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Cómo escribir actas de reuniones de manera efectiva (con ejemplos)

Las actas son un registro escrito de una junta, empresa u organización. Las minutas de las reuniones se consideran un documento legal, por lo tanto, al escribirlas, esfuércese por la claridad y la consistencia del tono.

Debido a que las actas son un registro permanente de la reunión, asegúrese de revisarlas bien antes de enviarlas. Es una buena idea que los ejecute un supervisor o un asistente experimentado para asegurarse de que las declaraciones y la información se capturen con precisión.

Los mejores tomadores de actas de reuniones son oyentes cuidadosos, mecanógrafos rápidos y están adecuadamente familiarizados con los temas de la reunión y los asistentes. El tomador de notas debe tener una comprensión lo suficientemente firme del tema para poder separar los puntos importantes del ruido en lo que pueden ser discusiones largas y prolongadas. Además, lo que es más importante, el tomador de notas no debe liderar y tomar notas al mismo tiempo. (Si alguna vez se le pide que lo haga, rechace).

A continuación, se presentan algunos consejos paso a paso para redactar actas de reuniones de manera efectiva.

1. Desarrollar una agenda

Trabaje con el presidente o el presidente de la junta para desarrollar una agenda detallada.

Las reuniones ocurren por una razón, y los temas que se abordarán y decidirán deben enumerarse para alertar a los asistentes. Trabaje con el convocante para redactar una agenda que asigne tiempos a cada tema para mantener la reunión en movimiento y asegurarse de que el grupo tenga tiempo suficiente para considerar todos los elementos.

La agenda servirá como esquema para las actas de la reunión. Mantenga los encabezados de las actas consistentes con los temas de la agenda para la continuidad.

2. Siga una plantilla de actas tomadas anteriormente

Si es nuevo en una junta u organización y está escribiendo actas por primera vez, solicite ver las actas de reuniones anteriores para poder mantener el mismo formato.

Generalmente, el nombre de la organización o el nombre del grupo que se está reuniendo va en la parte superior: “Reunión de la Junta Directiva de XYZ,” con la fecha en la línea siguiente. Después de la fecha, incluya tanto la hora en que comenzó la reunión como la hora en que finalizó. Por ejemplo:

Junta Directiva de Super Company, Inc.

Minutas de la reunión

Fecha: 20 de mayo de 2019

Hora: 10:00 am a 12:30 pm

La mayoría de los grupos que se reúnen lo hacen regularmente, con puntos de agenda establecidos en cada reunión. Algunos grupos incluyen un encabezado de «Próximos pasos» al final de las actas que enumera los proyectos a los que se debe dar seguimiento y asigna responsabilidades.

Una plantilla de una reunión anterior también ayudará a determinar si el grupo registra o no si se alcanzó el quórum y otros elementos específicos de las actas de la reunión de la organización.

3. Registro de asistencia

En la mayoría de los directorios, el Secretario del Directorio es la persona responsable de levantar las actas de las reuniones. En las reuniones organizacionales, quien toma las minutas puede ser un coordinador de proyecto o un asistente de un gerente o director ejecutivo. Ella o él debe llegar unos minutos antes de que comience la reunión y pasar una hoja de asistencia con los nombres de todos los miembros y la información de contacto.

Los asistentes a la reunión deberán marcar sus nombres y editar cualquier cambio en su información. Esto ayudará como un documento de respaldo de los asistentes y garantizará que la información se envíe a las direcciones de correo electrónico más actualizadas.

Los nombres de todos los asistentes deben aparecer directamente debajo del nombre y la fecha de la reunión, bajo un subtítulo que diga «Presente». Enumere los nombres y apellidos de todos los asistentes, junto con el título o afiliación, separados por una coma o punto y coma. Por ejemplo:

Presente: John Doe, Presidente; Jane Smith, vicepresidenta; Jack Williams, secretario

Si algún miembro de la Junta no pudiera asistir a la reunión, cite su nombre después de la frase: “Copiado en:” Puede haber otras designaciones en la lista de participantes. Por ejemplo, si varios de los asistentes a la reunión son miembros del personal, mientras que todos los demás son voluntarios, es posible que desee escribir (Personal) después de cada miembro del personal.

Como regla general, los asistentes se ordenan alfabéticamente por sus apellidos. Sin embargo, en algunas organizaciones, es una mejor práctica enumerar primero a los líderes de la Junta. En ese caso, el Presidente o los Copresidentes se enumerarían primero, seguido del Vicepresidente, seguido del Secretario y luego del Tesorero. Luego, todos los demás nombres de los asistentes se ordenarán alfabéticamente por apellido.

También es una práctica común anotar si un participante se unió a la reunión a través de una llamada de conferencia. Esto se puede indicar escribiendo «Por teléfono» y enumerando los participantes que llamaron.

4. Convención de nomenclatura

Generalmente, la primera vez que alguien habla en la reunión incluirá su nombre y, a menudo, el título.

Por ejemplo, «El presidente de la Junta de XYZ, Roger McGowan, dio inicio a la reunión». Sin embargo, la próxima vez que Roger McGowan hable, simplemente puede referirse a él como «Roger». Si hay dos Rogers en la reunión, use una inicial de sus apellidos para separarlos: “Roger M. pidió una votación. Roger T. se abstuvo”.

5. Qué (y qué no) incluir

Dependiendo de la naturaleza de la reunión, puede durar de una a varias horas. Se pedirá a los asistentes que revisen y luego aprueben las actas de la reunión. Por lo tanto, no desea que las actas se extiendan a un documento extenso.

