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He leído más de 100 libros de productividad y resumí los 15 consejos más importantes

Hace diez años, casi hasta el día de hoy, me ascendieron de ingeniero de nivel inicial a gerente superior. Honestamente, a pesar de lo emocionante que fue la promoción, estaba increíblemente abrumado. Sentí que no tenía suficiente tiempo para hacer todo lo que necesitaba/quería hacer y comencé a sentir que estaba sobre mi cabeza. Algo tenía que ceder.

Había oído que los libros de productividad eran útiles, así que decidí intentarlo. Esperaba que los libros me enseñaran cómo hacer más en menos tiempo. No solo me ayudaron a lograr ese objetivo, sino también a otros aspectos de mi desempeño.

Después de leer 100 libros sobre productividad, descubrí que hay 15 elementos clave para mantenerse productivo y ser eficiente. He compilado una lista de mis hallazgos para ayudarlo a ser lo más productivo posible.

1. No esperes a que otros establezcan tus plazos, ponlos tú mismo

Mientras crecen con nuestro sistema escolar estructurado, los estudiantes están acostumbrados a que les den plazos y trabajen para cumplirlos. Esto causa un problema cuando de repente no tenemos una fecha límite para trabajar. Tendemos a volvernos perezosos porque no hay sentido de urgencia. Esta es la razón por la cual las personas que sobresalen en la escuela tienden a ser promedio en el mundo real, ya que no tienen plazos para trabajar una vez que nadie se los establece.

Las personas exitosas no esperan, establecen plazos para sus metas personales. Mientras que cumplir con los plazos externos (los que se te dan) te ayuda a sobrevivir y cumplir con lo mínimo, los plazos internos (los que te pones a ti mismo) te hacen superar tus límites. La clave es ser proactivo, no pasivo.

2. Lleve un registro de su tiempo como lo hace con su cuenta bancaria

Nos gusta pensar que nos conocemos bien. Pero cuando se nos pide que recordemos, no podemos recordar lo que hicimos en este momento en este día la semana pasada. El tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Necesitamos realizar un seguimiento como lo hacemos con nuestras cuentas bancarias, porque como dice el viejo refrán, el tiempo es dinero. Siempre se puede ganar más dinero, pero nunca se puede recuperar el tiempo perdido.

Mantenga una hoja de tiempo para registrar cuánto tiempo dedica a las tareas. Incluso tareas cotidianas/personales. Te sorprenderá ver cuánto tiempo pierdes en ciertas cosas.

3. No te concentres en tus debilidades, trabaja en tus fortalezas

Es una práctica común mejorar tus debilidades. Pero ese no debería ser su enfoque principal. Lo más importante es mejorar primero tus puntos fuertes. Tener una fortaleza significa que ya tiene una base para ello (de lo contrario, no sería una fortaleza) y adquirió las habilidades básicas. Ya deberías tener una idea sólida de qué mejorar. La diferencia es que este crecimiento será exponencial versus mejorar cualquier otra cosa.

Las debilidades causan limitaciones porque estás comenzando desde cero. Todo es tan nuevo y puede ser difícil identificar lo que funciona. Pero una vez que encuentre esos puntos débiles, puede utilizar sus fortalezas (que ha mejorado) para ayudar a convertir estas debilidades en un activo.

4. Clasifica las tareas por importancia, no por el orden en que las recibiste

Cada tarea no tiene el mismo peso de importancia que otras. Siempre pregúntese: ¿Qué debe hacerse de inmediato? Clasifique regularmente sus tareas y elimine las vitales.

A veces cometemos el error de pensar que porque una tarea vino antes, es más importante que las tareas siguientes. Algunas tareas tienen un efecto de apalancamiento, por lo que incluso si surgen más tarde que otras tareas, se debe priorizar para que se terminen de inmediato.

Ejemplo: Está planeando refrescar sus habilidades de presentación, por lo que lee 20 libros de superación personal para alcanzar su meta. Entonces decides leer libros sobre lectura rápida. Lo mejor habría sido leer primero los libros de lectura rápida, para que la lectura de tus libros de superación personal sea más rápida y efectiva.

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5. No muerdas más de lo que puedes masticar

“No puedes comerte toda la pizza de una vez”. Ahora bien, si bien esta declaración puede parecer un desafío (estoy seguro de que algunos de ustedes podrían devorar una pizza entera sin problemas), el punto es que creemos que podemos manejar tareas enormes por nuestra cuenta. Asumir demasiado a la vez puede ser desalentador y, en última instancia, disminuirá su motivación.

La solución: Divida las tareas grandes en tareas más pequeñas y digeribles para crear orden y aliviar parte del estrés.

6. Las personas inteligentes saben cuándo delegar

No se sienta obligado a hacer cada pequeña cosa usted mismo. Hacer más no significa hacerlo mejor. De hecho, si tiene demasiado en su plato, es muy probable que cometa errores por descuido porque está tratando de hacer demasiado a la vez. Reconoce qué tareas se pueden pasar a otros para que puedas concentrarte en tareas más desafiantes e importantes.

7. Usa tu cerebro para pensar, no para recordar

La información es ilimitada, es imposible recordar todo. Hay un dicho popular: “Ya has olvidado más de lo que ya sabes”. Es decir, hay demasiada información para retenerla solo a través de la memoria. Hay una variedad de herramientas que podemos usar para organizar nuestros pensamientos e ideas, como: computadoras, cuadernos, nuestros teléfonos, etc.

