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Es importante poder tomar buenas notas porque estas notas pueden convertirse en sus inspiraciones e ideas más adelante. Si sus notas están desordenadas, es posible que no pueda recordar lo que ha aprendido.
El autor Tim Ferriss tiene todos sus estantes que contienen nada más que cuadernos llenos de sus garabatos diarios. Sin andarse con rodeos, el gurú de la autooptimización escribió una vez:
“Tomo notas como algunas personas toman drogas”.
El fundador de Virgin Group, Richard Branson, es otro ávido tomador de notas:
“Algunas de las empresas más exitosas de Virgin han nacido de momentos aleatorios: si no hubiéramos abierto nuestros cuadernos, nunca habrían sucedido”.
En la universidad, había un énfasis tan fuerte en la toma de notas efectiva: todavía tengo algunas pilas de mis propios cuadernos de espiral, llenos de notas de conferencias garabateadas furiosamente. Sin embargo, una vez que nos embarcamos en nuestras carreras profesionales, muchos de nosotros perdemos ese hábito. Pero mantener un registro escrito de todo el contenido nuevo, durante las reuniones, las lluvias de ideas y mientras lee, sigue siendo una herramienta esencial de productividad y aprendizaje.
Como director general de mi propia empresa, rara vez me pillan sin un bloc de notas. El tiempo es mi recurso más preciado y tomar notas me permite extraer el mayor valor de cómo elijo gastar el mío. También les indica a mis empleados que hagan lo mismo.
Si se pregunta cómo optimizar este simple hábito, aquí hay algunos consejos respaldados por expertos sobre cómo tomar buenas notas.
1. Sea de la vieja escuela y use sus propias palabras
Como el huevo o la gallina, es una pregunta fundamental: ¿debo usar un cuaderno de papel o una aplicación para tomar notas digitales?
Al escribir para Harvard Business Review, Alexandra Samuel aboga firmemente por la toma de notas digitales. Ella argumenta que tomar notas con una aplicación como Evernote es el uso más eficiente del tiempo y hace que la recuperación posterior sea rápida y fácil.
Aunque no todos están de acuerdo. Según Maggy McGloin, otra colaboradora de Harvard Business Review, la investigación ha encontrado que la toma de notas analógica tiene beneficios concretos. En un estudio, los investigadores encontraron que los que tomaban notas digitales tomaban notas «similares a transcripciones» más largas, en comparación con los escritores a mano, y obtenían resultados significativamente peores en las preguntas conceptuales posteriores.
Incluso cuando se instruyó explícitamente a los participantes para que no tomaran notas palabra por palabra, los mecanógrafos continuaron escribiendo de una manera «similar a una transcripción». Mientras que escribir fomenta la transcripción sin sentido, la escritura a mano nos empuja a crear notas más sucintas y destilar información para una mayor comprensión.
El uso de una computadora portátil o tableta también lo abre a más distracciones, como revisar su cuenta de Twitter o ver las novedades en Facebook. Sorprendentemente, la navegación web de una persona puede afectar negativamente el aprendizaje de sus vecinos. En un estudio, los estudiantes participantes que podían ver la pantalla de la computadora portátil de una multitarea, en este caso, buscar los horarios de las películas, obtuvieron un puntaje 17 por ciento más bajo en las pruebas de comprensión que los estudiantes que no tenían tal distracción.
Personalmente, soy un usuario de portátiles analógicos: me resulta mucho más fácil concentrarme y me obliga a traducir la información a mi propia taquigrafía. Otros anotadores de la vieja escuela son Bill Gates, que prefiere una libreta amarilla, y George Lucas, que lleva una libreta de bolsillo.
Pero incluso si no puede separarse de su computadora portátil o tableta, evite transcribir palabra por palabra. Practique no solo escuchar, sino procesar lo que se dice y usar sus propias palabras.
2. Sea meticuloso con la estructura
Otro asunto a considerar antes de anotar cualquier cosa: cómo estructurar sus notas. Utilizar un método de organización consistente es clave para volver a consultar sus notas más adelante.
The Journal of Reading comparó diferentes métodos y descubrió que las notas estructuradas de manera más rigurosa, con orden jerárquico y subsecciones numeradas, obtuvieron los puntajes más altos en términos de calidad y precisión. El segundo mejor fue un método de dos columnas, en el que los escritores usaron la columna izquierda para información nueva y la columna derecha para puntos de seguimiento y temas clave.
Tim Ferriss confía en la indexación, que consiste en numerar manualmente las páginas de un libro o cuaderno y crear un índice de temas rápido y fácil de escanear dentro de la portada o la contraportada.
Maria Popova, creadora del enormemente popular Brainpickings.org, revisa muchos libros cada semana e incorpora su aprendizaje en las publicaciones diarias del blog.
Es capaz de comprender el concepto de un libro completo a una velocidad vertiginosa mediante un método de indexación. Como le explicó a Tim Ferriss, Popova crea un índice alternativo en la última página (generalmente en blanco), donde anota ideas importantes mientras lee. Junto a esas ideas, enumerará las páginas donde aparecen. Luego, Popova usa estas notas analógicas, basadas en ideas en lugar de palabras clave, para sintetizar un libro una vez que está lista para escribir sobre él.
