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Utilizando el Plan de Mejora de la Productividad: 7 Reglas Para Nunca Olvidar

La eficacia con la que usamos nuestro tiempo puede marcar una diferencia significativa en nuestra productividad personal y profesional. Trabajar de manera más inteligente, no más difícil, es la clave para una productividad efectiva y, a su vez, para obtener mejores resultados y una vida mejor.

Cuando trabajaba en un entorno corporativo, solía trabajar unas 14 horas al día. Trabajar estas largas horas me dio la oportunidad de avanzar en mi carrera y trabajar con muchas marcas globales.

A medida que avancé hacia más posiciones de liderazgo, comencé a pensar y trabajar de manera diferente. Me di cuenta de que estaba perdiendo un tiempo valioso con mi familia. Muchas cenas familiares perdidas, noches de baño y lectura con mis hijos cambiaron mi forma de pensar.

En lugar de tomar estas largas horas como la norma, decidí que debía haber un mejor camino hacia el éxito.

Creé algunas herramientas y sistemas que me permitieron ser más efectivo y productivo en el trabajo, pero me dieron más tiempo libre para pasarlo con las personas que más me importaban. Empecé a comprender que trabajar menos podría ofrecer mejores resultados.

Cuando comencé mi negocio de coaching, trabajando con empresarios exitosos, me di cuenta de que muchos de ellos también trabajaban muchas horas, pero no veían los resultados que querían.

En lugar de aprovechar su tiempo para lograr el resultado más productivo, estaban atrapados en un ciclo interminable de largas horas y mucho trabajo.

Todos tenemos las mismas 24 horas al día. Algunos de nosotros podemos realizar una enorme cantidad de trabajo productivo cada día y aun así tener tiempo para disfrutar de la vida y hacer más de las cosas que amamos.

Sin embargo, otros no tienen tiempo y pasan la mayor parte del día sin energía, sintiéndose frustrados y abrumados con lo que tienen en el plato.

Todo el mundo quiere hacer el mejor uso posible de su tiempo y ser lo más productivo posible. La eficacia con la que administramos nuestro tiempo puede marcar una diferencia significativa en el éxito de nuestra carrera o negocio.

¿Qué pasaría si tuviera una estrategia para maximizar su tiempo y mejorar su productividad?

Si pudiera dedicar más tiempo a concentrarse en sus actividades de mayor valor; tener tiempo para planificar el futuro; tener tiempo para establecer metas; ser capaz de crear un plan para hacerlos realidad; tener más tiempo para pasar con sus seres queridos; y tener tiempo para hacer más de las cosas que te gustan, ¿cómo te sentirías?

La clave para mejorar su productividad es entender por qué quiere hacerlo y tener claridad sobre la diferencia que hará en su vida personal y empresarial.

Todos queremos trabajar un poco menos, hacer más del trabajo que amamos y ganar más dinero, pero ¿cómo podemos hacerlo?

Durante mi trabajo con empresarios y líderes, he desarrollado 7 reglas de productividad que ayudan a las personas a lograr su día de trabajo más productivo, sin importar lo que implique el día.

1. Obtenga claridad desde el principio

Para crear un Plan de mejora de la productividad, primero debemos comprender y medir dónde nos encontramos ahora antes de desarrollar planes para mejorar. Necesitamos mirar tanto los factores internos como los externos cuando pensamos en medir y mejorar nuestra productividad.

La mejor manera de medir es revisar nuestro desempeño desde el momento presente hasta cuando comenzamos. Esto nos da una idea real de las mejoras que hemos realizado, lo que estamos haciendo realmente bien y las cosas en las que nos gustaría mejorar. Inicialmente se enfoca en nuestras fortalezas, dándonos la confianza para hacer las mejoras de productividad que queremos hacer.

Concéntrese en lo específico

Tenga un propósito claro en torno a las mejoras de productividad que desea realizar. ¿Tiene claridad sobre lo que está haciendo, por qué lo está haciendo y cuál es su resultado ideal?

Una vez que tenga claro esto, puede crear más «productividad intencional» y establecer mejoras específicas y medibles que desee realizar.

Cuanta más claridad tenga sobre cualquier situación o proyecto dado, mejor y más rápido podrá lograr el resultado deseado.

