adminLa capacidad de delegar es una de las características de un líder exitoso. La delegación es una de las mejores herramientas de gestión para aumentar la moral de los empleados, la satisfacción laboral, la confianza entre los miembros del equipo y el gerente, y los resultados de la empresa. También ayuda con la gestión del tiempo.
Al final del día, eres solo una persona y tienes una cantidad limitada de tiempo. Entonces, tienes que hacer cosas que sean significativas para ti. Si bien un objetivo general puede ser significativo, no todos los hitos necesarios para llegar allí pueden ser significativos. Debido a que todos tenemos nuestras fortalezas y debilidades, gustos y aversiones, no todas las tareas serán agradables ni todas serán divertidas y divertidas. Algunos simplemente requieren pura fuerza de voluntad y disciplina para avanzar. y ahí es donde Delegacion viene en.
Si bien rara vez se enseñan técnicas efectivas de delegación, la buena noticia es que la delegación es una habilidad como cualquier otra que se puede adquirir.
¿Qué es Delegación?
La delegación se puede definir como “el acto de facultar para actuar por otro”. Con este poder otorgado, una persona, generalmente un subordinado, puede realizar actividades específicas (normalmente otorgadas por un gerente o supervisor). La delegación es una herramienta de gestión diseñada para aumentar la eficiencia de una organización. Permite que los objetivos de la organización se dividan en tareas y se asignen al miembro del equipo más adecuado para el deber.
Es posible que escuche mucho este término en el mundo empresarial o corporativo; es una forma efectiva para que los gerentes distribuyan (¡oa veces eviten!) el trabajo. Pero, eso no es a lo que me refiero. En cambio, la delegación significa aprovechar el tiempo de una fuente externa para brindarle oportunidades para aumentar su tiempo de calidad. Por fuente externa, simplemente queremos decir que no es su propio tiempo lo que está gastando.
¿Por qué los gerentes dudan en delegar?
La mayoría de los empresarios y gerentes son notoriamente malos para delegar, ¿por qué?
Como se indicó anteriormente, la mayoría de las organizaciones no enseñan a sus gerentes cómo delegar. Sin embargo, hay una serie de otras razones por las que los gerentes dudan en delegar, que incluyen:
Creen que nadie puede hacer el trabajo tan bien como ellos
Los gerentes necesitan delegar porque su responsabilidad es supervisar a los empleados. No pueden ni deben hacer todo el trabajo ellos mismos. El trabajo de un líder es guiar, motivar y supervisar a los miembros de su equipo para alcanzar una meta.
Piensan que se necesita demasiado tiempo para entrenar a alguien
Parte de guiar y motivar a los miembros del equipo incluye la capacitación. Sí, tomará más tiempo capacitar a un empleado en una nueva tarea, pero debe pensar en ello como una inversión. Imagine que se necesita una hora adicional al día para capacitar a alguien para que realice una tarea, y esa capacitación dura una semana. Son cinco horas extra dedicadas a la tarea. Sin embargo, pasados los primeros cinco días de que el empleado realice la tarea, habrás liberado cinco horas a la semana para dedicarlas a otros asuntos.
Hay una falta de confianza en la motivación de los empleados
Otra parte del trabajo de un gerente es desarrollar las habilidades de sus empleados para identificar a los futuros líderes, así como descubrir sus fortalezas y debilidades. Sin delegación, nunca sabrá el nivel de motivación que tienen sus empleados.
Quieren hacerse indispensables
Si te preocupa hacerte indispensable, no deberías hacerlo. Tú están indispensable. Los buenos gerentes y líderes son notoriamente difíciles de encontrar y, por lo tanto, son naturalmente indispensables para las organizaciones. Si está en una posición de liderazgo y está preocupado por su trabajo, aprenda a ser un mejor líder.
Disfrutan haciendo el trabajo ellos mismos
Si bien muchas personas disfrutan haciendo el trabajo ellos mismos, les gusta el proceso creativo o simplemente la idea de que pueden controlar el resultado y atribuirse el mérito. Ese no es el trabajo de un gerente.
