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Cómo ser un buen gerente y liderar equipos eficientes

Ser un buen gerente es un requisito previo para dirigir un equipo eficiente, pero no es la única razón por la que un equipo es eficiente. No. La razón por la que un equipo es eficiente no se reduce a una sola persona, sino que es el resultado de la dinámica entre equipos, procesos optimizados, compromisos de equipo estructurados y una mentalidad de tiempo y conciencia de calidad en todo el equipo.

Entonces, ¿cómo llevas a tu equipo allí?

Primero, veamos lo que dice el diccionario:

Eficiente – adjetivo

1. (de un sistema o máquina) lograr la máxima productividad con el mínimo esfuerzo o gasto desperdiciado.

2. (de una persona) trabajando de manera bien organizada y competente.

Como puede ver, la eficiencia puede aplicarse tanto a nivel individual como de sistema (equipo).

En relación con el entorno empresarial, los equipos eficientes son un grupo organizado de personas competentes que trabajan juntas hacia un objetivo compartido para producir resultados de calidad tanto como sea posible, sin perder tiempo, energía o dinero.

Analicemos eso. Lo que busca es una manera de asegurar que su equipo:

  • Es organizado
  • Está debidamente capacitado
  • Funciona bien juntos
  • Tiene una visión u objetivo compartido
  • Está motivado para realizar
  • Opera en un entorno propicio para la eficiencia.

Ese desglose es bueno y sensato, pero aún no le dice cómo lograr la eficiencia en su equipo.

Estas son las 13 formas principales de ayudar a su equipo a realizar un trabajo increíble en el menor tiempo posible.

1. Optimice sus procesos

Antes de hacer algo con su equipo, asegúrese de que los procesos que afectan y se ven afectados por su equipo sean óptimos. Aquí encontrará que es útil elaborar un flujo paso a paso de lo que debe suceder para cada tarea de la que es responsable su equipo.

Puede usar diagramas u oraciones, lo que sea que lo ayude a detectar las ineficiencias en su flujo de trabajo diario. Asigne un tiempo y el esfuerzo percibido que se necesita para completar un paso en cada tarea, para que pueda identificar brechas, cuellos de botella o problemas de habilidades.

¡Propina! Delega esta tarea a las personas que lideran/gestionan/trabajan con mayor frecuencia en cada área o tarea. Esto ayudará a su equipo a sentirse incluido en la formulación de cualquier nuevo proceso y les hará pensar en formas de crear un proceso más eficiente.

2. Incorpore a su equipo

Como dijo Abraham Lincoln:

“Si tuviera seis horas para cortar un árbol, pasaría las primeras cuatro horas afilando el hacha”.

Hay una razón por la que las grandes empresas invierten tanto tiempo orientando a los nuevos empleados. Funciona.

Perfeccione a su nuevo empleado antes de soltarlo en nuevas tareas e iniciativas, y permítales lograr la finalización de tareas mucho más fácil y rápido.

¡Propina! Pregúntele a su nuevo empleado acerca de sus sistemas y procesos. ¿Ven alguna mejora que se pueda hacer? Los nuevos empleados tienden a venir mentalmente preparados para un nuevo enfoque, pero también traen consigo el conocimiento adquirido en roles anteriores, educación y experiencias de vida. Si tiene sentido, ¡úsalo!

3. Reúnase regularmente

Cada equipo es diferente, por lo que reunirse regularmente puede significar cosas diferentes para diferentes equipos.

Como regla, trate de no reunirse varias veces a la semana para discutir el mismo tema. Su equipo necesita tiempo para hacer las cosas. Habiendo dicho eso, las reuniones siguen siendo la mejor y más eficiente manera de lograr que todos estén en sintonía rápidamente.

¡Propina! Juega con diferentes estilos de reunión para ver qué funciona mejor para tu equipo. A algunos equipos les gusta tener una «reunión» matutina en la que repasan todo lo que hay que hacer en un día. Otros equipos que trabajan en estrecha colaboración prefieren tener una reunión, una vez por semana. Pruebe diferentes enfoques y asegúrese de que su equipo sepa que está buscando mejoras de eficiencia del 1 %.

4. Concéntrese primero en las rocas grandes

En estos días, siempre hay mucho trabajo por hacer y poco tiempo. Mantenga a su equipo enfocado en completar primero las tareas grandes y llegar a las más pequeñas cuando sea el momento adecuado.