Utilizo tantas técnicas organizativas como puedo: indexación, titulares, numeración y viñetas. También dejo un margen para mis preguntas, observaciones y pasos de acción, lo que me lleva a mi próxima estrategia.
3. Anote sus preguntas e ideas
Cualquiera que sea la estructura que elija, siempre deje espacio para sus reflexiones personales. La entrenadora de CEO global, Sabina Nawaz, recomienda usar márgenes amplios, donde puede anotar «sus ideas, juicios, refutaciones y preguntas para cada uno de los puntos que ha escrito». Nawaz explica,
“Al marcarlos a un lado, separas tus propios pensamientos de lo que dicen los demás”.
Esta técnica no solo lo obliga a interactuar y analizar continuamente la información que está recibiendo, lo que ayuda con el aprendizaje y la comprensión, en lugar de la transcripción de memoria, sino que también le permite organizar futuras preguntas de seguimiento y cursos de acción.
Tan pronto como termino una reunión o conferencia, reviso mis márgenes y me envío por correo electrónico una lista de los próximos pasos, como un correo electrónico para redactar, una cita para hacer o inspiración para escribir un artículo. De esa manera me aseguro de que estoy traduciendo nuevas ideas en planes prácticos.
4. Registre el comportamiento no verbal
Un colega le dice: “Estamos listos para compartir nuestro nuevo producto con la empresa la próxima semana”. Pero su lenguaje corporal (movimiento nervioso y mirada preocupada) no transmite mucha confianza. En esa situación, tome nota de sus observaciones y haga un punto para mencionarlas más tarde.
«Hola Neil, dijiste que estabas listo antes, pero me preguntaba si te gustaría hacer la presentación conmigo y arreglar cualquier problema».
Nos comunicamos mucho con comportamientos no verbales, incluido nuestro lenguaje corporal, comportamiento y afecto. Según Patti Wood, experta en lenguaje corporal y autora de Snap: aprovechar al máximo las primeras impresiones, el lenguaje corporal y el carismaen una interacción cara a cara con una sola persona, puede intercambiar hasta 10 000 señales no verbales en menos de un minuto, probablemente más que solo nuestras palabras.
A veces, lo que no se dice es tan valioso como lo que se dice. Por ejemplo, si doy una presentación y obtengo grillos cuando hago preguntas, eso podría indicar que he hecho un gran trabajo. Pero también podría significar que mis colegas no están dispuestos a desafiar mi perspectiva. Y como he escrito antes, un conflicto saludable es esencial para el crecimiento y la innovación de una organización.
El comportamiento no verbal puede revelar un problema que debe abordarse de inmediato. Invertir un poco más para registrar y abordar estas observaciones puede ahorrar tiempo en el futuro.
5. Revisar más tarde
Tomar notas cumple dos funciones: organizar y almacenar contenido nuevo y codificar cognitivamente ese contenido. En otras palabras, es un medio para almacenar y aprender nueva información. Esa función de almacenamiento físico es inútil a menos que revise sus notas más tarde y reflexione sobre lo que ha escrito.
La investigación sobre el desempeño de los estudiantes en las pruebas destaca la importancia de revisar. Un estudio de los años 80 que se publicó en el Teaching of Psychology Journal descubrió que los estudiantes cometían errores en los exámenes no porque hubieran tomado malas notas, sino porque no las habían vuelto a leer de antemano.
Aunque probablemente haya superado los días de estudiar para los exámenes, recordar lo que aprende es tan importante para su carrera, si no más, porque ya no vale la pena olvidar la nueva información en el momento en que terminamos de evaluarla.
Como escribe Richard Branson:
“No tome notas solo por tomar notas, analice sus ideas y conviértalas en objetivos factibles y medibles”.
Es por eso que reservo tiempo en mi calendario al menos una vez a la semana para leer mis notas: de reuniones, conferencias, llamadas, lo que sea. Como CEO, rara vez hay un momento en mi día que no haya resultado en algunas ideas anotadas.
6. Prepare también notas antes de las reuniones
Un último consejo: nunca entre a una reunión con las manos vacías. Para maximizar la eficiencia, siempre prepare notas con anticipación, incluido el material para cubrir, preguntas y elementos de acción.
Nadie ejemplifica esto mejor que la directora de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg. En un perfil para Fortune, Miguel Helft escribe:
“Sus días son un torbellino de reuniones que dirige con la ayuda de un cuaderno encuadernado en espiral decididamente no digital. En él, mantiene listas de puntos de discusión y elementos de acción. Los tacha uno por uno, y una vez que se marca cada elemento de una página, arranca la página y pasa a la siguiente. Si cada elemento se hace 10 minutos después de una reunión de una hora, la reunión ha terminado”.
Estos pueden ser el único tipo de notas que no necesita guardar para revisarlas más tarde (a menos que registre más notas en la misma página).
Juntas, estas estrategias para tomar notas pueden ayudarlo a organizar reuniones y optimizar su jornada laboral.
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Crédito de la foto destacada: Kaleidico a través de unsplash.com
