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Ganar el juego de la vida no siempre es fácil.
Si usted es como la mayoría de las personas, probablemente esté acostumbrado a luchar para aprender cosas nuevas y estar al tanto de sus tareas y demandas diarias.
Por ejemplo, ¿le resulta difícil mantenerse al día con sus tareas y proyectos laborales?
¿Y en tu vida personal? ¿Estás logrando mantenerte al día con tus finanzas, como tus declaraciones de impuestos?
Afortunadamente, si actualmente se siente ocupado todo el tiempo y tiene dificultades para encontrar suficiente tiempo para hacer las cosas que necesita y quiere hacer, tengo una solución para usted.
Todo tiene que ver con cómo priorizas tus tareas.
Haz esto mal y siempre serás víctima del ajetreo; hazlo bien y te convertirás en un maestro de la productividad y alcanzarás tus metas y sueños.
Entonces, ¿estás listo para encontrar la salida del ajetreo?
Si es así, sigue leyendo…
Priorización de tareas con el método de la superestructura
Déjame adivinar, probablemente te estés preguntando qué es exactamente es el método de la superestructura?
Bueno, es una pregunta justa, ya que este método no es algo que se enseñe normalmente en la escuela o la universidad. (Aunque, creo que definitivamente debería serlo).
En pocas palabras, el método de la superestructura es una forma de cuantificar el valor de cada una de sus tareas, lo que le permite ordenarlas rápida y fácilmente por orden de importancia.
He estado usando el Método de la Superestructura durante muchos años y ha demostrado ser increíblemente efectivo y útil tanto en mi trabajo como en mi vida personal. Por ejemplo, como empresario con esposa y dos hijos, es esencial que administre mi tiempo para asegurarme de que todo lo relacionado con el trabajo se haga, de modo que tenga suficiente tiempo libre para disfrutar con mi familia.
Recuerdo cuando lancé Lifehack en 2005. Creé el sitio web para compartir trucos de productividad para hacer la vida más fácil. Para ser honesto, al principio me sorprendió un poco el increíble éxito del sitio. En tan solo unos años desde su creación, se convirtió en uno de los sitios web de productividad, salud y estilo de vida más leídos del mundo, con más de 12 millones de lectores mensuales. Estoy seguro de que puede imaginar la cantidad de desafíos que experimenté personalmente como fundador y director ejecutivo de una empresa de tan rápido crecimiento.
Sin embargo, donde hay un desafío, ¡hay una solución!
En este caso particular, para ayudarme a manejar mi carga de trabajo desbordante, creé el Método de superestructura. Esto no solo me ayudó a estar al tanto de mis tareas, sino que también me ayudó a reducir mi estrés y a poner en orden mi equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Y como verás, puede hacer lo mismo por ti.
Pero antes de sumergirnos en eso, quiero que primero obtenga la guía gratuita Guía de 4 pasos para crear más tiempo fuera de un horario ocupado para que pueda explicarle detalladamente el método de la superestructura.
Descargaste la guía gratuita y ¿listo?
Aquí le mostramos cómo dominar su tiempo y lograr lo que desea…
Lo primero que debe saber es que cada tarea contiene tres componentes:
- Intención: ¿Por qué lo haces?
- Valor: Qué beneficios te trae esta tarea
- Costo: Lo que tienes que renunciar o invertir para lograr el valor (en recursos, tiempo invertido, etc.)
Para poder identificar las tareas correctas en las que concentrarse, y pasar la cantidad adecuada de tiempo haciéndolas, necesitará saber cómo evaluarlas.
Ahí es donde entra en juego el Método de la Superestructura.
Este método holístico te ayuda a poner tus tareas y acciones en perspectiva. Por ejemplo, si estuviera escribiendo un libro, podría usar el método para planificar, escribir, editar, publicar y promocionar su libro. Para hacer esto con éxito, necesitará saber qué acciones tomar en cada paso del camino, ¡comenzando desde su idea inicial y terminando con su libro alcanzando el número 1 en las listas de Amazon!
Me complace decir que el Método de la Superestructura es fácil de entender e implementar. Solo tienes que seguir cuatro sencillos pasos:
Paso 1: comience con una intención clara
Considere todas las tareas que tiene entre manos y piense por un momento por qué necesita hacerlas.
Para cada tarea pregúntese:
- ¿Qué beneficio obtengo de esta tarea?
- ¿Esta acción me ayudará a progresar hacia mi objetivo o el objetivo de mi empresa esta semana?
Para darle un ejemplo de cómo hacer esto, considere una tarea como revisar los correos electrónicos de su trabajo.
Esta es una tarea que te ayudará a mantenerte al tanto de lo que sucede en tu empresa, además de permitirte ver y realizar las solicitudes y tareas que se te asignan. Es una tarea que bien gestionada te beneficiará tanto a ti como a tu empresa.
Paso 2: decide el valor de la tarea
El siguiente paso es ordenar su lista de tareas en una de tres categorías. El lugar donde elija colocarlos se basará en cuál es su objetivo.
- debe tener: Absolutamente crítico para lograr el objetivo. Sin ella, el resultado no tiene sentido.
- debería tener: Importante pero no crítico. Sin embargo, omitirlo puede disminuir el impacto del resultado final.
- Bueno para tener: Tenerlo está bien, pero no incluirlo no tendrá ningún impacto negativo en tu objetivo.
Permítanme traer esto a la vida con un ejemplo con el que se pueden relacionar.