Llenar su balde hipotético con pequeñas rocas (tareas) llena el balde pero no deja espacio para las grandes tareas que realmente empujan la aguja.

¡Propina! La mayoría de las personas se inclinan por completar primero las tareas pequeñas, ya que les da una sensación de logro y la capacidad de informar sus esfuerzos a la gerencia más rápidamente. Esté atento a los miembros del equipo que prefieren trabajar regularmente en tareas más pequeñas y asegúrese de que sepan que el desempeño no es una competencia. Estará bien si no tienen un proyecto completo en un día.

5. Use el software de administración de tareas para mantenerse organizado

No hay mucho que puedas hacer con lápiz y papel. Si bien un diario o una lista de tareas en papel puede ser excelente para usted, es un dolor de cabeza para su equipo.

Las notas pueden ser difíciles de encontrar, las listas se repiten con frecuencia y la mayoría de su equipo no las verá. Use software en línea al que todos puedan acceder, desde cualquier lugar, para ayudar a mantener a su equipo informado.

¡Propina! Aproveche los planes gratuitos que ofrece el software de gestión de tareas para encontrar una herramienta que funcione para usted y su equipo. Explícale a tu equipo que quieres hacerles la vida más fácil e involucrarlos en la selección de la herramienta. Si solo necesita un lugar para registrar tareas, consulte herramientas como Trello, Jira y Asana.

6. Analiza la composición de tu equipo

Comprender la composición de su equipo es vital para crear eficiencia.

Mire a su equipo tanto individualmente como como un grupo de personas. ¿Qué habilidades están representadas a nivel de equipo? ¿Existen habilidades individuales de los miembros del equipo que se puedan compartir o enseñar? ¿A quién le falta una habilidad clave?

Cuando note deficiencias en su equipo o identifique a las personas con las que trabajar, asegúrese de elaborar un plan de acción de cómo va a lidiar con eso.

¡Propina! Las deficiencias no son debilidades, son solo habilidades que tu equipo aún no tiene. Las personas necesitan sentir que son un trabajo constante en progreso y que están subiendo la escalera hacia su yo futuro. Evite etiquetar a su equipo con connotaciones negativas o podrían sentir que no los respeta o que son prescindibles.

7. Proporcionar formación

Si identifica una brecha de habilidades, envíe a su equipo a capacitarse. Su equipo apreciará su voluntad de proporcionar un nuevo conjunto de habilidades y, al mismo tiempo, aumentará la eficiencia de su equipo. Comience con las habilidades que su equipo subcontrata regularmente.

¡Propina! Hay varias excelentes universidades en línea que ofrecen cursos gratuitos, pero requieren pago para ingresar a un examen y recibir una calificación. Si su empresa no está dispuesta a patrocinar la acreditación, tal vez un equipo hambriento de conocimientos pueda sentirse tentado con unos días libres para adquirir las nuevas habilidades.

8. Contrata a las personas adecuadas

Si no puede mejorar las habilidades de su equipo, es posible que deba contratar a una nueva persona para llenar el vacío de habilidades que ha identificado. Preste especial atención a si esta persona encajará en su equipo actual y qué efecto tendrá en la dinámica de su equipo; puede cambiar en ambos sentidos.

No se trata solo de las habilidades adecuadas. Los equipos eficientes se componen de una combinación de las habilidades adecuadas y una dinámica de equipo positiva.

¡Propina! Contratar a las personas adecuadas es una habilidad en sí misma, por lo que si es nuevo en el proceso, puede ser útil tener a alguien con experiencia para que lo ayude. No tenga miedo de apoyarse en sus compañeros o en un experto externo para que lo ayude a tomar la decisión correcta.

9. Defina el propósito de su equipo

Los equipos eficientes saben qué beneficio aportan al negocio. Asegúrese de que su equipo sepa en qué parte del sistema encajan para que pueda conectarlos con el resto de la estructura de la empresa. Esto hace que su equipo sea consciente de sus resultados y de la importancia de su trabajo para el resultado final del negocio.

¡Propina! A la gente le encanta escuchar al CEO/MD de una empresa para escuchar de primera mano cómo su trabajo diario contribuye al crecimiento de la empresa.

