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Cómo escribir una agenda de reunión eficaz (con plantillas)

Todas las reuniones tienen un propósito. Algunas reuniones son sesiones de intercambio de ideas. Otras reuniones son sesiones de estrategia para lograr un objetivo en particular. Algunas reuniones son informes de otras reuniones. Ya sea que se reúna para informar a sus empleados sobre los sorprendentes resultados del tercer trimestre o para practicar un lanzamiento para un nuevo cliente, su reunión se desarrollará de manera más fluida, eficiente y productiva con una agenda de reuniones meticulosamente elaborada.

En este artículo, aprenderá cómo crear una agenda de reuniones efectiva y organizar reuniones productivas.

La importancia de una agenda de reunión

Una reunión sin agenda es como un viaje por carretera sin itinerario

Como profesional ocupado, pierde la paciencia cuando siente que se está desperdiciando su valioso tiempo. Esto sucede más a menudo de lo que te das cuenta. Para muchos ejecutivos, las reuniones ocupan dos de los cinco días de la semana laboral.

Razón de más para asegurarse de que cada reunión sea esencial. Pregunte primero si los temas no se pueden cubrir de otra manera, por correo electrónico, tal vez, o mediante una llamada telefónica con los actores clave. Si determina que una reunión cara a cara es imperativa, escriba una agenda de reunión para delinear los puntos de discusión y asigne tiempos para cada orador.

¿Sabes la frustración que sientes cuando una reunión se retrasa diez minutos mientras todos esperan cortésmente a que Susan termine de hablar sobre su viaje a las Bermudas? Las agendas de las reuniones actúan como recordatorios amables para todos los reunidos de que el tiempo es valioso y que deben mantenerse al día.

Las agendas bien elaboradas son inclusivas

Programar una reunión de personal indica a los compañeros de trabajo que se necesita su opinión o que se deben hacer asignaciones. Cuando sigue la invitación a la reunión con una agenda detallada, los participantes saben cómo prepararse. Los trabajadores dicen que les gusta participar en las reuniones si hay un objetivo claro y se comparte la información pertinente.

Las agendas de reuniones inteligentes están orientadas a objetivos

Las agendas de las reuniones establecen todos los temas a tratar. Elija diferentes oradores para cada tema e, idealmente, asigne tiempos para cada orador. Si se trata de una sesión de lluvia de ideas, considere una agenda que enumere los resultados esperados. Por ejemplo: “Describa el plan para desarrollar nuestro programa de tutoría; establecer plazos; hacer asignaciones de personal”.

Las agendas sirven como una guía para el facilitador de la reunión, mantienen a todos sincronizados y brindan un formato para que lo siga la persona que toma las actas de la reunión.

Cómo escribir una agenda de reunión efectiva

Entonces, ¿cómo haces para elaborar esta agenda de reunión tan importante? Aplica estos 8 útiles consejos:

1. Solicite comentarios con anticipación

Tus jefes y colegas estarán más comprometidos si les pides su opinión. Obtener su aceptación hará que sea más probable que asistan a la reunión y defiendan sus resultados.

Una semana antes de la reunión, asegúrese de visitar a algunos de los jugadores clave de su empresa y simplemente pregunte: «¿Le gustaría incluir algo en la agenda de la reunión?»

2. Siga la etiqueta adecuada de la agenda de la reunión

Después de haber redactado la agenda, asegúrese de que su supervisor, el jefe de su supervisor y cada una de las personas citadas en la agenda la ejecuten. Nunca incluya un orador en la agenda sin antes tomar esta precaución. Evite enumerar a los trabajadores que están fuera de la ciudad o que asisten a otras reuniones.

Si el jugador clave en un negocio en particular está fuera, pídale a otro miembro del personal que lo reemplace. Como cortesía, asegúrese de informarles a ambos que ha dado este paso.