Debe estar dispuesto a ceder el control, aceptar que otras personas tienen formas diferentes (ya veces mejores) de hacer las cosas y aceptar su papel como facilitador o supervisor.
Se sienten mal por dar más trabajo a un personal sobrecargado
Sentir que su personal está sobrecargado o con exceso de trabajo es bastante común para un gerente. Por lo tanto, dar a los miembros del equipo más que hacer puede parecer que simplemente les está dando más trabajo. Sin embargo, cuando se hace bien (más sobre eso más adelante), la delegación puede aumentar su motivación y satisfacción laboral.
Ahora que hemos respondido la pregunta de qué es la delegación, pasemos a la segunda parte de la pregunta:
¿Cómo mejora la delegación la gestión del equipo?
La delegación efectiva es una de las habilidades gerenciales más importantes que puede tener. Los beneficios de una delegación adecuada van más allá del aumento de la productividad. Estos efectos se pueden ver en:
Mayor confianza entre gerente y empleado
Cuando le otorga a un empleado la autoridad y la autonomía para realizar una tarea, se da a entender que está confiando en que la realizará. También dice que cree que son lo suficientemente competentes para manejar la tarea. Esta muestra de confianza crea un vínculo entre el supervisor y el subordinado.
Aumento de la satisfacción laboral
Delegar tareas o asignaciones a los miembros de su equipo les permite apropiarse y sentirse orgullosos de su trabajo. Nadie quiere ser considerado como un engranaje en la máquina, haciendo un trabajo que cualquiera podría hacer. Darles la responsabilidad y la autoridad para hacer el trabajo contribuirá en gran medida a ayudarlos a sentirse orgullosos de su trabajo.
Mayor motivación
Al delegar tareas a los empleados apropiados, se hacen cargo del resultado. Esta es su oportunidad de brillar. Todos quieren elogios del jefe, y saber que el resultado que obtengan será evaluado como un reflejo de ellos mismos es una gran motivación.
Más tiempo para otras actividades importantes
Al igual que un capitán de barco, los líderes evalúan las condiciones, trazan el rumbo y dirigen el barco. Pueden intervenir cuando hay un hombre caído, pero su trabajo principal es preocuparse por el panorama general. Deje que su tripulación se preocupe por remar y usted solo asegúrese de que vayan en la dirección correcta.
De esta manera, puede liberar tiempo para participar en actividades más importantes.
Desarrollar nuevas habilidades en los miembros de su equipo
Parte del trabajo de cualquier gerente es ayudar a sus empleados a aprender y crecer. A medida que los empleados perfeccionan y amplían sus conjuntos de habilidades, se vuelven más valiosos para la empresa y la industria en general. Esto es parte de su desarrollo profesional. También hace que su equipo sea mucho más flexible.
Gran herramienta de evaluación
Como gerente, parte de su trabajo es identificar a los mejores y aquellos que merecen un ascenso. También debe pensar en quién debe reemplazarlo cuando lo asciendan. Al delegar responsabilidades a sus empleados, está en una excelente posición para ver quién toma el toro por los cuernos y quién solo hace lo mínimo.
En conjunto, los efectos positivos de la delegación pueden tener un efecto sinérgico en la eficiencia, productividad y rentabilidad de una organización.
¿Qué debe delegar?
Para delegar de manera efectiva, debe hacerse con intención deliberada. Entonces, el objetivo de la delegación es crear más tiempo de calidad para usted. Hay 3 tipos de tareas que generalmente debes delegar:
- Tareas que no disfrutas hacer. Estas son cosas que sabes hacer, pero no disfrutas.
- Tareas que no debes hacer. Estas son cosas que sabe cómo hacer y que incluso puede disfrutar, pero pueden no ser el mejor uso de su tiempo.
- Tareas que no puedes hacer. Estas son cosas que deben hacerse, pero no tiene las habilidades o la experiencia para llevarlas a cabo en este momento.
