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Cómo una mentalidad de gestión de proyectos aumenta su productividad

En nuestro mundo «siempre activo, siempre conectado», el tiempo es escaso. La mayoría de las personas pasan todos los días saltando de una tarea a la siguiente, luchando para terminar todo. Pero estar ocupado no significa que tengas éxito.

Por el contrario, la mayoría de las personas podrían estar haciendo mucho más con el tiempo que tienen. La razón por la que no lo son es que su enfoque para hacer las cosas está mal. Y aunque algunos podrían atacar ese problema aplicando varios consejos y trucos de productividad para reducir su lista de tareas pendientes, solo están tratando los síntomas de un problema mayor.

El verdadero problema es que carecen de la mentalidad adecuada para organizar y abordar sus tareas diarias y aprovechar al máximo su tiempo. Resulta que la mentalidad que necesitan para tener éxito se parece mucho a la de un gerente de proyecto profesional, y eso es una buena noticia, porque significa que cualquiera puede aprender a pensar como un gerente de proyecto y potenciar su productividad.

Pero no se quede sin e inscríbase en un curso de certificación en gestión de proyectos. Eso sería excesivo (a menos que esté buscando un cambio de carrera, de todos modos). En su lugar, sigue leyendo para descubrir cómo puedes aplicar una mentalidad de gestión de proyectos en todo lo que haces.

Cubriré lo que hacen los gerentes de proyecto, las habilidades en las que confían y algunos consejos prácticos sobre cómo puede pensar como un gerente de proyecto y hacer más. ¿Estás listo? Entonces, vamos a sumergirnos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Si buscara el rol de un gerente de proyecto, encontraría algunas descripciones vagas, si no completamente confusas, del trabajo. El problema es que es difícil describir lo que hace un director de proyecto sin repetir la palabra proyecto una media docena de veces. Y cualquier descripción que no lo haga tiende a dejar mucho a la imaginación.

Tomemos, por ejemplo, la descripción ofrecida por el Project Management Institute:

“Son organizados, apasionados y orientados a objetivos. [individuals] que entienden lo que los proyectos tienen en común y su papel estratégico en cómo las organizaciones tienen éxito, aprenden y cambian”.

Eso no ayuda mucho, ¿verdad? Pero haber trabajado con gerentes de proyectos de todo tipo y en múltiples industrias me permite darle una definición más útil.

Los gerentes de proyecto son personas que lideran equipos (tanto grandes como pequeños) para trabajar en proyectos bien definidos con el objetivo de completarlos a tiempo, dentro del presupuesto y para satisfacción de todas las partes interesadas. Los proyectos en los que trabajan pueden ser cualquier cosa: crear una pieza de software, construir un edificio, ejecutar una campaña publicitaria, lo que sea necesario.

Pero lo que es más importante es cómo los gerentes de proyecto realizan su trabajo. Es su trabajo reunir todos los recursos necesarios para realizar su trabajo y luego poner esos recursos en el uso más eficiente para lograr los objetivos establecidos.

Piense en ellos como los coordinadores finales, los productores del mundo de los negocios, por así decirlo. Y lo logran usando un conjunto muy específico de habilidades.

5 habilidades esenciales de gestión de proyectos

Un gerente de proyecto efectivo se basa en algunos grupos de habilidades principales para hacer su trabajo. Éstos incluyen:

  • Habilidades de planificación – Las habilidades de planificación implican saber cómo llegar desde el punto de partida de un proyecto hasta su finalización con un mínimo de interrupciones y retrasos en el camino.
  • Habilidades de programación – Las habilidades de programación implican comprender cómo segmentar el trabajo necesario en tareas más pequeñas, priorizar esas tareas y programar la cantidad de tiempo adecuada para cada una (sin subasignar o sobreasignar el tiempo).
  • habilidades presupuestarias – Las habilidades presupuestarias implican tener una comprensión completa de los costos involucrados en completar un proyecto. Esto puede significar costos de materiales, costos de mano de obra e incluso costos indirectos, y luego crear un presupuesto realista que no prometa demasiado ni cumpla con los recursos disponibles.
  • Habilidades de gestión de riesgos – Las habilidades de gestión de riesgos se refieren a ser capaz de detectar riesgos potenciales antes de que interrumpan o descarrilen un proyecto, y saber cómo evitarlos o mitigarlos cuando sea necesario.
  • Habilidades de comunicación – Las habilidades de comunicación implican saber cómo comunicar el conocimiento contenido en las habilidades anteriores a los demás y cómo escuchar los comentarios de los demás para evitar confusiones innecesarias o retrasos en el trabajo.