Una vez que se apruebe la agenda de la reunión y se establezcan los oradores, envíe la agenda por correo electrónico a todos los asistentes a la reunión con anticipación. Tenga cuidado de obtener confirmaciones de asistencia a la reunión. Quiere evitar sorpresas.

3. Respeta la línea de tiempo

Si ha reservado la sala de conferencias de la oficina durante una hora, esa es la duración máxima de la reunión.

En algunas empresas, otros grupos habrán reservado la sala de conferencias inmediatamente después de que se vaya su grupo. Entonces, idealmente, redacte la agenda de su reunión para que su equipo haya salido de la sala al menos cinco minutos antes de que comience la próxima reunión.

4. Encuentre un principio organizador para la agenda de la reunión

Optimice su agenda para que los asistentes se vayan con una idea clara de los resultados. Es posible que desee priorizar, enumerando los proyectos más importantes que deben discutirse primero.

A veces, tiene sentido organizar estos proyectos según sus plazos. Otras veces, tiene sentido enumerar estos proyectos por su importancia para la empresa.

5. Considere la cantidad de personas que deben informar

Cinco minutos de tiempo ininterrumpido suele ser suficiente para una actualización sobre una reunión en particular. ¡Son las interrupciones las que añaden tiempo!

Si su vicepresidente sénior de marketing tiende a ponerse nervioso o desviarse del camino cuando lo interrumpen, considere una agenda de reunión que deje preguntas y respuestas para los últimos diez minutos de la reunión. Entonces, asegúrese de hacerlo cumplir. Puede interrumpir suavemente al interruptor y decir: “Como sabes, Paul, hemos dejado tiempo al final para preguntas. En este momento, dejemos que Rick termine su actualización”.

6. Preste atención al orden de los oradores

En algunas empresas, la alta dirección habla primero. En otras empresas, los asociados junior lo hacen. Al determinar el orden de los oradores, asegúrese de que se alinee con la cultura de su empresa.

Dicho esto, nunca incluya a nadie en la agenda de una reunión que no necesite informar. Hacerlo solo hará que la reunión se alargue. Al enumerar oradores en la agenda, decidir si incluir sus títulos dependerá nuevamente de la cultura de su empresa.

En un entorno más informal, podrías incluir solo los nombres de pila. En un entorno más formal, puede enumerar nombres y apellidos e incluir títulos.

7. Formatee las agendas de las reuniones de la misma manera

La agenda de una reunión debe hacerse con el membrete de la organización o, como mínimo, incluir el logotipo de la empresa. Coloque el título de la reunión y la fecha en la parte superior de la agenda, junto con la hora prevista de inicio y finalización de la reunión.

La agenda de una reunión debe estar en formato de esquema en un tamaño de letra legible. Encuentre un diseño limpio para la agenda y utilícelo cada vez para mantener la coherencia. La fuente debe ser fácil de leer, como Times New Roman o Ginebra o Arial. Si ya existe una plantilla para agendas de reuniones, simplemente utilícela. Si no existe, cree uno. (Ver la siguiente sección)

8. Incluya una lista de los documentos necesarios para la reunión

A menudo, en una reunión, se le pedirá al grupo que reaccione ante un informe o propuesta, y es útil enumerar estos documentos al final de la agenda.

Además, ahorrará tiempo si envía los documentos juntos antes de la reunión para que todos los asistentes tengan tiempo de revisarlos.

Si se requieren computadoras portátiles, asegúrese de informar a los asistentes con anticipación.

