas, a favor de otros miembros del equipo.

Otro miembro del equipo era un gran planificador estratégico, por lo que me aseguraría de que participara tanto en las reuniones de lluvia de ideas como en las de estrategia. Durante las reuniones de intercambio de ideas, su valor fue pensar en el plan y los pasos de acción necesarios para ejecutar las ideas creativas.

Liderar reuniones productivas a menudo se trata de ser el director de una gran orquesta. Si no cuentas con los instrumentos complementarios y los artistas intérpretes o ejecutantes adecuados en la sala, colaborando juntos y trabajando en armonía, el resultado puede ser un gran desastre. Pero, si reúne a los artistas adecuados, los resultados pueden ser mágicos e inspiradores.

5. Terminar las reuniones con responsabilidades y pasos de acción claros

Piense en la última reunión en la que estuvo, lo más probable es que hubo muchas conversaciones excelentes, aportes e ideas valiosos.

Pero, ¿qué pasó al final de la reunión? ¿Se fueron todos por caminos separados, o se establecieron pasos de acción claros y responsabilidades?

Vale la pena reservar tiempo al final de cada reunión para que todos compartan sus ideas más importantes.

Esto refuerza la contribución y la colaboración y asegura que todos salgan de la reunión con una perspectiva clara sobre el valor de la reunión.

Para reforzar esto aún más, es responsabilidad del líder de la reunión establecer claramente los pasos a seguir, las responsabilidades personales y los plazos para tomar medidas sobre los elementos clave de la reunión.

6. Crea un propósito claro para la reunión

Mantenerse encaminado es uno de los desafíos más difíciles para llevar a cabo una reunión efectiva y productiva. La razón de esto es que muchas reuniones se organizan sin un propósito claro, o incluso una agenda.

Algunas reuniones ocurren simplemente porque alguien puede haber decidido que tendrá una reunión de estado semanal.

Acudir a reuniones como esa, sin una comprensión clara de qué es específicamente la reunión, cuál es la agenda o cuáles son las prioridades de la reunión, puede hacerte sentir que la reunión es una pérdida de tiempo.

Cuando tenga claro el propósito de la reunión, estará más comprometido, sabrá qué preparar de antemano y sabrá cuáles son los resultados deseados de la reunión.

7. Realice la reunión de pie

En un artículo del Journal of Applied Psychology, los autores descubrieron que las reuniones sentadas duraron un 34 % más que las reuniones de pie.

Si descubre que sus reuniones sentadas no están siendo tan productivas como desea, cambie las cosas y haga que todos los participantes se pongan de pie.

8. Haz que las reuniones sean más cortas

Si tiene un propósito y una agenda claros para la reunión, debe tener una idea de cuánto debe durar la reunión.

Muchas reuniones que he experimentado en el pasado tenían una invitación de calendario configurada para 45 minutos o 60 minutos. Algunas reuniones en realidad terminaron antes, pero debido a que el marco de tiempo se había fijado para un tiempo designado, la reunión continuó sin ninguna razón real.

Comience a establecer reuniones con una ventana de tiempo más corta, ya sea de 30 minutos o 40 minutos, y vea si las reuniones se vuelven más productivas y efectivas.

Nuestra capacidad de atención y nuestros niveles de energía pueden comenzar a disminuir a medida que avanza la reunión.

9. Comience y termine a tiempo

Nadie quiere quedarse esperando a que comiencen las reuniones y tener que reprogramarlas si las reuniones se exceden.

Si organiza reuniones que comienzan a tiempo y terminan a tiempo, los participantes saben qué esperar y saben cómo llegar a tiempo.

Si los miembros del equipo deciden no llegar a tiempo, puede ser conveniente tener una reunión por separado con esa persona para dejar en claro que espera que llegue a tiempo.

10. Cambia el entorno

Si encuentra que las reuniones tardan en comenzar o se vuelven obsoletas, podría ser el momento de cambiar su entorno.

He tenido algunas de mis reuniones más productivas simplemente saliendo de la oficina y yendo a un lugar inspirador, o teniendo una reunión o dos en un parque local.

La línea de fondo

Las reuniones no van a desaparecer. Son una parte inevitable y esencial de la vida empresarial y empresarial.

Pero para asegurarnos de que no sean solo una pérdida de tiempo y que sean una forma efectiva de colaborar y trabajar para cumplir y lograr objetivos y proyectos importantes, debemos organizar las reuniones para que valgan la pena, sean productivas y produzcan resultados tangibles.

Tenemos que aprender a dirigir las reuniones de equipo de forma productiva y eficaz.

Si toma acción con los consejos y estrategias que he presentado sobre cómo dirigir las reuniones de equipo de la manera más productiva, se asegurará de maximizar las fortalezas y la energía mental de todos en la sala.

Sus reuniones ya no serán algo que usted y su equipo teman o traten de evitar. En cambio, las reuniones se convertirán en una forma de reconectarse, ser creativo, decidir sobre la estrategia, obtener apoyo, celebrar el progreso y generar un impulso productivo.

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Crédito de la foto destacada: creadores de la campaña a través de unsplash.com

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