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Cómo llevar a cabo una reunión uno a uno eficaz con los miembros del equipo

La reunión uno a uno es una herramienta de gestión crucial y, a menudo, subestimada.

No solo es una manera honesta de conectarse con los empleados y compartir la información necesaria con ellos, sino que también es una excelente manera de escuchar sus comentarios.

Lo que es aún más importante: la reunión uno a uno es una oportunidad para dar forma a la experiencia de su empleado y la percepción de usted como jefe. En muchos casos, lo que piensan sobre usted y su estilo de gestión también se reflejará en su opinión sobre toda la empresa u organización que representa.

Llevar a cabo reuniones uno a uno efectivas debe ser una prioridad para usted como gerente o líder de equipo. Los 11 consejos presentados en este artículo lo ayudarán a aprovechar al máximo este momento crucial.

1. Ponte en la mentalidad correcta

Una sesión individual adecuada comienza antes de la reunión mientras prepara sus notas y su actitud para ella.

Ver la reunión uno a uno como una distracción no deseada en su ajetreado día no lo llevará lejos.

En su lugar, tómese unos minutos para despejar su mente y concentrarse en la persona que está a punto de conocer.

Comience por revisar sus notas de la reunión individual anterior con ese empleado, eche un vistazo a sus últimas estadísticas de desempeño, marque cualquier queja o elogio que haya recibido sobre él.

2. Haga que las reuniones uno a uno sean algo regular

La frecuencia de sus reuniones individuales depende en gran medida del tamaño de su empresa y de su estilo de gestión. Algunas fuentes dicen que tales reuniones deberían ser semanales, mientras que otras afirman que un horario quincenal o mensual sería suficiente.

Una buena idea es establecer la próxima reunión recurrente al final de cada reunión actual para que ambas partes puedan planificarla con anticipación.

Piense en la frecuencia y la duración que no parecerían demasiado para usted o sus empleados, pero que serían suficientes para mantener a todos informados y mantener un contacto continuo.

Los nuevos empleados deberían tener reuniones individuales con más frecuencia, al menos una vez cada semana o cada dos semanas.

Las sesiones individuales recurrentes hacen que compartir comentarios sea una rutina y fomentan una cultura de honestidad. Además, las conversaciones personales regulares hacen que los empleados se sientan comprendidos, confiables y valorados en la empresa, lo que aumenta su motivación intrínseca.

3. Establecer un límite de tiempo para las reuniones

Programe suficiente tiempo para estas conversaciones, pero tampoco las haga demasiado largas. Nadie esperará reuniones que pierdan el enfoque y se prolonguen para siempre.

La duración óptima de cada sesión también depende de la frecuencia de estas reuniones; por ejemplo, si se reúne todas las semanas, una sesión de 30 minutos podría ser suficiente. Si se reúne una vez cada quince días o un mes, 60 minutos pueden ser más efectivos.

Gerentes exitosos como Andy Grove, cofundador y ex director ejecutivo de Intel, han aconsejado hacer reuniones individuales que duren al menos una hora:’

“Cualquier cosa menos, en mi experiencia, tiende a hacer que el subordinado se limite a cosas simples que pueden manejarse rápidamente”.

4. Haz una lista de temas para discutir

Un plan o estructura general para la reunión podría ayudar a que la conversación avance, especialmente en las primeras reuniones. Sin embargo, no tienes que ceñirte al plan pase lo que pase. Véalo más bien como una referencia que puede ayudar en caso de que la conversación se atasque o se aleje demasiado del tema.

Una agenda de reuniones también puede ser útil si el empleado es introvertido y no es probable que hable solo.

Por ejemplo, puede preparar de tres a cinco temas que más le interesen conocer. O bien, puede mantener una lista de preguntas frente a usted, pero recuerde ser flexible: no tiene que hacerlas todas si la conversación fluye naturalmente.