8. Revisa tu productividad al final del día

Al final de su día, tómese el tiempo para reflexionar sobre lo que ha logrado y lo que podría mejorar.

Hazte estas preguntas:

  • ¿Qué he hecho bien?
  • ¿Qué he hecho mal?
  • ¿Por qué algunas cosas no salieron según lo planeado?
  • ¿Cómo puedo hacerlo mejor mañana?

Cuando no reflexionamos, confiamos únicamente en el crecimiento natural. Las personas exitosas se concentran en la práctica deliberada, donde identifican y se enfocan activamente en las cosas para mejorar. Incluso si siente que ha hecho un trabajo bien hecho, considere lo que se podría hacer en términos de mejora. ¡Siempre hay algo!

9. A veces es mejor recortar tareas que añadirlas

Acostúmbrate a limpiar regularmente lo que no te es útil. Pueden ser tareas manuales, elementos físicos o incluso relaciones. Piénselo, el desorden físico no solo ocupa espacio, sino que también inhibe nuestro rendimiento porque tenemos la impresión física de sobrecarga. Sé que personalmente necesito tener un espacio de trabajo organizado, o simplemente no puedo concentrarme.

Al igual que necesitamos despejar nuestro entorno, debemos hacer lo mismo con nuestro espacio digital, solo dejando espacio para lo que es importante y eliminando el resto. Su dispositivo funcionará de manera más eficiente y no tendrá que buscar entre carpetas y archivos interminables para encontrar lo que esté tratando de acceder. Menos es más.

10. Calcula el tiempo de tu tarea

A veces, esto es algo en lo que nos aflojamos, entrando en un proyecto sin considerar cuánto tiempo nos llevará. Para ayudar con esto, siga la regla de los 2 minutos. Si se puede completar en dos minutos, sáquelo primero.

Descuidar la estimación de su tiempo puede hacer que pierda el tiempo; porque no tiene un objetivo real en mente o una fecha límite que está tratando de cumplir. Si no establece un estándar, no sabrá qué aspectos deben mejorarse y ajustarse para lograr eficiencia cuando se repita la tarea.

Ejemplo: Estás haciendo una ensalada de aguacate. Antes de empezar, ¿cuánto tiempo crees que va a llevar? ¿30 minutos? ¿15? 3? Cuando consideramos la tarea en cuestión y el tiempo necesario para completarla, comenzamos a planificar cómo hacerlo de manera más eficiente.

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11. Estira tu creatividad sin importar cuál sea tu trabajo

Necesitamos un poco de creatividad para cada tarea que completamos, sin importar cuán mundana pueda parecer. La creatividad no siempre es un talento natural, sino un músculo que se puede entrenar. Quizás no sea el hombre (o la mujer) renacentista del siglo, pero puede generar algunas ideas innovadoras junto con las mejores. Necesitamos un poco de creatividad para aumentar nuestra eficiencia.

Esto podría estar relacionado con tareas como la gestión del tiempo o los procedimientos de producción. Necesita ejercitar su creatividad para hacer que una práctica ya existente sea aún mejor.

12. Sepa cuándo detenerse ya que las tareas tienden a devaluar las horas extra

Cuando la productividad de un proyecto empieza a disminuir, necesita saber cuándo es el momento de dejarlo. Las tareas tienden a devaluar las horas extraordinarias. Cuanto más tiempo lleva una tarea, menos probable es que tenga éxito. Cuando comienza a parecer que el progreso está disminuyendo, es hora de reducir sus pérdidas y reevaluar su plan de juego.

Ejemplo: Cuando una empresa se da cuenta de que está perdiendo más y más dinero cada mes, necesita cambiar su estrategia.

13. Asume siempre que no sabes tanto como crees que sabes

Porque la verdad es que la mayoría de la gente no sabe mucho. Hay un suministro interminable de información relacionada con casi cualquier cosa. Nunca esté demasiado satisfecho, sepa siempre que hay margen de mejora. El hecho de que tengas algo bueno no significa que no pueda ser mejor. Continúe siempre esforzándose por obtener más y busque nuevos conocimientos. Realmente solo eres el mejor si buscas nuevas formas de crecer. Y lo más importante, no te permitas ser secretamente arrogante. O exteriormente arrogante. Mantente humilde. Obtendrá mucho más respeto de sus compañeros y sus seguidores de esta manera.

14. Identifica tu gratificación instantánea y deshazte de ella

Puede pensar que no tiene un disparador de gratificación instantánea, pero todos tienen uno. Esto es algo para lo que realmente no necesita trabajar, pero lo llena de suficiente confianza y sensación de productividad que no siente que necesita hacer más. ¿Lo que es tuyo? Identifica el tuyo, y supéralo.

Ejemplo: Tu jefe siempre es muy elogioso, casi hasta el punto de ser mimado. Como siempre escuchas que estás haciendo un buen trabajo, sientes que no necesitas hacer más. Pero para mejorar, debe esforzarse por hacer más para llegar al siguiente nivel de excelencia.

15. Comience con el panorama general, trabaje hasta los detalles

Identifique el objetivo final que tiene entre manos y comience desde el principio. Luego, desglose cada tarea en orden secuencial que debe lograrse para alcanzar este objetivo final. Vuelva a verificar sus tareas a la mano, pregúntese cómo encaja en el panorama general y si es realmente necesario. ¿Podría gastar mejor su tiempo en una tarea diferente? No trabajes sin pensar. Considere siempre el panorama general y los movimientos que está haciendo hacia él.

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