adminLa gestión del tiempo del proyecto, como su propio nombre lo explica, es otra versión de la gestión del tiempo. Es la programación de tiempo para salidas efectivas pero con el objetivo específico de resultados exitosos en un proyecto.
La importancia y el valor del tiempo son bien conocidos. El verdadero negocio es usar este tiempo para completar sus proyectos y deberes profesionales con prontitud mientras garantiza el rendimiento de resultados de calidad.
La gestión del tiempo del proyecto es la herramienta que lo ayudará a realizar un seguimiento del tiempo para garantizar la máxima productividad. Ya sea un gerente o un miembro del equipo, la administración del tiempo del proyecto es vital para su desempeño laboral eficiente.
¿Qué es la gestión del tiempo en la gestión de proyectos?
En pocas palabras, la gestión del tiempo del proyecto es el arte de gestionar el tiempo con un proyecto en mente. Esto significa que tiene una fecha de vencimiento inminente, una lista de requisitos, tareas específicas que cumplir y, por lo general, un grupo de personas que deben cumplir con todas estas marcas de verificación.
Por lo general, el gerente del proyecto diseña un cronograma para garantizar que se cumplan todos los plazos para que todos puedan evitar el estrés, los retrasos y los contratiempos durante el proyecto. Sin embargo, dado que está en juego la reputación y el flujo de trabajo pacífico de todos los miembros del equipo, todos los empleados deben trabajar para la gestión operativa del tiempo del proyecto.
Los pasos vitales
La gestión del tiempo del proyecto no es solo un concepto general. Es una técnica con pasos específicos que se deben seguir para obtener los mejores resultados.
1. Definición de actividad
El primer paso es aclarar todas las necesidades y requisitos del proyecto. Este paso debe realizarse con especial atención a los detalles para evitar inconvenientes más adelante en el proceso.
Empieza por definir el proyecto: ¿Qué es y qué hay que hacer? ¿Qué metas quieres lograr? ¿Cuánto tiempo tienes?
Aquí es donde también entra en juego el establecimiento de objetivos SMART para el proyecto. Comenzar con objetivos SMART definidos lo mantendrá a usted y a todo el equipo en la misma página en cuanto a cuánto trabajo se espera y qué calidad de resultados se requiere.
2. Estimación de recursos
Una vez que se identifican los requisitos y los objetivos, es hora de echar un vistazo a todos los recursos de apoyo. Todo y todos los que pueden desempeñar un papel para ayudarlo a alcanzar sus objetivos deben identificarse en esta etapa.
Durante este paso, obtendrá claridad sobre qué materiales, personas y otros recursos están disponibles y qué necesita subcontratar. Por lo tanto, en esta etapa, también obtendrá una estimación de los requisitos presupuestarios.
3. Estimación de la duración
Dado que la gestión del tiempo del proyecto se centra en el tiempo, estimar los requisitos de tiempo es uno de los pasos más esenciales. Con todos los recursos, objetivos, metas y requisitos previamente calculados, estimar los requisitos de tiempo se vuelve más fácil y preciso.
Este es el paso donde se calculan los detalles de cada paso. Obtenga una estimación de cuánto tiempo tomará cada paso, cómo continuará la línea de tiempo del proceso, dónde puede ajustar las demoras y dónde se deben hacer las cosas estrictamente a tiempo.
4. Desarrollo del cronograma
La estimación aproximada del tiempo es excelente para el desarrollo, pero no es algo que pueda comunicar a su equipo si espera puntualidad. Si desea que todo se haga estrictamente a tiempo, lo que debe asignar a todos los miembros del equipo es un cronograma bien definido.
Cuando desarrolle un cronograma, asegúrese de agregar detalles de todas las personas responsables de una tarea. Sea claro sobre cuánto tiempo se asigna para cada tarea. Si es posible, agregue los obstáculos esperados junto con una guía sobre cómo superarlos para que su equipo no se sienta perdido.
5. Control de horarios
Desarrollar un horario no es suficiente. Lo más importante es implementarlo y, si surge la necesidad, improvisarlo.
Vigilar a todos los miembros del equipo para garantizar que se siga el programa es uno de los pasos más importantes de la gestión del tiempo del proyecto. Además, si obstáculos inesperados obstaculizan el proceso, debe saber cómo solucionarlos para evitar retrasos en la finalización de su proyecto.
Consejos para mejorar la gestión del tiempo del proyecto
Los 5 pasos de la gestión del tiempo del proyecto dividen el proceso en una técnica muy manejable y práctica. Sin embargo, siempre hay más que puede hacer para mejorar lo que está produciendo.
Los siguientes consejos ayudarán a su equipo a trabajar mejor y producir resultados refinados.