Capturar todo lo que la gente dice palabra por palabra no solo es innecesario sino molesto para los revisores.

Para cada elemento de la agenda, en última instancia, desea resumir solo los puntos relevantes de la discusión junto con las decisiones tomadas. Después de la reunión, revisa tus notas, asegurándote de eliminar cualquier argumento circular o repetitivo, y deja solo los puntos relevantes.

6. Mantén un tono neutro

Las actas son un documento legal. Se utilizan para establecer el registro histórico de actividad de una organización. Es fundamental mantener un tono uniforme y profesional. Nunca ponga lenguaje incendiario en las actas, incluso si el lenguaje de la reunión se calienta.

Desea registrar la esencia de la discusión de manera objetiva, lo que significa mencionar los puntos clave cubiertos sin culpar a nadie. Por ejemplo, «El personal abordó las preguntas de los miembros de la junta con respecto a la profesionalidad del proveedor».

Imagínese a un abogado diez años después leyendo las actas para encontrar evidencia de posibles irregularidades. No querrías un adorno en forma de un adverbio colorido o una broma para nublar cualquier relato de lo que sucedió.

7. Registro de votos

El propósito principal de las actas es registrar los votos que toma una junta u organización. El mantenimiento de registros sólidos requiere mencionar qué participante hace una moción, qué dice la moción palabra por palabra y qué participante secunda la moción.

Por ejemplo, “La vicepresidenta Cindy Jacobsen hizo una moción para dedicar el 50 por ciento, o $50,000, de las ganancias de la donación de la Fundación ZZZ al fondo de becas de CCC. El presidente Roger McGowan secundó la moción”.

Esta tabulación de votos también debe expresarse en un lenguaje neutral: «La Junta votó por unanimidad para enmendar el estatuto de la siguiente manera» o «La decisión de proporcionar $ 1,000 para el esfuerzo de plantación de árboles fue aprobada 4 a 1, con el Presidente de la Junta McGowan en contra .”

La mayoría de las Juntas intentan que se apruebe un voto por unanimidad. A veces, para ayudar a la Junta a lograr un resultado más cohesivo, un miembro de la Junta puede abstenerse de votar: “La moción fue aprobada 17 a 1 con una abstención”.

8. Reducir las notas posteriores a la reunión

Después de la reunión, lea sus notas mientras todas las discusiones permanecen frescas en su mente y haga las revisiones necesarias. Luego, reduzca las actas de la reunión a lo esencial, brindando una breve descripción de la discusión que resuma los argumentos a favor y en contra de una decisión.

La gente a menudo habla de manera coloquial o en modismos, como: «Esto ni siquiera está en el estadio de béisbol» o «Estás empezando a sonar como un disco rayado». Si bien puede tener la tentación de mantener el lenguaje exacto en los minutos para agregar color, resista.

Además, si alguna presentación es parte de la reunión, no incluya información del Powerpoint en el acta. Sin embargo, querrá registrar los puntos clave de la discusión posterior a la presentación.

9. Revisa con cuidado

Asegúrese de haber escrito todos los nombres correctamente, insertado la fecha correcta de la reunión y que sus actas se lean claramente.

Deletree los acrónimos la primera vez que los use. Recuerde que las notas pueden ser revisadas por otras personas que no conocen los acrónimos. Mantén la coherencia en los títulos, la puntuación y el formato. Las actas deben ser pulidas y profesionales.

10. Distribuir ampliamente

Una vez aprobada, envíe las actas por correo electrónico a toda la junta, no solo a los asistentes, para su revisión. Sus actas ayudarán a mantener informados a los que estuvieron ausentes sobre acciones y decisiones importantes.

Al inicio de la próxima reunión, llamar para la aprobación del acta. Tenga en cuenta cualquier revisión. Trate de elaborar los cambios acordados en la reunión para que no dedique una gran cantidad de tiempo a las revisiones.

Pida una moción para aprobar el acta con los cambios acordados. Una vez que un asistente presente una moción, pida a otra persona en la reunión que «secunde» la moción. Dicen: “Todo aprobado”. Siempre pregunta si hay alguien que no lo apruebe. Suponiendo que no, diga: «Las actas de nuestra última reunión se aprueban una vez que se han realizado los cambios acordados».

11. Archivar meticulosamente

Dado que las actas son un documento legal, tenga cuidado al archivarlas. Asegúrese de que el nombre de archivo del documento sea consistente con los nombres de archivo de actas archivadas anteriormente.

De vez en cuando, los miembros de la organización pueden querer revisar las actas pasadas. ¡Conoce dónde se archivan las actas!

Una advertencia

En esta época de alta tecnología, puede preguntarse: ¿No sería más sencillo grabar la reunión? Esto depende de los protocolos de la organización, pero probablemente no.

Asegúrese de preguntar cuáles son las reglas en la organización donde está tomando actas. Recuerde que las actas son un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que se dijo en la reunión.

Las actas reflejan decisiones, no discusiones. A pesar de su nombre, las “minutas” no son una transcripción minuto a minuto.

Línea de fondo

Convertirse en un experto en tomar actas requiere un buen oído, voluntad de aprender y algo de práctica, pero siguiendo estos consejos pronto se convertirá en un experto.

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Crédito de la foto destacada: Christina@wocintechchat.com a través de unsplash.com

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