10. Enfatice la importancia de la dependencia mutua

Desde que los humanos emergieron por primera vez de sus cuevas y comenzaron a trabajar juntos, nos dimos cuenta de que ninguna gran hazaña o proyecto se podía hacer aislado de los demás.

Crear un entorno en el que su equipo se dé cuenta de que el éxito de uno depende del éxito de otro es una excelente manera de alentar al equipo a trabajar el uno para el otro.

¡Propina! Este tipo de refuerzo escala bien. Se puede aplicar al individuo, cómo trabajan en equipo y cómo su equipo trabaja con otros equipos para lograr un propósito comercial aún mayor.

11. Dale un sentido al día a día

Esto es un poco diferente del propósito del equipo, que se relaciona con el logro de los objetivos de la empresa. El significado se relaciona con los beneficios psicológicos de contribuir positivamente a la sociedad.

Un gran ejemplo de significado se puede encontrar en la empresa de software de gestión de premios Award Force. Su significado es simple pero poderoso, quieren:

“ayudar a sus clientes a identificar y reconocer la excelencia”… “porque es un contribuyente muy importante para el crecimiento y desarrollo de individuos, comunidades y organizaciones”.

¿Qué significa tu equipo/empresa? ¿Por qué te levantas de la cama todos los días y haces lo que haces? Concéntrate en eso.

12. Cultiva un entorno seguro

Usted, como gerente, es el responsable final del entorno del equipo. Los equipos que pueden expresar sus puntos de vista de manera segura y cómoda son equipos más felices y productivos.

Hay un maravilloso ejemplo de cómo Ritz Carlton creó un entorno que empodera a los empleados:

Ritz-Carlton es un ejemplo casi perfecto de empoderamiento de los empleados. Cada empleado está preautorizado para gastar hasta $2,000 por huésped por día para resolver problemas y satisfacer las necesidades de sus clientes. Léalo de nuevo: ¡$2,000 por huésped por día!

Cree un entorno seguro para su equipo siendo abierto y honesto con ellos, mostrándoles respeto, confiando en que harán el trabajo y escuchando cuando le hablen.

Es una forma segura de alentarlos a sentirse seguros y habilitados para hablar sin miedo. Algunas de las mejores ideas provienen de la diversidad de pensamiento. ¡Anima a tu equipo a generar ideas y te sorprenderá el nuevo sentido de propiedad y los resultados positivos!

¡Propina! La empatía es la clave. Ponte en los zapatos de tu equipo. Una vez que lo haga, la confianza, la honestidad, el respeto y la preocupación vendrán naturalmente. Puede consultar este artículo para obtener más información sobre cómo hacer que su equipo esté seguro: Si quiere un equipo invencible, haga que se sientan seguros

13. Reconoce la excelencia en tu equipo

El reconocimiento de la excelencia no es solo la práctica de recompensar los logros, es el reconocimiento de todas las pequeñas tareas bien hechas y todo el trabajo constante necesario para llegar allí.

Un artículo del equipo de Award Force analiza esto en profundidad. No importa cuán talentoso, inteligente o rico sea un individuo, si está logrando el éxito de su esfuerzo, es porque trabaja duro para lograrlo.

Tomarse el tiempo para reconocer todas las pequeñas tareas significa mucho para su equipo y aumenta la moral. El refuerzo positivo es la clave. Las personas que hacen un gran trabajo y son debidamente elogiadas por ello tienen más probabilidades de seguir esforzándose no solo por la eficacia, sino también por la excelencia y la eficiencia. Comienza con algo tan simple como “Gracias…”

¡Propina! Pruebe diferentes métodos de reconocimiento de empleados para ver qué funciona para su equipo. No todos los métodos de reconocimiento necesitan involucrar dinero. Considere escribir un elogio que se agregará a su archivo de empleo y estará disponible cuando quieran irse o darles algo que el dinero no puede comprar: tiempo en forma de una tarde libre o un comienzo más tarde de la semana laboral.

¡Puede ser tan simple como marcar elementos de esta lista!

Dirigir un equipo eficiente no se trata de ordeñar la vaca seca hasta su última gota. Se trata de cuidar proactivamente a la vaca y sus necesidades: la calidad y el ritmo de entrega vendrán. Tu equipo es el mismo.

Capacítelos con estructura, capacítelos apropiadamente, cree un entorno en el que quieran sobresalir, reconozca sus logros y esté siempre atento a ese 1%…

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