1. Utilice una herramienta de gestión
Es necesaria una herramienta o software de gestión. En primer lugar, porque es el método más fácil y conveniente de mantener a todos en sintonía. En segundo lugar, el mundo se está desplazando hacia los medios digitales. Especialmente después de una pandemia, es importante tener en cuenta las opciones digitales para acomodar a los trabajadores remotos.
Un software digital permite que todos los miembros del equipo tengan acceso a los detalles del proyecto. Todos son más conscientes de sus deberes, plazos y actualizaciones. Además, el equipo puede coordinarse con la ayuda de tales herramientas sin necesidad de reunirse físicamente cada cierto tiempo.
En Lifehack, usamos Basecamp. Es una gran herramienta para mantener informados a todos los trabajadores remotos. El progreso de todos se comunica fácilmente y, debido a la facilidad de uso, ahorra mucho tiempo.
Cada individuo puede actualizar el progreso de su trabajo en tiempo real. El administrador puede realizar un seguimiento del progreso general. En caso de que las cosas se retrasen, se pueden tomar medidas inmediatas para solucionar el retraso lo antes posible.
2. Priorizar
Priorizar como un profesional es una habilidad esencial que contribuye al éxito de la gestión del tiempo del proyecto. Necesita saber exactamente qué pasos del proceso deben realizarse antes que el resto. Este orden no solo es necesario para un flujo fluido, sino que también garantiza que se ahorre el máximo de tiempo. El uso de cinco porqués es una gran manera de priorizar.
Entonces, si crees que una tarea es la más importante, comienzas a cuestionarte por qué es importante, por qué la otra puede retrasarse pero esta tarea no, etc.
Otro método que ayuda a establecer correctamente las prioridades es el método de la superestructura. Este es un método paso a paso en el que descubre las tareas más importantes desglosándolas y entendiéndolas.
El primer paso en el método de la superestructura es tener una intención clara, que en este caso es terminar el proyecto de la mejor manera posible en el mínimo tiempo. A continuación, determina el valor de la tarea en cuestión, que es básicamente la contribución de la tarea para cumplir su intención.
Después de eso, calcula el costo, que son las entradas, y las compara con las salidas que recibirá. Si es un trato rentable, lo priorizas.
Esto puede parecer mucho, pero debe priorizar la lista de tareas diariamente para mantenerla actualizada según las necesidades de la situación. Una vez que domine el proceso, solo le llevará unos segundos hacerlo todas las mañanas.
3. Balance de Responsabilidades
La gestión del tiempo del proyecto se centra mucho en mantener un equilibrio, ya sea un equilibrio de tiempo frente a tareas o responsabilidades frente a recursos.
Una cosa que muchos gerentes hacen mal es que se sobrecargan a sí mismos o a su equipo. No logran estimar dónde deben dejar de asumir más. Una vez que se supera este límite, todos los esfuerzos anteriores comienzan a irse por el desagüe.
Este problema se puede evitar fácilmente si establece objetivos SMART definidos desde el principio al comenzar con el proyecto. Sin embargo, si aún se encuentra atrapado en una red de más responsabilidades de las que puede manejar, es hora de utilizar la maravillosa técnica de la delegación.
Es extremadamente importante que, como jefe o gerente de proyecto, sepa cuándo necesita supervisar, cuándo debe hacer las tareas usted mismo y cuándo puede dejar que su equipo trabaje de forma independiente.
No asuma todas las responsabilidades usted mismo. Delega las cosas que no requieren toda tu atención. Del mismo modo, no cargue a su equipo mientras permanece libre todo el día. Experimente para encontrar un equilibrio saludable donde tenga suficiente espacio para administrar el equipo mientras realiza sus tareas. Simultáneamente, su equipo también puede administrar sus tareas de manera eficiente.
Un consejo que te ayudará, ya sea que estés delegando o no, es conocer bien las cualidades de todos los miembros de tu equipo. Debe saber exactamente quién puede servir como la gracia salvadora del proyecto cuando las cosas comienzan a salirse de control.
Conclusión
En conclusión, la gestión del tiempo del proyecto es una técnica increíble para implementar en su lugar de trabajo. Ya sea que sea un gerente o trabaje para uno, agregue los pasos de la gestión del tiempo del proyecto a su proceso de trabajo para un flujo de trabajo fácil y bien administrado.
Es hora de dejar de llevar las cosas al final de su lista de tareas pendientes. No más días de holgazanería e improductivos en el trabajo. ¡Comience a usar esta técnica junto con los consejos, para que nunca más se retrase en completar proyectos!
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Crédito de la foto destacada: Brad Neathery a través de unsplash.com