En un contexto del mundo real, los gerentes de proyecto confían en algunas habilidades adicionales, como la capacidad de liderazgo, la creación de redes y la gestión de contratos. Pero dado que no son relevantes para un individuo que aplica una mentalidad de gestión de proyectos en su vida diaria, no vamos a entrar en detalles sobre ellos.

Ahora, llegados a este punto, es posible que se pregunte: ¿De qué sirve una mentalidad de proyecto sin las habilidades que la respalden? Y esa es una pregunta válida.

Pero la verdad es que si ya está haciendo el trabajo de administrar su trabajo y su vida personal, probablemente ya tenga suficientes de estas habilidades relacionadas con su situación específica.

Por ejemplo, ya debe comprender lo que se requiere de usted en el trabajo y tiene las habilidades relevantes para su trabajo. Eso significa que también debe saber cómo abordar un proyecto relacionado con el trabajo de principio a fin, tener una idea decente de cuánto tiempo lleva cada parte del trabajo y qué tipo de cosas pueden interponerse en su camino.

Todo lo que falta es saber cómo aplicar esa información para hacer el uso más eficaz de su tiempo, y eso es lo que es la mentalidad de gestión de proyectos.

Suena simple cuando lo pones de esa manera, ¿verdad?

Dicho esto, veamos algunos consejos prácticos que puede aplicar todos los días para comenzar a pensar como un gerente de proyecto. Antes de que te des cuenta, habrás tenido tu agenda bajo control y tu eficiencia fuera de serie.

5 consejos para hacerte pensar como un gerente de proyecto

La mejor parte de todo esto es que hay algunas formas muy específicas en las que puede aplicar una mentalidad de gestión de proyectos a su día a día para aumentar su productividad.

No tienes que tomar ningún curso para aprenderlos, y no tienes que reestructurar radicalmente tu vida diaria. Y una vez que comience a hacer estas cosas, comenzará a ver la lógica de cómo lo ayudan a maximizar su productividad en todo lo que hace.

1. Reserve tiempo de planificación dedicado

De todas las formas en que puede aplicar una mentalidad de gestión de proyectos a su vida, esta es la más cercana a la necesidad. Es que debe reservar al menos 15 minutos cada semana para planificar lo que debe hacer en los días siguientes. Eso significa que no hay distracciones, interrupciones ni multitarea. Solo usted, su lista de tareas pendientes y su aplicación de programación preferida.

El tiempo que dedique a la planificación determinará qué tan eficiente será durante el resto de la semana, por lo que es importante hacer las cosas bien. Y esa no es solo mi opinión. Hay volúmenes de investigación que demuestran el vínculo directo entre la calidad de la planificación y el éxito del proyecto. Y además, simplemente tiene sentido. No puedes gestionar lo que no has planeado, ¿verdad?

Cuando esté haciendo su plan, también es importante dividir el trabajo que tiene que hacer en tantas subtareas más pequeñas como pueda. Esto aumentará su flexibilidad y lo ayudará a lidiar con dificultades imprevistas y otros problemas a medida que surjan.

2. Nunca comience un nuevo proyecto sin una comprensión completa del mismo

Otra cosa que puede hacer para aplicar una mentalidad de gestión de proyectos a su vida es asegurarse de evitar asumir nuevos proyectos sin obtener una comprensión completa de lo que se espera de usted. Si se trata de tareas relacionadas con el trabajo, esto significa tomarse el tiempo para hablar con su gerente o cualquier parte interesada involucrada en el trabajo para concretar su visión precisa.

Este es un paso que la mayoría de los gerentes que no son de proyectos a menudo dan prisa, prefiriendo sumergirse directamente en cualquier trabajo que se les asigne. Pero cuando hace eso, se expone a interrupciones cuando cambian sus entregables.