Cuando tenga claro el resultado que desea y esté motivado para lograr ese resultado, comenzará a trabajar de manera más efectiva para lograr ese resultado.

Entienda la gran diferencia que hará

Es importante entender cómo hacer mejoras específicas marcará la diferencia en su negocio y en su vida.

Sin esa motivación enfocada en el futuro, puede hacer cambios por un período corto y luego volver a caer en sus viejas costumbres.

  • ¿Serás más feliz?
  • ¿Quieres trabajar menos horas y pasar más tiempo con tu familia? Si es así, ¿qué harás con ese tiempo?
  • ¿Construir un equipo efectivo es una prioridad? Si es así, ¿qué podría lograr con un mejor equipo?
  • ¿Estás enfocado en la progresión de tu carrera?
  • ¿Quieres más tiempo libre para viajar?
  • ¿Estás enfocado en liberarte?
  • ¿Se trata de lograr mayores niveles de ingresos?

2. Centrarse en las fortalezas

Cuando dedicamos más tiempo a utilizar nuestras fortalezas únicas, experimentamos más felicidad, somos más productivos y brindamos mayor valor.

Hacer más de las cosas que amamos hacer ofrece mejores resultados al mismo tiempo que aumenta la energía, la confianza y la creatividad.

Identifique sus puntos fuertes de productividad

Comience centrándose en sus puntos fuertes:

Obtenga una hoja de papel y simplemente escriba todas las cosas que hace bien, en qué se sintió en la cima de su juego, en qué se sintió confiado y produjo resultados con los que estaba satisfecho.

En lugar de buscar desarrollar debilidades, concéntrese en sus fortalezas personales y las de su equipo, si las tiene.

Cuando trabajé para una agencia de marketing y teníamos un lanzamiento importante, reunimos a las mejores personas con fortalezas y habilidades complementarias para responder al resumen.

Comprendí que cada persona tenía talentos específicos, que cuando se juntaban con otros talentos complementarios creaban un resultado mucho más poderoso.

Busque concentrarse en sus fortalezas y reúna otras fortalezas para crear un efecto multiplicador.

3. Delegar y subcontratar

Para maximizar nuestra productividad y aprovechar nuestro tiempo, debemos comprender que no podemos hacerlo todo nosotros mismos.

Debemos determinar lo que es importante, tanto personal como profesionalmente, y eliminar las actividades que tienen poco valor.

La regla del Principio de Pareto (80:20) establece que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones, pero el ajetreo a menudo nos aleja de las actividades de alto valor donde reside nuestra energía más productiva.

Si pasamos mucho tiempo haciendo cosas en las que simplemente no somos muy buenos y no disfrutamos, es mucho más productivo dejar que alguien o un equipo se haga cargo del trabajo.

Cuando simplemente necesitamos ayuda para completar un proyecto, en lugar de aumentar el estrés tratando de hacerlo todo, simplemente pida ayuda cuando la necesite.

En lugar de perder tiempo y energía sobrecargándose, deje que otros lo ayuden para que pueda concentrar su tiempo en sus tareas más importantes y valiosas. Otras personas también tienen habilidades y fortalezas, por lo que es importante identificar quién puede ayudar y dónde pueden agregar valor.

Para que esto sea parte de su plan de mejora de la productividad a largo plazo, busque eliminar, delegar o subcontratar 3 proyectos o tareas cada 90 días para liberar su tiempo y mejorar aún más la productividad.

4. Administre usted mismo

Puede optar por reaccionar constantemente a los desencadenantes externos o crear estratégicamente su día desde adentro hacia afuera.

Cuando tenga claras sus prioridades y cómo sus fortalezas únicas pueden brindarle los resultados que desea, se sentirá con más energía, más enfocado, más productivo y logrará resultados de alto rendimiento todos los días.

Crea tu versión de un día productivo

La clave para un día productivo es su intención de tener un día productivo, en lugar de simplemente reaccionar a su día y trabajar en su lista de tareas pendientes para configurar su día con anticipación.

En lugar de trabajar en cosas que crees que “deberías” hacer, elige lo que quieres hacer, ten la mentalidad intencional para hacerlo y luego sigue adelante y hazlo.