Algunas ideas para preguntas que probablemente generarán respuestas completas:

  • ¿En qué parte del día te sientes más productivo? ¿Siente que necesitaría un horario de trabajo diferente para mejorar su bienestar y productividad?
  • ¿Cuáles son tus últimos logros que te enorgullecen?
  • ¿Tienes alguna sugerencia que pueda ayudarnos a trabajar mejor como equipo?
  • ¿Hay alguien en el equipo con el que te resulte difícil trabajar? ¿Podrías explicar por qué?
  • ¿Cuáles de sus tareas lo mantienen comprometido e inspirado? ¿Hay alguna manera de hacer que sus tareas diarias sean más atractivas?
  • ¿Cuáles son los principales cuellos de botella en su proyecto actual? ¿Puedo ayudar de alguna manera a moverlo?
  • ¿Cuáles son las cosas que le preocupan en su trabajo o en el entorno de la oficina en general? ¿Alguna vez te has sentido infravalorado aquí?
  • ¿Sientes que estás aprendiendo lo suficiente en el trabajo? ¿Sobre qué áreas te gustaría aprender más?
  • ¿Qué puedo hacer para mejorar mi estilo de gestión o para brindarle un mejor apoyo?
  • ¿En qué proyectos o tareas te gustaría trabajar a continuación?

Consejo profesional:

El ex director ejecutivo de Google, Eric Schmidt, solía comenzar sus reuniones individuales comparando sus listas con las que se les pedía a sus empleados que prepararan antes de la reunión. Los elementos que se encuentran en ambas listas se priorizaron porque probablemente serían los problemas más urgentes.

5. Mantenlo informal y cambia la configuración

Si su objetivo es tener una conversación honesta, relajada y sincera con su empleado, piense no solo en sus palabras y lenguaje corporal, sino también en el ambiente de la reunión.

Su objetivo es ser profesional y productivo, pero no necesariamente torpe o obsoleto.

Primero, encuentre un lugar relajante para una conversación privada. Los muebles acogedores, los colores cálidos, las plantas de oficina o incluso una vista diferente desde la ventana tienen el potencial de suscitar nuevas ideas y sugerencias. Pero ni siquiera tiene que limitarse a una sala de reuniones: ¿por qué no salir a caminar o tomar un café en una cafetería cercana?

CEO de software de seguimiento de productividad tiempo de escritorio, Artis Rozentals cree que las reuniones uno a uno deben tener lugar fuera de las limitaciones habituales de la oficina:

“Encuentro la oportunidad de tener un almuerzo individual más largo con cada uno de los miembros de mi equipo para discutir todo en un ambiente informal”.

Agrega que la informalidad no significa que la reunión se realice sin preparación.

“Antes de la reunión, elaboro las preguntas y los datos de actualidad, y los comparto con el empleado respectivo, para que ambos vengamos preparados y tengamos una conversación fructífera”.

6. Centrarse en el empleado

El empleado debe ser el foco principal de las conversaciones uno a uno. El famoso empresario y autor estadounidense Ben Horowitz recomienda que un gerente solo debe hablar el 10% del tiempo, dejando el resto de la conversación al miembro del equipo.

Recuerde: como persona en la posición de poder, debe dejar de lado su ego y apoyar a su empleado lo mejor que pueda.

Idealmente, la conversación fluirá naturalmente en torno a lo que sea importante para él o ella. Si no es así, haga preguntas abiertas que puedan ayudarlos a elaborar su posición y expresar sus comentarios (consulte la sugerencia n. ° 4).

7. Escucha como lo dices en serio

Su tarea no es solo dejar que su empleado hable. También es escuchar, activamente. Esto significa que no escuchas solo para ser cortés. En realidad, estás tratando de comprender y recordar todo lo que se comparte.

Algunas técnicas de escucha activa:

  • Manténgase abierto, confiado y escuche a la persona sin sacar conclusiones unilaterales.
  • Demuéstrele al empleado que está prestando atención y, de vez en cuando, resuma lo que dice.
  • Vuelva a verificar si entendió bien algunas declaraciones para evitar malentendidos (por ejemplo, ‘¿Entendí bien que desea que el equipo de marketing se una a este proyecto para evitar más demoras?’).
  • Sea receptivo a todo lo que escuche, incluso las críticas sobre su empresa o su propio desempeño.

