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Los 3 mayores mitos sobre la gestión del tiempo para dejar de creer

La gestión del tiempo se ha convertido en una especie de obsesión cultural y, como cualquier fenómeno cultural, está rodeada de algunos mitos, incluido el verdadero significado del término.

Lo que realmente queremos decir con gestión del tiempo es nuestra capacidad para planificar y controlar el tiempo que tenemos para lograr nuestros objetivos de manera eficiente. Se trata de equilibrar nuestras tareas con la cantidad de tiempo que tenemos para hacerlas.

Lo último que significa la gestión del tiempo es productividad por el bien de la productividad. Desafortunadamente, la infinidad de aplicaciones que prometen aumentar nuestra productividad solo refuerzan esa noción.

Sin embargo, eso solo araña la superficie de los mitos de la gestión del tiempo. Si los acepta, podría desarrollar hábitos que realmente disminuyan su productividad. Para superar algunas de estas ideas engañosas, es importante comprender por qué todos, no solo los profesionales de negocios, necesitan administrar bien su tiempo.

La gestión del tiempo va más allá de los negocios

Tendemos a pensar en la gestión del tiempo en términos de cómo los trabajadores de oficina equilibran sus tareas diarias, como responder correos electrónicos, asistir a reuniones y contribuir a proyectos de equipo. Sin embargo, la gestión del tiempo también es importante para aprovechar al máximo nuestra vida familiar y nuestras aficiones.

La gestión eficaz de su tiempo le aporta una gran cantidad de beneficios. Puede aumentar su confianza al darle una sensación de logro, reducir sus niveles de estrés y permitirle dedicar más tiempo a cosas como el cuidado personal.

El problema es que la forma en que pensamos sobre la gestión del tiempo no ha seguido el ritmo del cambio tecnológico. La gestión del tiempo no se enseña en la escuela, a pesar de ser una de las habilidades clave de la vida adulta. Muchos expertos en gestión del tiempo todavía enseñan el método «ABC», a pesar de que la vida moderna no se puede dividir en una pequeña lista ordenada de tres prioridades por día.

De hecho, incluso muchos expertos en productividad malinterpretan las realidades de la gestión del tiempo. Ellos, al igual que muchos estudiantes, profesionales y personas comunes, creen en tres mitos clave sobre la gestión del tiempo.

3 mitos comunes sobre la gestión del tiempo

Dedique suficiente tiempo a pensar o leer acerca de la administración del tiempo, y es posible que comience a creer los siguientes mitos.

1. Si pudieras programar bien tu horario, serías más productivo.

Uno de los mitos más peligrosos sobre la gestión del tiempo es la idea de que programar mejor las tareas es todo lo que se necesita para gestionar el tiempo. Puede hacerte sentir que necesitas rehacer todo tu horario para ser más productivo.

Lo mismo ocurre con las listas de tareas pendientes. Los asesores bien intencionados pueden hacerle creer que escribir sus tareas es una panacea para sus problemas de gestión del tiempo. En realidad, es probable que estos métodos lo dejen sintiéndose desanimado cuando parece que no puede lograr lo que se propuso hacer.

Harvard Business Review señala que este tipo de tareas se incluyen en la categoría de gestión del tiempo de «Arreglo». Sin embargo, hay otros dos dominios de la gestión del tiempo que importan tanto, si no más, que la disposición de las tareas:

  • Conciencia: Esto se refiere a tener una visión realista del tiempo que tienes. Por ejemplo, saber que no debe programar una cita con el médico en medio de un día de trabajo ajetreado muestra conciencia del tiempo.
  • Adaptación: Esto se refiere a ser capaz de adaptarse a interrupciones o cambios inesperados mientras realiza tareas. Si la única cita disponible de su médico es en medio de ese día laboral, la adaptación significa que puede mover las cosas para que todo encaje.

Estas dos habilidades son más difíciles de desarrollar que el arreglo, lo que explica por qué nos atrae tanto cambiar nuestros horarios o hacer nuevos planes. El arreglo es una buena habilidad para tener, pero no puede sustituir a la conciencia o la adaptación.

2. Las tácticas de gestión del tiempo son de talla única.

Otra consecuencia de la infinidad de información sobre la gestión del tiempo es que los consejos y sugerencias a menudo se presentan de una manera única. En la ropa y en la gestión del tiempo, y francamente, en casi todas las áreas de la vida, no existe algo que funcione para todos.