Con estos requisitos, puede decidir qué tareas vale la pena delegar. En teoría, puede parecer fácil clasificar las acciones a primera vista; pero a menudo, ¡en realidad es más difícil de lo que piensas!
Un ejemplo de ello, es desviar el tiempo en tareas que no debe hacer. Volvamos al ejemplo de la lavadora. Su esposo decide arreglarlo por su cuenta en lugar de simplemente pedirle a un experto que lo arregle. ¿Por qué? Porque probablemente es un desafío que disfruta y es un logro que le traería satisfacción. Sin embargo, si el valor de la tarea es demasiado bajo, debería delegarla en otros.
A veces, cuando tienes un objetivo más grande en mente, es posible que tengas que sacrificar algunas acciones a cambio de progresar. ¡Piensa siempre en el panorama general! Una cosa que puede ayudarlo a evitar este escollo es tener en cuenta los plazos cada vez que establezca hitos para un proyecto o tarea.
Los plazos son un compromiso contigo mismo, y cada momento es precioso. Entonces, si una actividad en la que se está enfocando le quita tiempo al progreso hacia su meta, puede ser hora de dejarla por ahora. Siempre puedes decidir retomarlo más tarde.
Luego está el otro extremo de la delegación. Y ahí es cuando comienza a delegar todo lo que no le gusta hacer a fuentes externas. A veces es tentador abusar de la delegación y dejarse llevar por la externalización de todo lo que está en su lista de «no me gusta hacer».
Algunas personas son demasiado exigentes con lo que van a hacer. Pero a veces, si no te gusta hacerlo pero eres el único que puede hacerlo, todavía tienes que terminar el trabajo. Al final del día, se necesita tu propio trabajo duro y esfuerzo para lograr el éxito usted querer.
Entonces, si encuentra que constantemente se encuentra con este problema de delegar en exceso, entonces puede ser el momento de reevaluar su motivación o razón para hacer lo que sea que esté haciendo.
Pregúntese: «¿Esta tarea contribuye a un objetivo significativo que quiero lograr?» y “¿qué tipo de progreso hago cada vez que realizo la tarea yo mismo?” Si la tarea es significativa y crea progreso, entonces el próximo paso es hacerse preguntas que puedan ayudarlo a crear acciones.
¿Qué obstáculos te impiden realizar esta tarea? ¿Se debe a la poca confianza en su capacidad? ¿Crees que alguien más puede hacer un mejor trabajo? ¿Es su nivel de enfoque? ¿O hay una acción alternativa que puede tomar que puede producir los mismos resultados?
Lo que debe ser delegado
Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tiene más sentido descargar.
1. diminuto
Estas son tareas que son tan pequeñas que parecen intrascendentes de abordar, pero suman. Nunca son importantes o urgentes, e incluso si solo toman unos minutos, terminan sacándote del flujo de trabajo más estratégico. Por ejemplo, registrarse para una conferencia o evento, agregarlo a su calendario y reservar el hotel y el vuelo: por sí solo, cada una de estas cosas puede no llevar mucho tiempo, pero en conjunto, todas suman.
2. tedioso
Las tareas que son relativamente simples probablemente no sean el mejor uso de su tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona menos por usted.
Por ejemplo, ingresar manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y codificarla por colores o actualizar los KPI en su plataforma de presentación son tareas simples que se pueden entregar.
3. Consume mucho tiempo
Estas son tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, requieren mucho tiempo y no requieren que hagas el 80% inicial de la investigación. Puede intervenir fácilmente cuando la tarea esté completa en un 80 % y dar su aprobación, supervisión y/o dirección en los siguientes pasos.
4. Enseñable
Estas tareas, aunque parezcan complicadas al principio, se pueden traducir a un sistema y pasar, y usted aún proporciona controles de calidad y aprobación final.
Por ejemplo, enseñarle a uno de sus subordinados directos cómo redactar la plataforma de presentación para la reunión mensual de todos los trabajadores, e incluso cómo ser el que entregue esas actualizaciones al equipo, puede ser una buena manera de liberar tiempo para usted.
5. Terrible en
Tareas que caen en un…