Plantillas de agenda de reuniones

Mientras ha habido reuniones, ha habido agendas de reuniones. Entonces, lo más probable es que alguien en su empresa conozca una plantilla de agenda de reunión limpia y fácil de leer que pueda usar. Pero en no, considere uno de estos:

Plantilla de agenda n.º 1: planificación

Agenda de la reunión de planificación del programa de mentores

Ubicación: Sala de conferencias del primer piso

Fecha: 18 de noviembre de 2019

Hora: 1-2:30 p. m. hora del Este

Agenda

  1. Antecedentes sobre el propósito de un programa de mentores, Cheryl Smith, Directora de Recursos Humanos (1-1:15 p. m.)
    • un. Evidencia sobre el compromiso de los empleados
    • B. Necesidad de preparar estrellas en ascenso
  2. Reclutamiento de Mentores/Aprendices, Max Marcus, Director Asociado, Recursos Humanos (1:15-1:35 p. m.)
    • un. Otros modelos corporativos
    • B. Criterios de lluvia de ideas
  3. Requisitos del programa de mentores, Seth Walsh, pasante de recursos humanos (1:35 p. m. a 1:55 p. m.)
    • un. Pros y contras de las reuniones estructuradas de mentores
    • B. Lluvia de ideas sobre los requisitos
  4. Implementación, Cheryl Smith (1:55-2:20 p. m.)
    • un. Plazo para que los jefes de departamento identifiquen a los participantes
    • B. Lanzamiento del programa piloto
      • I. 1ra sesión de entrenamiento de participantes
      • ii. puesta en marcha del programa piloto
      • iii. informes trimestrales
    • C. Programa de Evaluación
  5. Próximos pasos, Max Marcus (2:20-2:25 p. m.)

Plantilla de agenda n.º 2: información

Agenda de la reunión WXYZ

Objetivo: crear una lista viable de empresas para llamar en frío

Líder de la reunión: Mary Starsky

Fecha: 20 de noviembre de 2019

Ubicación: Sala de conferencias B del piso 16

Hora: 4 pm-5 pm ET

Número de llamada/código

Elementos de la agenda

Presentaciones 4 pm-4:05 pm

  1. John Smith—Presentador 4:05 pm-4:20 pm Empresas contactadas
  2. Marianne Legit—Presentador 4:20 pm-4:35 pm Posibles clientes potenciales
  3. Sylvia Stretch—Presentador 4:35 pm-4:55 pm Nuevas técnicas de captación
  4. Preguntas y respuestas [Only if time]

Preparación para la reunión

  • Por favor lee: [List and attach documents]
  • Por favor trae: [i.e. Laptop, suggestions, supplies]

Plantilla de agenda n.º 3: presentación

Agenda de la empresa ZZZ

Fecha/hora de inicio y finalización: 21 de noviembre de 2019; 9 am ET-10 am ET

Ubicación: Cafetería, Piso 12

Reunión convocada por: Steve Parks

  1. Bienvenida/Introducción – [Steve Parks, 9 a.m.-9:10 a.m.]
  2. Resumen de la nueva línea de productos: [Paul Aria, 9:10 a.m.-9:20 a.m.]
  3. Demostraciones – [Claire Ringis, 9:30 a.m.-9:40 a.m.]
    • un. Pasta de dientes blanqueadora
    • B. Pasta de dientes que fortalece las encías
    • C. Pasta de dientes que combate la placa
  4. Mercadeo de producto – [Steve Parks, 9:40 a.m.-9:50 a.m.]
  5. Discusión y preguntas y respuestas [9:50 a.m.-9:55 a.m.]
  6. Próximos pasos – [To be distributed after the meeting]

Línea de fondo

Cuando escribe la agenda de la reunión, usted controla la reunión

Su objetivo debe ser llevar a cabo una reunión reñida. Una agenda inteligente le ayudará a hacer esto. Deje suficiente tiempo para la discusión, pero no demasiado. Además, asegúrese de comenzar sus reuniones a tiempo.

Cuando se hace cargo de elaborar la agenda de la reunión, está dirigiendo qué curso de acción debe tomarse. Su capacidad para redactar una agenda de reunión eficaz aumentará tanto la productividad de la reunión como la del seguimiento. Estas son dos hazañas extraordinarias.

Realice las reuniones más estrictas en su empresa y el rendimiento de su equipo se disparará.

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Crédito de la foto destacada: Štefan Štefančík a través de unsplash.com

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