Por ejemplo, algunas personas prefieren comenzar el día haciendo primero la tarea más difícil, una táctica conocida como “comerse la rana”. Los madrugadores pueden encontrar que el sistema funciona bien, pero para aquellos que son más productivos por la tarde o por la noche, no tiene sentido abordar la tarea más difícil por la mañana.

Si pertenece al último grupo, podría ser mejor comenzar con tareas más pequeñas para que su cerebro se mueva por la mañana. Después de un par de horas de trabajo, puede abordar la tarea general.

Esto también se aplica a los factores ajenos al flujo de trabajo, como despertarse más temprano y herramientas como las aplicaciones. En lugar de asumir que lo que funciona para otros funcionará para ti, prueba diferentes métodos hasta que encuentres lo que realmente funciona.

3. La gestión del tiempo se trata de hacer todo lo posible lo más rápido posible.

Cuando cree que la gestión eficaz del tiempo se trata de la cantidad de tareas que completa, inevitablemente sacrificará la calidad del trabajo por la cantidad de trabajo. Además, también te sentirás atraído por tareas intrascendentes en lugar de tus preocupaciones de orden superior.

Nuestro entorno mediático fomenta la multitarea, y eso es lo que hace que el mito sea tan tentador. Sin embargo, la mejor manera de ver la multitarea es en realidad como un cambio rápido de contexto, lo que puede reducir su productividad hasta en un 80%.

En lugar de hacer un montón de tareas múltiples, tiendo a aconsejar a las personas que busquen herramientas que ayuden a escalar la personalización. Ponlos en su lugar y luego pasa a otra tarea importante. Por ejemplo, las herramientas gratuitas de marketing por correo electrónico de Hubspot son algo que uso para algunas de mis nuevas empresas para escalar la personalización del correo electrónico. Encuentre una herramienta que le permita escalar, luego concéntrese en ella para que pueda configurar las cosas para el éxito y pasar a otra tarea importante.

Gestión del tiempo que funciona para usted

Aunque no existe una táctica única de administración del tiempo que tenga sentido para todos, hay algunas cosas que puede hacer para encontrar lo que funciona para usted:

Piense en la gestión del tiempo en sus propios términos

El primer paso para convertirse en un mejor administrador del tiempo es dejar de sentirse culpable si cierto enfoque no funciona para usted. No significa que sea un mal administrador del tiempo o que nunca podrá lograr sus objetivos.

La gestión del tiempo debería generar menos ansiedad y más productividad. Si cierta táctica no está logrando esas cosas para ti, entonces siéntete libre de desecharla.

Practicar la conciencia del tiempo

El tiempo tiene una forma de pasar sin que te des cuenta, especialmente cuando te sientes ocupado todo el tiempo. Pero no tiene que funcionar de esa manera.

Los oradores de liderazgo están comenzando a incorporar el concepto de multiplicar el tiempo en sus charlas: haga un seguimiento de su tiempo, cree momentos de espera y anticipación, y siéntase cómodo con el aburrimiento. También puede recordar experiencias pasadas y aceptar sentimientos de asombro y miedo.

Como puede notar, la mayoría de las técnicas para la conciencia del tiempo se basan en la atención plena. Más importante aún, le permitirán disfrutar de sus experiencias personales y sociales sin sentirse apurado por ellas.

Di «No» a algunas tareas

Una de las mejores estrategias para la gestión del tiempo es simplemente reducir la cantidad de tareas en su expediente. No pienses en ello como defraudar a los demás; piensa en ello como llenar tu propia taza primero. Si tu vaso está vacío, no podrás dar sorbos a los demás.

La clave para decir “no” es ser honesto acerca de por qué. Si tiene un conflicto de tiempo, o incluso si tiene poco tiempo para cuidarse a sí mismo, la mayoría de las personas lo respetarán. Decir “no” te da una sensación de agencia y control sobre tu vida porque rechazar una tarea que no es importante para ti es en realidad decirte “sí” a ti mismo.

Pensamientos finales

La gestión del tiempo es difícil, por lo que no hay necesidad de sentir que tienes que ser bueno en eso de inmediato. Pero hasta que te quites de la cabeza esos mitos sobre la gestión del tiempo, te costará hacer lo que realmente te funcione. Deja de creer en mitos y empieza a creer en ti mismo.

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Crédito de la foto destacada: Rachael Crowe a través de unsplash.com

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