8. Comparte información relevante

Ya mencionamos que el empleador debe hablar menos y escuchar más. Sin embargo, si tiene algo importante que decir y afecta a este empleado personal o profesionalmente, la reunión uno a uno es el momento de decirlo.

¿Estás preparando un nuevo proyecto o estrategia que el empleado debe conocer? ¿Está probando algunas nuevas tácticas de gestión y le gustaría que estuvieran a bordo? ¿Hay nuevos cambios a punto de impactar en la empresa o en tu equipo en particular?

Asegúrese de mantener informados a todos los empleados para evitar que se propaguen chismes e información errónea en la oficina. Si les cuentas la noticia personalmente, también se sentirán más valorados y apreciados.

9. Escriba notas

Lo más probable es que esté a cargo de más de uno o dos empleados, por lo que no debe confiar en su memoria para anotar todos los puntos importantes que plantea cada miembro del equipo.

Sin embargo, no se recomienda escribir notas en su computadora durante la reunión. ¿Por qué?

Tener una computadora portátil abierta puede interpretarse fácilmente como distraído y poco interesado en la conversación.

Así que tendrás que tomar notas a la antigua: escribiéndolas en un cuaderno, un diario o una hoja de papel.

Tomar notas le permite al miembro de su equipo ver que usted participa activamente en la reunión y que se tendrán en cuenta los puntos establecidos. En otras palabras, que esto no es solo una pérdida de tiempo.

10. Vete con una tarea o comida para llevar

Al igual que todo lo demás relacionado con el negocio, las reuniones uno a uno deben tener un propósito y un resultado procesable. En otras palabras, asegúrese de que usted, su empleado o, idealmente, ambos, se vayan con un elemento de acción o una tarea por completar.

Para solidificar esto, envíe un correo electrónico rápido después de la reunión uno a uno, repitiendo las cosas principales que repasó. Esto asegurará que ambos estén en la misma página y conscientes de los próximos pasos que debe tomar cada lado.

Un correo electrónico de resumen le llevará unos minutos más de su tiempo, pero sin duda valdrá la pena a largo plazo.

11. No descuide las reuniones individuales con sus trabajadores remotos

Hoy en día, cada vez más gerentes trabajan con un equipo que en parte (o en su totalidad) está formado por trabajadores remotos. Si eres uno de ellos, debes saber esto:

Las reuniones uno a uno son aún más críticas cuando se trata de su equipo remoto.

¿Por qué? Porque puede sentir el sentimiento de su equipo interno todos los días en la oficina. Al mismo tiempo, es posible que no tenga idea de cómo se sienten sus empleados subcontratados o remotos.

CEO de la startup de impresión bajo demanda Impreso, Davis Siksnans, dirige una empresa con 500 empleados en dos continentes. Además de tener reuniones trimestrales para todos los empleados, requiere que los gerentes tengan reuniones individuales regulares con cada uno de los miembros de su equipo, además de revisiones de desempeño semestrales.

Señala:

“Es una excelente manera de demostrar que los gerentes se preocupan por el desempeño y el bienestar del empleado. Surgen temas que de otro modo no se incluirían en una discusión regular, como el tipo de música que suena en la oficina, por ejemplo”.

Santa Lice-Kruze, Directora de Recursos Humanos de Printful Latvia, está de acuerdo con Davis y anuncia:

”Las conversaciones deben construirse sobre la base de la transparencia y la confianza mutua. Este es el momento de preguntar cómo le está yendo a la persona, sobre su equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la salud, las actividades fuera del trabajo, etc. Sin duda, debe preguntar si puede ayudar en algo y cómo puede hacerlo”.

Ver cara a cara con sus empleados

Como gerente, debe ser constante en todo lo que hace, y las reuniones individuales no son una excepción. No es necesario que se lleven a cabo todos los días o incluso todas las semanas, pero debe comprometerse con ellos cada vez.

Recuerde: su objetivo principal es respaldar el desempeño de sus empleados. Tener un chat personal regular con cada una de las personas que le reportan lo ayudará a ver un aumento en el compromiso de los empleados. Y esto probablemente conducirá a una mejor cultura empresarial y una mayor productividad para toda la empresa.

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Crédito de la foto destacada: rawpixel a través de unsplash.com

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