¿Conoce esa sensación cuando su gerente le envía un correo electrónico a las 4:45 p. m. un viernes para informarle que acaba de recordar un cambio que un cliente solicitó a algo en lo que ha trabajado toda la semana? Se sorprenderá de cuántas de esas sorpresas desagradables puede evitar si insiste en analizar tantos detalles como sea posible antes de comenzar su trabajo.

Pero antes de que me digas, «¡No estoy a cargo, así que tengo que aguantar los golpes!» Déjame decirte esto: sin importar tu posición en el trabajo (o en tu vida personal, en realidad), las personas generalmente serán receptivas a responder preguntas por adelantado si saben que resultará en un mejor producto final.

Quiero decir, ni siquiera comprarías un automóvil sin averiguar todo lo que hay que saber sobre su historia, ¿verdad? Entonces, ¿por qué alguien esperaría que trabajes en algo de lo que no sabes lo suficiente como para hacerlo bien en tu primer intento? Solo recuerde que, siempre que tenga claro lo que está pidiendo y pueda demostrar por qué es importante, debería poder obtener la claridad que necesita para que cualquier proyecto tenga un comienzo sólido.

3. Establezca estándares y objetivos de comunicación claros

Ahora que sabe lo importante que es comprender el alcance completo de cualquier proyecto en el que esté trabajando, permítame agregar una advertencia: ningún esquema de proyecto es perfecto y siempre deberá poder realizar cambios sobre la marcha. cuando sea necesario. Pero eso es lo que hace que el establecimiento de objetivos y estándares de comunicación claros sea tan crítico.

Permitir que todas las partes interesadas participen en su trabajo con precisión cómo, cuándo y dónde abordar los problemas con usted a medida que surjan es vital. ¿Recuerdas el correo electrónico del viernes a las 4:45 p. m. que acabo de mencionar? Incluso si fue minucioso al dominar los detalles de su proyecto desde el principio, de todos modos podría surgir un cambio inesperado. Pero no tienes que ser sorprendido cuando lo hacen.

Al comienzo de cada nuevo proyecto, informe a todos los involucrados el proceso exacto que deben seguir para los temas comunes que requieren comunicación entre las partes interesadas. La idea es priorizar métodos de comunicación en tiempo real como llamadas telefónicas y chat en línea para elementos que requieren atención inmediata, como esos cambios que el cliente solicitó hace una semana pero que no llegaron a ese correo electrónico hasta el viernes por la tarde.

Puede configurar un canal de grupo usando Slack o la herramienta de colaboración de su elección para las comunicaciones diarias de ida y vuelta. Además, considere dejar el correo electrónico como la opción de último recurso para sus mensajes menos urgentes. De todos modos, es lento, ineficiente y una gran pérdida de tiempo.

¿Crees que es una exageración? Que no es. Los trabajadores en algunos lugares pasan hasta 5 horas y 52 minutos por día revisando y respondiendo correos electrónicos. Ese es el tiempo que podrías aprovechar mucho mejor para hacer el trabajo.

4. Establezca límites y cuídese a sí mismo

Los buenos gerentes de proyectos saben que si hacen planes sólidos para realizar las tareas, tendrán todo el tiempo que necesitan para cumplir con los plazos. Y si no lo hacen, la solución es hacer mejores planes, no dedicar más tiempo al problema. También reconocen que establecer límites claros y apegarse a ellos los mantiene trabajando con la máxima eficiencia y evita el agotamiento.

Por lo tanto, no importa cuánto trabajo tenga por delante, es crucial saber cuándo dejarlo. Eso significa mantener tu vida laboral separada de tu vida personal y permitirte desconectarte de una u otra cuando sea el momento de hacerlo. Recuerda, no hay nada de malo en convertirte en una prioridad. Después de todo, también necesita comer, dormir y relajarse.

Además, recuerde que las personas que trabajan en exceso a menudo lo hacen para cubrir algún tipo de deficiencia en otro lugar (a menudo, una que no es su responsabilidad, de todos modos). Entonces, hazlo un…

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