Debe presentar a los directores de su empresa sobre el trabajo que ha realizado su equipo en el último trimestre.
- debe tener: Cree una presentación de PowerPoint que detalle las tareas y proyectos clave que su equipo ha logrado durante el último trimestre. Además, encuentre tiempo para practicar hablar a través de su presentación con sus diapositivas.
- Debería tener: comentarios de su equipo que destacan hitos y logros importantes del último trimestre. Puede solicitar esta retroalimentación con un correo electrónico, pero solicite información más detallada a través de reuniones individuales.
- Bueno tener: Es hora de pensar en cómo quieres presentarte a tus directores y el énfasis que quieres transmitir. También es posible que desee pasar algún tiempo chateando con colegas para obtener su opinión sobre su presentación.
El siguiente paso es cuantificar cada una de estas tareas en algo que clasificas usando números.
Puede hacerlo asignando un valor numérico a cada una de sus tareas. Cuanto mayor sea el número, más importante/urgente/valioso es.
Para que esto sea más fácil de visualizar, no usamos una escala lineal como del 1 al 10, sino que usamos un conjunto de números de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, etc.) que crean naturalmente un mayor intervalo entre los números.
Entonces, usando el ejemplo anterior, puede elegir ordenar las tareas de la siguiente manera:
debe tener
- Crear una presentación usando PowerPoint (Valor 13).
- Dedique tiempo a practicar su presentación (Valor 8).
Debería tener
- Envíe un correo electrónico a su equipo solicitando comentarios sobre tareas, proyectos y logros importantes durante el último trimestre (Valor 5).
- Reúnase uno a uno con los miembros del equipo si necesita más detalles sobre cualquiera de sus comentarios (Valor 3).
Bueno tener
- Tiempo para pensar cómo quieres presentar el trabajo de tu equipo a tus directores (Valor 2).
- Es hora de reunirse con colegas para obtener su opinión sobre cómo se verá y sonará su presentación (Valor 1).
Paso 3: evaluar el costo de la tarea y priorizar
Habiendo observado la prioridad de cada tarea, el siguiente paso es evaluar el costo de cada tarea, específicamente su costo de tiempo.
Como estoy seguro de que puede imaginar, algunas tareas son difíciles y requieren un enfoque extremo o tal vez incluso ayuda externa. La complejidad o dificultad de una tarea se refleja en el tiempo requerido para completarla.
Para calcular los costos de tiempo, le sugiero que haga una estimación aproximada de cuánto tiempo llevará cada tarea. Esto funciona mejor si divide el tiempo en intervalos de media hora.
0.5, 1, 1.5, 2, 2.5, 3
No te recomiendo que tengas una tarea de más de 3 horas. Esto se debe a que cualquier tiempo más largo que esto es indicativo de que su tarea probablemente sea demasiado grande y se beneficiaría si se dividiera en partes más pequeñas y manejables.
Ahora aquí es donde se pone interesante…
Una vez que conozca el valor y los costos de tiempo de sus tareas, puede calcular un puntaje final para cada tarea, lo que luego le permitirá priorizar sus tareas de mayor a menor.
¿Cómo se calcula la puntuación final?
Simplemente divida el valor de la tarea por su costo de tiempo.
Puede ver esto en acción en la siguiente hoja de cálculo:
Paso 4: Programe las tareas
Al conocer la prioridad de sus tareas y el tiempo aproximado que le tomará completar cada una de ellas, ahora tiene las claves para tomar acciones positivas y productivas.
Y la buena noticia es que es realmente muy simple.
Solo necesita programar sus tareas en un planificador semanal, eligiendo qué día y a qué hora debe abordar cada tarea.
Una vez que comience a seguir este Método de superestructura, superará rápidamente cualquier sensación de estar abrumado. Eso es porque siempre tendrás un plan semanal organizado que te permitirá controlar tu tiempo y lograr tus objetivos.
Y hay más buenas noticias…
Después de un tiempo de seguir el Método de la superestructura, notará que comienza a crear una rutina sólida para alguna tarea recurrente, como tener reuniones periódicas y responder correos electrónicos. Y las rutinas son una forma fantástica de ahorrarle tiempo y energía, ya que lo ayudan a automatizar sus tareas y lo mantienen alejado de las distracciones.
Para obtener más información sobre el poder de las rutinas, consulte nuestro artículo: Su rutina es la clave para lograr sus objetivos
un nuevo usted
Una vez que adopte el Método de la Superestructura y comience a priorizar tareas en su vida diaria, verá GRANDES recompensas.
Estos incluirán un gran salto en su productividad y rendimiento laboral. También se sentirá menos estresado y abrumado, lo que le dará tiempo y energía para ser más expresivo y creativo.
Solo imagina…
El nuevo yo podría estar haciendo más y al mismo tiempo tener una mejor salud mental y física, y más tiempo libre para hacer las cosas que ama.
Esto no es una fantasía. Esta es la vida que llevo ahora mismo. Y es la vida que también puedes llevar si pones en práctica el Método de la Superestructura.
Si aún no tienes la guía gratuita sobre el Método de la Superestructura, te invito a que descargues y completes nuestra guía gratuita: Guía de 4 pasos para crear más tiempo fuera de un horario ocupado
¡Lo único que perderá al aplicar las técnicas es su ocupación!
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Crédito de la foto destacada: Paico Oficial a través de unsplash.com