Elija solo tres cosas para hacer cada día

El aumento de la productividad viene a través de la priorización. Muchas personas usan un planificador diario o mantienen listas de las cosas en las que van a trabajar cada día. Esto les ayuda a eliminar las distracciones y elimina algunas de las complejidades de su vida.

Aprende cómo deshacerte de todas las distracciones en esta guía:

¿Distraido facilmente? Aquí está su solución

Pero el problema para muchos es que esta lista de tareas es simplemente una lista de cosas que quieren hacer o sienten que necesitan hacer. Cuando no hay claridad, no hay enfoque sobre las tareas en las que se trabajará y por qué son importantes en primer lugar.

Una forma sencilla de aumentar su productividad es tener más claridad sobre sus prioridades. Recomiendo elegir y trabajar solo en 3 tareas o proyectos clave cada día, siendo el más importante el primero.

Concéntrese en una tarea a la vez

A pesar de lo que pueda pensar, simplemente no puede realizar múltiples tareas de manera efectiva. En su lugar, concéntrese en una sola cosa a la vez.

Comenzar una cosa, detenerse y cambiar de tarea reduce su energía y productividad.

Las tareas inconclusas pueden crear un ambiente de dudas y autoculpabilidad. Elige el más importante de tu top 3 y trabaja en él hasta terminar.

Trabajar en Bloques de Tiempo

Para respaldar su trabajo productivo y enfocado en una sola cosa, comience a trabajar en bloques de tiempo.

Mire la tarea en la que está trabajando y decida cuánto tiempo necesita invertir para completarla.

Si te tomará cuatro horas hacerlo, y es una gran prioridad bloquear esas cuatro horas.

Sugiero usar el método 60-60-30. Trabaja durante 50 minutos, tómate un minuto de descanso. Siga el mismo proceso nuevamente y luego tome un descanso de 30 minutos.

Siga el mismo proceso nuevamente hasta que el proyecto se haya completado para aumentar su productividad.

Toma más descansos

Para que la estrategia anterior funcione, debe asegurarse de ser estricto con respecto a tomar esos descansos.

Puede usar la técnica Pomodoro o simplemente configurar un temporizador en su reloj (no en su teléfono, demasiadas distracciones).

Descubrirá que esto realmente aumenta su enfoque, concentración y productividad. Se asegura de que su energía es siempre alta.

Recomiendo salir a caminar, almorzar saludablemente o hacer algo que rejuvenezca durante tus descansos. Si siente que se está cansando mucho y perdiendo la concentración, siempre puede tomar una siesta rápida.

5. Administre su energía

Es esencial preservar y nutrir tu fuerza física y mental para asegurarte de estar lleno de energía, concentrado y productivo todos los días.

A continuación se presentan algunos consejos que puede utilizar para prepararse para el máximo rendimiento:

Dormir lo suficiente

Es importante dormir lo suficiente para prepararse para un día lo más productivo posible. He escrito antes sobre los beneficios del sueño.

Si tiene dificultades para dormir lo suficiente y desea despertarse de manera productiva, pruebe esta rutina nocturna del director ejecutivo de Lifehack:

La guía definitiva de rutinas nocturnas: Duerma mejor y despiértese productivo

Tómese más tiempo libre

El fundador de Strategic Coach, Dan Sullivan, cree que hay dos formas de ver el mundo: a través de la lente del tiempo y el esfuerzo, o a través de la lente de los resultados.

Para él, se trata de maximizar los resultados y minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para producirlos. Su sistema de tiempo se trata de enfocar su tiempo, energía y creatividad para producir sus mejores resultados.

Sugiere tomarse ‘días libres’ regulares (un día de 24 horas, de medianoche a medianoche, durante el cual no hay actividades relacionadas con el trabajo) para prepararse para períodos de alta productividad y creatividad.

“En lugar de ver el tiempo libre en el trabajo como una recompensa, véalo como una condición previa necesaria para el éxito”. —Dan Sullivan

Este tiempo libre ayuda a garantizar que esté bien descansado, rejuvenecido y listo para enfrentar sus mayores desafíos.

Crear una hora de energía matutina

Crear una rutina matutina puede darle la motivación intencional para tener un día productivo. En lugar de reaccionar a su día, configura estratégicamente su día para que sea uno de alto rendimiento inspirado.

Tómate una hora o 90…

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